Événements virtuels

L'université internationale de Floride accueille avec succèsune "foire aux ressources" via Airmeet

Nishchal Dua
• juillet 8, 2020
United Nations Association in Canada
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Vue d'ensemble
Cas d'utilisation:
Foire virtuelle
Nom de l'événement:
Salon des ressources universitaires
Nom de la communauté:
Université internationale de Floride
Segment de l'industrie:
Éducation

La Florida International University (FIU), à Miami, est classée parmi les 50premières universités publiques nationales américaines et se concentre sur laréussite d'environ 58 000 étudiants. 

Le Center for Student Engagement Department est l'un des nombreuxdépartements de la FIU, et il s'efforce de trouver la meilleure adéquation pourses étudiants afin de créer des affinités avec l'institution. Le département aété chargé de planifier l'événement "semaine de convocation", et la "foire auxressources" de l'université était l'un des événements prévus pour la semaine. 

L'un des principaux objectifs de la "foire aux ressources" est d'atteindre lesnouveaux étudiants et de leur fournir une plate-forme pour rassembler lesressources nécessaires pour mener une vie universitaire sur le campusréussie. Elle permet de faire démarrer l'apprentissage en mettant les étudiantsen contact avec des représentants de plus de 30 départements au servicedes étudiants, notamment les départements d'aide à l'enseignement et à la carrière, les départements des affaires étudiantes et les départements desanté, de bien-être et de sécurité des étudiants. 

Airmeet Lounge

Défis (et solutions)

Hazel Hooker, directrice de programme au Center for Student Engagement,FIU, déclare : "Lorsque nous avons commencé à planifier la "foire auxressources", nous étions préoccupés par la transition vers un cadre virtueltout en maintenant la même expérience pour les départements et lesétudiants. Dans nos foires en physique typiques, nous réservons une grandesalle de bal et nous installons des tables pour les différents départementsparticipants.

En fonction du nombre de départements qui acceptent notre invitation, nousétablissons un plan d'étage et planifions chaque besoin. Le jour del'événement, les étudiants entrent et font le tour pour rencontrer les différentsservices et résoudre leurs questions.

Nous avons commencé à chercher la bonne plateforme technologique quinous aiderait à transformer un tel événement en un événement virtuel. Aprèsquelques recherches, nous avons découvert qu'Airmeet soutenait déjà degrandes foires et nous avons été ravis de l'explorer".

Voyons comment la FIU a mis en place une foire virtuelle à grande échelle etcomment vous pourriez utiliser ces enseignements et tirer parti d'Airmeet pourdes événements similaires.

Airmeet Lounge Attendees

Défi 1 : Pivoter vers des événements virtuelsen toute transparence avec le "SocialLounge"

Lorsque le Center for Student Engagement a imaginé de déplacer son cadred'événements physiques avec la mise en place de tables dans unenvironnement virtuel, il avait besoin d'une plateforme offrant des tablesvirtuelles. Ils ne voulaient pas que la structure de l'événement soit une sériede conférences ou de tables rondes, car cela aurait changé toute ladynamique de l'événement.

Solution:

Hazel explique : "Pour organiser un événement, nous devons généralementtravailler avec des installations, disposer des tables, respecter les normes despompiers et prendre en considération beaucoup de logistique. Avec Airmeet,cependant, cela est devenu rapide et sans tracas.

Le "Social Lounge" d'Airmeet était notre grande salle de bal, et la mise enplace des tables virtuelles reproduisait l'expérience d'un événement physique.Nous avons juste eu besoin de le personnaliser pour qu'il réponde à nosbesoins. Les représentants des départements devaient simplement se joindreà la réunion, prendre place aux tables virtuelles et parler aux étudiants via lavidéoconférence en direct activée sur chaque table. C'est aussi simple quecela. Nous avons reçu des commentaires très positifs de tous lesdépartements sur la qualité de l'expérience. Cela a époustouflé tout lemonde".

Voici ce qui a rendu cela possible -

  • Social Lounge: La fonction "Social Lounge" d'Airmeet vous permet de vousconnecter avec les participants sur la même table via un flux en direct. Cettepuissante fonction vous permet d'organiser une foire avec plusieurs stands.Elle a été particulièrement bénéfique pour la FIU car elle permet desconversations intimes entre les départements et les étudiants avec la vidéosur la table. Une fois que les étudiants en avaient fini avec un département, ilspouvaient passer au suivant et ainsi explorer l'ensemble de l'espace social.

    La fonction "Social Lounge" est également remarquable car elle offre denombreuses possibilités de personnalisation. Vous pouvez configurer lenombre de tables, le nom des tables et même le nom du salon.

    La FIU a renommé le "Salon social" "Salon des ressources universitaires". Ilsont créé plus de 30 tables pour différents départements et ont nommé chaquetable en conséquence.

    Le "Social Lounge" numérote automatiquement chaque table. Cela leur apermis de créer un plan d'étage, semblable à un événement physique, à lafois pour les départements et les étudiants, ce qui a permis aux étudiants delocaliser plus facilement l'endroit où ils devaient se rendre. Comme les tablessont numérotées et que leurs titres sont modifiables, le plan d'étage a permisde tout expliquer et de structurer l'événement pour tous. Il est assez facile etrapide de créer un décor de table et cela ne nécessite aucune assistancelogistique.

Florida International University Resource Fair
  • Streaming HD en temps réel : le streaming vidéo et audio de haute qualitérend l'expérience extrêmement professionnelle et permet aux participants derester concentrés sur l'objectif de l'événement.
  • Inscription simple et sécurisée : Pour l'inscription et l'autorisation desparticipants, toute personne possédant le lien peut s'inscrire à l'événement.C'était beaucoup plus facile que de télécharger des milliers de noms departicipants potentiels. La sécurité était également assurée, car personne nepouvait bloquer l'événement.
  • Partage d'écran : Airmeet permet le partage d'écran dans le "SocialLounge". Il rend les présentations et les démonstrations de produits plusimmersives et plus attrayantes. Pour la FIU, cela a été particulièrement utilecar les représentants des départements ont pu partager leur écran et mieuxguider les étudiants.
  • Fonctionnalités d'engagement: Bien que l'événement "Social Lounge" soitactif, Airmeet offre toujours la possibilité d'envoyer des SMS grâce à sesfonctions "Chat Box" et "Q&R". Les départements peuvent facilement partagerdes liens de ressources via la "Chat Box" au lieu d'imprimer et de distribuerdes documents.

    Chaque département a créé un dossier en ligne distinct pour distribuer desdocuments tels que des brochures, des dépliants, d'autres ressources et l'aenvoyé aux étudiants sous forme de lien dans la "Chat Box". L'ensemble del'événement est passé en douceur au mode virtuel et est devenu écologiqueen prime. 

"In order to transform a resource fair into a virtual event, we started looking for the right technology platform. After some research, we found that Airmeet supports huge fairs through the ‘social lounge’ feature and we were thrilled to explore it."

– Hazel Hooker, Program Director, Center for Student Engagement, Florida International University

“In order to transform a Resource Fair into a virtual event, we started looking for the right technology platform. After some research, we found that Airmeet supports huge fairs through the ‘social lounge’ feature and we were thrilled to explore it.”​

Hazel Hooker, Program Director Tweet

Défi 2 : Adaptation à la technologie

Selon Hazel, "Apprendre une nouvelle technologie peut être un défi pourcertains. Mais en vérité, Airmeet était très facile à utiliser. Même avecdifférents niveaux d'expertise technique, nous avons réussi à le faire utiliserpar tout le monde sans aucun problème. Pour s'assurer que tout le monde aitbien compris les instructions et que les personnes qui ont manqué ladémonstration connaissaient bien la plate-forme, nous avons créé un guidepas à pas".

Solution:

  • Facile à utiliser : Airmeet fonctionne sur tous les navigateurs web moderneset ne nécessite aucun composant téléchargeable pour rejoindre ou accueillirun événement. Cela rend la plateforme inclusive pour tous. Les représentantsdes départements avaient beaucoup de questions sur les autorisations, leniveau de difficulté, la mise en place et bien plus encore, et elles ont toutesdisparu en entrant dans la plate-forme de l'événement.
  • Support et formation : Airmeet s'engage auprès de sa communauté. Ellefournit un soutien tout au long du voyage. L'équipe de soutien a même offertune démonstration séparée aux représentants des départements afin de lesmettre à l'aise avec la plateforme.

    Pour les habituer à l'environnement virtuel, Airmeet a créé un site dedémonstration où les départements peuvent s'entraîner avec leurs collègueset entrer et sortir à leur guise.

    L'équipe de soutien d'Airmeet est disponible 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7pour vous aider, de la création de l'événement à sa mise en ligne.

virtual event tables

La marche à suivre

Hazel explique : "Après l'événement, nous avons reçu beaucoup dedemandes de renseignements de la part de l'université sur la façon d'utiliserAirmeet, car l'expérience était structurée et formidable. L'expérience a été trèsappréciée car elle nous a permis d'interagir avec les étudiants plutôt que denous contenter d'une nouvelle session de webinaire ou d'un événement detype questions-réponses.

Nous réalisons maintenant que cette plateforme sera importante pour nous,même après la pandémie. Nous pouvons maintenant facilement atteindre lesétudiants en ligne, ce qui était un peu lourd auparavant. Elle offre égalementune grande flexibilité en termes de calendrier et de planification del'événement. Le monde ayant subi un choc économique, la participation auxmanifestations physiques sera limitée. En tenant compte de tout cela, Airmeetdevient une plateforme extrêmement importante pour faire participer lesétudiants et les aider à apprendre à distance.

Nous prévoyons également d'organiser un événement de type "happy hours"pour tout le monde, y compris les étudiants et le personnel, afin de favoriserl'interaction et la connexion en ces temps difficiles

Contactez-nous pour une visite guidée d'Airmeet dès aujourd'hui !

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