バーチャルイベント

フロリダ国際大学がAirmeetで「リソースフェア」の開催に成功

Nishchal Dua
• 7月 8, 2020
United Nations Association in Canada
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概要
使用例:
バーチャルフェア
イベント名:
大学リソースフェア
コミュニティ名:
フロリダ国際大学
産業部門:
教育

マイアミにあるフロリダ国際大学(FIU)は、アメリカの国公立大学のトップ50にランクされており、約58,000人の学生の成功に力を入れています。 

学生支援センターは、FIUの数ある部門の1つであり、学生に最適な人材を見つけ、学生との親近感を醸成することを目指しています。同部は、 「集会週間」 イベントの企画を担当し、大学の 「リソースフェア」 は、その週に企画された行事の一つでした。 

「リソースフェア」 の主な目的の1つは、新入生を支援し、彼らが学業と大学生活を成功へ導くためのリソースを集めるプラットフォームを提供することです。これは、学生にサービスを提供する30以上の学部 (学業/キャリアサポート、学生支援、学生の健康/福祉/安全を含む) の代表者と学生を結ぶことによって、学習を促進させます。 

Airmeet Lounge

チャレンジとソリューション

FIU学生支援センターのプログラムディレクスターであるHazel Hooker氏は次のように話しています。「「リソースフェア」 を企画し始めたとき、私たちは、学部と学生が同じ経験を維持しながら仮想フレームワークに移行することを心配していました。通常の対面フェアでは、大きな体育館を予約し、参加する各学部のテーブルを用意します。

招待を受けた学部の数に基づき、フロアプランを作成し、すべての要件を計画します。当日は、学生が歩き回り様々な学部へ出向き、疑問点を解決してもらいます。

私たちはそのようなイベントをバーチャルイベントに変えるのに役立つ適切な技術プラットフォームを探し始めました。調査の結果、Airmeetが巨大なフェアをサポートしていることがわかり、私たちはそれを調査するのにワクワクしました。」

ここでは、FIUがどのようにして大規模なバーチャルフェアを立ち上げ、そしてこれらの学習をどのように活用し、同様のイベントにAirmeetを活用できるたのかを見てみましょう。

Airmeet Lounge Attendees

チャレンジ 1: 「ソーシャルラウンジ」を利用してバーチャルイベントへシームレスに方向転換

学生支援センター では、テーブルセッティングを伴う物理的なイベントのフレームワークを仮想環境に移すことを想像していましたが、仮想テーブルを提供するプラットフォームが必要なことに気 付きました。彼らは、イベントのダイナミクスを完全に変えてしまうような、一連の講義やパネルディスカッションのようなイベント構造を望んでいませんでした。

ソリューション:

Hazel 氏は、「イベントを開催するには、一般的に施設との連携、テーブルの手配、消防署の基準を満たし、多くの物流を考慮しなければなりません。しかし、Airmeetを使えば、そのような手間もなく、迅速に開催することができました。

Airmeetの「ソーシャルラウンジ」は大きな体育館にバーチャルテーブルの設置という物理的なイベント体験を再現しました。必要なのは、私たちのニーズに合わせてカスタマイズするだけでした。学部代表者は会議に参加し、バーチャルテーブルに着き、各テーブルでライブビデオ会議を通じて学生と話すだけです。とても簡単なことです。私たちは、この経験がいかに素晴らしいものであったかに関して、全額部から非常に肯定的なフィードバックを得ました。みんなをひどく驚かせました。」

Airmeetが可能にしたことは以下の通りです:

  • ソーシャルラウンジ : Airmeetの 「ソーシャルラウンジ」 機能により、ライブフィードを介して同じテーブル上の参加者とつながることができます。この強力な機能により、複数のブースでフェアを開催できます。FIUにとって特に有益だったのは、学部と学生の間でビデオを使った親密な会話を提供したことです。学生たちは1つの学部を終えた後に次の学部に移動するので全体を探索することができました。

    また、「ソーシャルラウンジ」 機能は、多くのカスタマイズができる点で注目に値します。テーブル数、テーブル名、ラウンジ名まで設定できます。

    FIUは 「ソーシャルラウンジ」 を 「University Resource Fair」 に改称しました。彼らは様々な学部のために30以上のテーブルを作成し、それに応じて各テーブルに名前を付けられます。

    「ソーシャルラウンジ」には自動的に各テーブルへ番号が付けら れます。これにより、物理的なイベントに似たフロアプランを作成することができるので、学生は必要な場所を簡単に見つけることができるようになりました。テーブルには番号と編集可能なテーブルタイトルがあるので、フロアプランは何もかも詳しく説明し、すべてのイベントを構成しました。かなり簡単かつ迅速にテーブル設定を作成でき、物流の支援と取得を必要としません。

Florida International University Resource Fair
  • リアルタイムHDストリーミング : 高品質のビデオとオーディオストリーミングにより、非常にプロフェッショナルな体験が可能となり、参加者はイベントの目標に集中した状態を維持することができます。
  • シンプルで安全な登録:参加者の登録と承認については、ドメインを持っている人なら誰でもイベントに登録することができました。何千人もの潜在的な登録者の名前をアップロードするよりもはるかに簡単でした。また、誰もイベントをクラッシュさせることができないため、セキュリティも確保されています。
  • 画面共有:Airmeetは 「ソーシャルラウンジ」 で画面を共有できます。プレゼンテーションや製品デモがより没入的で魅力的になります。FIUにとっては、学部代表者が画面を共有して生徒をよりうまく案内することができたので、これは特に役に立ちました。
  • 没入感: 「ソーシャルラウンジ」イベントが活発に行われている間も、Airmeetは「チャットボックス」や「Q&A」機能を使ってテキスト機能を提供しています。印刷して資料を配るのではなく、「チャットボックス」を介して各学部が簡単にリソースのリンクを共有することができました。

    各学部は、パンフレットやチラシなどの配布資料を提供するために、個別のオンラインフォルダを作成し、「チャットボックス」のリンクとして学生に送信しました。イベント全体が仮想モードへシームレスに移行し、環境に優しいイベントとなりました。 

"In order to transform a resource fair into a virtual event, we started looking for the right technology platform. After some research, we found that Airmeet supports huge fairs through the ‘social lounge’ feature and we were thrilled to explore it."

– Hazel Hooker, Program Director, Center for Student Engagement, Florida International University

“In order to transform a Resource Fair into a virtual event, we started looking for the right technology platform. After some research, we found that Airmeet supports huge fairs through the ‘social lounge’ feature and we were thrilled to explore it.”​

Hazel Hooker, Program Director Tweet

チャレンジ 2: テクノロジーへの適応

Hazel氏は、「新しい技術を学ぶことは、一部の人にとっては難しいかもしれない。しかし、Airmeetはとても使いやすかった。技術的なレベルが異なっていても、問題なく全員に使ってもらうことができました。すべての人が指示を理解し、デモを見逃した人がプラットフォームに精通していることを確認するために、ステップバイステップガイドを作成しました。」と話しています。

ソリューション:

  • 使いやすさ:Airmeetは最新のすべてのWebブラウザで動作し、イベントに参加したりイベントを主催したりするためのダウンロード可能なコンポーネントを必要としません。あらゆる人がプラットフォームを利用できます。学部代表者らは、許可、難易度、セットアップなどについて多くの質問をしましたが、彼らがイベントプラットフォームに入るとすべて消え去りました。
  • サポートとトレーニング: :Airmeetは地域社会に貢献しています。旅の間ずっとサポートを提供します。サポートチームは、プラットフォームに慣れるために、学部代表者に別のデモを用意しました。

    バーチャル環境に慣れてもらうために、Airmeetはデモサイトを作成し、学部の同僚と一緒に練習したり、好きなように出入りできたりします。

    Airmeetサポートチームは、イベントの作成から本番まで年中無休でサポートしています。

virtual event tables

その後

「イベント終了後、大学内からAirmeetの利用方法について多くの問い合わせがありました。ただのウェビナーやQ&Aのようなイベントではなく、学生との交流ができたことが評価されました。

パンデミックが発生した後も、このプラットフォームが重要な役割を果たすことを実感しています。以前は少し面倒でしたが、オンラインで簡単に学生と連絡を取ることができるようになりました。また、イベントのタイミングや計画の面でも柔軟に対応できるようになりました。世界的に経済的打撃を受けているため、物理的なイベントへの参加は限られています。そのため、これらを総合的に考えると、Airmeetは学生を惹きつけ、遠隔地での学習を支援するための非常に重要なプラットフォームとなります。

また、このような厳しい時代に、学生やスタッフを含む全ての人が交流し、つながりを持てるように、「ハッピーアワー」スタイルのイベントを開催することを計画しています。」とHazel氏は語ってくれました。

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