Eventos virtuales

La Universidad Internacional de Florida organiza con éxito una "feria de recursos" a través de Airmeet

Nishchal Dua
• julio 8, 2020
United Nations Association in Canada
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Visión General
Caso de Uso:
Feria Virtual
Nombre del Evento:
Feria de Recursos Universitarios
Nombre de la Sociedad:
Universidad Internacional de Florida
Segmento de la Industria:
Educación

La Universidad Internacional de Florida (FIU), en Miami, está situada entre las50 mejores universidades públicas nacionales de Estados Unidos y se orientaal éxito de aproximadamente 58.000 estudiantes. 

El Departamento del Centro para la Participación Estudiantil es uno de los numerosos departamentos de la FIU, y se esfuerza por encontrar lo mejor para sus estudiantes y por crear afinidad con la institución. Al departamento se le encargó la planificación del evento de la "Semana de Convocatoria", y la"Feria de Recursos" de la Universidad fue uno de los eventos planificados para la semana. 

Uno de los principales objetivos de la "feria de recursos" es llegar a los nuevos estudiantes y proporcionarles una plataforma para reunir recursos para llevar una vida académica y universitaria exitosa. Se inicia el aprendizajeconectando a los estudiantes con representantes de más de 30 departamentos que sirven a los estudiantes, incluyendo departamentos de apoyo académico y profesional, departamentos de asuntos estudiantiles y departamentos de salud, bienestar y seguridad de los estudiantes. 

Airmeet Lounge

Desafíos (y soluciones)

Hazel Hooker, Directora de Departamento del Centro para la Participación Estudiantil, FIU, afirma: "Cuando empezamos a planificar la 'feria de recursos', nos preocupaba hacer la transición a un marco virtual, manteniendo la misma experiencia para los departamentos y los estudiantes. En nuestras típicas ferias presenciales, reservamos un gran salón de baile y colocamos mesas para los distintos departamentos participantes.

Basándonos en el número de departamentos que aceptan nuestra invitación, creamos un plano y planificamos cada necesidad. El día del evento, los estudiantes entran y salen para conocer los diferentes departamentos y resolver sus dudas.

Empezamos a buscar la plataforma tecnológica adecuada que nos ayudara a transformar tal evento en un evento virtual. Después de algunas investigaciones, descubrimos que Airmeet apoya a las grandes ferias y estuvimos encantados de estudiarlo".

Echemos un vistazo a cómo la FIU organizó una feria virtual a gran escala y cómo podrías utilizar estos conocimientos y aprovechar Airmeet también paraeventos similares.

Airmeet Lounge Attendees

Desafío 1: Pivote a los eventos virtuales sin problemas con el "Social Lounge"

Cuando el Centro para la Participación Estudiantil imaginó mover su marco de eventos físicos con la configuración de mesas a un entorno virtual, necesitaban una plataforma que ofreciera mesas virtuales. No querían que la estructura del evento fuera una serie de conferencias o paneles de discusión, ya que eso habría cambiado la dinámica completa del evento.

Solución:

Hazel señala: "Para organizar un evento generalmente tenemos que trabajar con instalaciones, organizar mesas, cumplir con los estándares de los bomberos y tener en cuenta mucha logística. Sin embargo, con Airmeet, esto se convirtió en algo rápido y sin complicaciones.

El " Social Lounge" de Airmeet era nuestro gran salón de baile, y la colocación de mesas virtuales replicaba la experiencia del evento físico. Solo necesitábamos personalizarlo para que se ajustara a nuestras necesidades. Los representantes del departamento tenían que unirse a la reunión, sentarseen las mesas virtuales y hablar con los estudiantes por videoconferencia en directo en cada mesa. Tan simple como eso. Recibimos una respuesta muy positiva de todos los departamentos sobre lo maravilloso de la experiencia. Nos dejó boquiabiertos a todos".

Esto es lo que lo hizo posible...

  • Social Lounge: El 'Social Lounge' de Airmeet permite conectar con los asistentes en la misma mesa a través de una transmisión en vivo. Esta poderosa característica permite organizar una feria con múltiples puestos. Fue especialmente beneficioso para la FIU ya que ofrecía conversaciones íntimas entre departamentos y estudiantes con video en la mesa. Una vez que los estudiantes terminaban con un departamento, podían pasar al siguiente y así explorar toda la sala social.

    La característica "Social Lounge" también es destacable ya que ofrece muchapersonalización. Se puede configurar el número de mesas, el nombre de las mesas, e incluso el nombre del salón.

    La FIU renombró el 'Social Lounge' como 'Feria de Recursos Universitarios'. Crearon más de 30 mesas para varios departamentos y nombraron cada mesa en consecuencia.

    'Social Lounge' automáticamente numera cada mesa. Esto les ayudó a crear un plano, similar a un evento físico, tanto para los departamentos como para los estudiantes, lo que facilitó a los estudiantes localizar donde necesitaban ir.Como las mesas tienen números y títulos editables, el plano de la planta lo explicaba todo y estructuraba el evento para todos. Es bastante fácil y rápido crear una configuración de mesa y no requiere asistencia logística ni compra.

Florida International University Resource Fair
  • Transmisión en tiempo real de alta definición: La transmisión de vídeo yaudio de alta calidad hace que la experiencia sea extremadamente profesional y permite a los participantes mantener la atención en el objetivo del evento.
  • Inscripción sencilla y segura: Para el registro y la autorización de los asistentes, cualquier persona con el conocimiento puede registrarse en el evento. Era mucho más fácil que subir miles de nombres de posibles registrantes. Además, garantizaba la seguridad porque nadie podía colarse en el evento.
  • Compartir pantalla: Airmeet permite compartir pantallas en el 'Social Lounge'. Hace que las presentaciones y demostraciones de productos sean más inmersivas y atractivas. Para la FIU, esto fue especialmente útil ya que los representantes de los departamentos pudieron compartir su pantalla y guiar mejor a los estudiantes.
  • Características de compromiso: Mientras el "Social Lounge" está activo,Airmeet sigue ofreciendo la posibilidad de enviar mensajes de texto a través de su "Chat Box" y "Q&A". Los departamentos pueden compartir fácilmente los enlaces de recursos a través de la "Caja de Chat" en lugar de imprimir y entregar el material.

    Cada departamento creó una carpeta online separada para dar folletos, flyers, otros recursos y los envió a los estudiantes como un enlace en el "ChatBox". Todo el evento pasó sin problemas a la modalidad virtual y se convirtió en ecológico como un extra. 

"In order to transform a resource fair into a virtual event, we started looking for the right technology platform. After some research, we found that Airmeet supports huge fairs through the ‘social lounge’ feature and we were thrilled to explore it."

– Hazel Hooker, Program Director, Center for Student Engagement, Florida International University

“In order to transform a Resource Fair into a virtual event, we started looking for the right technology platform. After some research, we found that Airmeet supports huge fairs through the ‘social lounge’ feature and we were thrilled to explore it.”​

Hazel Hooker, Program Director Tweet

Desafío 2: Adaptación a la tecnología

Hazel dice: "Aprender una nueva tecnología puede ser un desafío para algunos. Pero la verdad es que Airmeet fue muy fácil de usar. Incluso con diferentes niveles de experiencia técnica, fuimos capaces de conseguir que todo el mundo lo utilizara sin ningún problema. Para asegurarnos de que todoel mundo entendiera las instrucciones y que las personas que se habían perdido la demostración estuvieran familiarizadas con la plataforma, creamos una guía paso a paso".

Solución:

  • Fácil de usar/Fácil de usar: Airmeet funciona en todos los navegadores web modernos y no requiere ningún componente descargable para unirse o celebrar un evento. Hace que la plataforma sea inclusiva para todos. Los representantes de los departamentos tenían muchas preguntas sobre los permisos, el nivel de dificultad, la configuración y mucho más, y todas desaparecieron al entrar en la plataforma del evento.
  • Apoyo y capacitación: Airmeet está comprometida con su comunidad. Proporciona apoyo durante todo el viaje. El equipo de apoyo incluso ofreció una demostración por separado a los representantes de los departamentos para que se sintieran cómodos con la plataforma.

    Para acostumbrarlos al entorno virtual, Airmeet creó un sitio de demostración donde los departamentos podían practicar con sus colegas y entrar y salir cuando quisieran.

    El equipo de soporte de Airmeet está disponible 24/7 para ayudar, desde la creación del evento hasta su realización en directo.

virtual event tables

El camino a seguir

Hazel explica: "Después del evento, recibimos muchas preguntas de toda la Universidad sobre cómo usar Airmeet, ya que la experiencia fue estructurada y genial. La experiencia fue muy admirada ya que nos permitió interactuar con los estudiantes en lugar de hacer otra sesión de webinar o un evento de preguntas y respuestas.

Ahora nos damos cuenta de que esta plataforma será importante para nosotros incluso después de la pandemia. Ahora podemos llegar fácilmente a los estudiantes online, lo que antes era un poco engorroso. También proporciona mucha flexibilidad en términos de tiempo y planificación del evento. Como el mundo ha sufrido un golpe económico, la asistencia a los eventos físicos será limitada. Así que, teniendo en cuenta todo esto, Airmeet se convierte en una plataforma extremadamente crítica para involucrar a los estudiantes y ayudarles a aprender a distancia.

También planeamos organizar un evento al estilo de las "horas felices" para todos, incluyendo estudiantes y personal, para impulsar la interacción y la conexión durante estos tiempos difíciles".

¡Acércate a nosotros para un paseo por Airmeet hoy!

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