Virtuelle Ereignisse

Florida International University veranstaltet erfolgreich 'Ressourcenmesse' über Airmeet

Nishchal Dua
• Juli 8, 2020
United Nations Association in Canada
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Übersicht
Anwendungsfall:
Virtuelle Messe
Name der Veranstaltung:
Ressourcenmesse der Universität
Name der Gemeinde:
Internationale Universität Florida
Segment Industrie:
Bildung

Die Florida International University (FIU), Miami, zählt zu den 50 besten nationalen öffentlichen Universitäten Amerikas und ist auf den Erfolg von etwa58.000 Studenten ausgerichtet. 

Die Abteilung "Center for Student Engagement" ist eine der zahlreichen Abteilungen der FIU und bemüht sich, die für ihre Studenten am besten geeignete Abteilung zu finden und eine Affinität zur Institution aufzubauen. DieAbteilung wurde mit der Planung der Veranstaltung "Einberufungswoche" beauftragt, und die "Ressourcenmesse" der Universität war eine der für diese Woche geplanten Veranstaltungen. 

Eines der Hauptziele der "Ressourcenmesse" ist es, neue Studierende zu erreichen und ihnen eine Plattform zu bieten, auf der sie Ressourcen sammeln können, um ein erfolgreiches akademisches und Campus-Leben zu führen. Die Messe bringt das Lernen in Schwung, indem sie Studierende mit Vertretern von mehr als 30 Fachbereichen zusammenbringt, die sich um die Studierenden kümmern, darunter Abteilungen für akademische und berufliche Unterstützung, Abteilungen für studentische Angelegenheiten und Abteilungenfür Gesundheit, Wellness und Sicherheit der Studierenden. 

Airmeet Lounge

Herausforderungen (und Lösungen)

Hazel Hooker, Programmdirektorin, Center for Student Engagement, FIU, sagt: "Als wir mit der Planung der 'Ressourcen-Messe' begannen, waren wir besorgt über den Übergang zu einem virtuellen Rahmen, während wir die gleiche Erfahrung für Fachbereiche und Studierende beibehalten wollten. Bei unseren typischen Präsenzmessen reservieren wir einen großen Ballsaal und stellen Tische für die verschiedenen teilnehmenden Abteilungen auf.

Ausgehend von der Anzahl der Abteilungen, die unsere Einladung annehmen,erstellen wir einen Grundriss und planen jede Anforderung. Am Tag der Veranstaltung gehen die Studierenden hinein und gehen herum, um die verschiedenen Abteilungen zu treffen und ihre Fragen zu klären.

Wir begannen mit der Suche nach der richtigen Technologieplattform, die uns helfen würde, eine solche Veranstaltung in eine virtuelle Veranstaltung zu verwandeln. Nach einigen Recherchen stellten wir fest, dass Airmeet riesige Messen unterstützt, und wir waren begeistert, diese zu erkunden".

Lassen Sie uns einen Blick darauf werfen, wie die FIU eine groß angelegte virtuelle Messe eingerichtet hat und wie Sie diese Erkenntnisse nutzen und Airmeet auch für ähnliche Veranstaltungen einsetzen könnten.

Airmeet Lounge Attendees

Herausforderung 1: Mit 'Social Lounge' nahtlos zu virtuellen Veranstaltungen schwenken

Als sich das Zentrum für studentisches Engagement vorstellte, seinen physischen Veranstaltungsrahmen mit dem Tischaufbau in eine virtuelle Umgebung zu verlagern, brauchte es eine Plattform, die virtuelle Tische anbietet. Sie wollten nicht, dass die Veranstaltungsstruktur aus einer Reihe von Vorträgen oder Podiumsdiskussionen bestand, da dies die gesamte Dynamik der Veranstaltung verändert hätte.

Lösung:

Hazel sagt: "Um eine Veranstaltung zu organisieren, müssen wir in der Regel mit Einrichtungen arbeiten, Tische arrangieren, die Standards der Feuerwehrleute erfüllen und viel Logistik in Betracht ziehen. Mit Airmeet wurde dies jedoch problemlos und schnell möglich.

Die "Social Lounge" von Airmeet war unser großer Ballsaal, und die virtuelle Tischdekoration spiegelte das physische Erlebnis der Veranstaltung wider. Wir mussten sie nur an unsere Bedürfnisse anpassen. Die Abteilungsvertretermussten einfach nur an der Besprechung teilnehmen, an den virtuellen Tischen Platz nehmen und sich mit den Studenten per Live-Videokonferenz, die an jedem Tisch aktiviert war, unterhalten. So einfach war das. Wir erhielten von allen Abteilungen ein sehr positives Feedback darüber, wie wunderbar die Erfahrung war. Es hat alle vom Hocker gehauen".

Hier ist das, was es möglich machte -

  • Social Lounge: Mit der "Social Lounge" -Funktion von Airmeet können Sie sich per Live-Feed mit Teilnehmern am selben Tisch verbinden. Mit dieser leistungsstarken Funktion können Sie eine Messe mit mehreren Ständen veranstalten. Dies war besonders für die FIU von Vorteil, da es vertrauliche Gespräche zwischen Abteilungen und Studenten mit Video auf dem Tisch bot. Sobald die Studenten mit einer Abteilung fertig waren, konnten sie zur nächsten übergehen und so den gesamten sozialen Raum erkunden.

    Bemerkenswert ist auch die Funktion „Social Lounge“, die viele Anpassungsmöglichkeiten bietet. Sie können die Anzahl der Tische, den Namen der Tische und sogar den Namen der Lounge konfigurieren.

    Die FIU benannte die "Social Lounge" in "University Resource Fair" um. Sie erstellten mehr als 30 Tabellen für verschiedene Abteilungen und benannten jede Tabelle entsprechend.

    Social Lounge' nummeriert automatisch jeden Tisch. Dies half ihnen, sowohl für die Abteilungen als auch für die Studierenden einen Grundriss ähnlich einem physischen Ereignis zu erstellen, der es den Studierenden erleichterte, die Orte zu finden, an denen sie sich aufhalten mussten. Da die Tische mit Nummern und editierbaren Tischtiteln versehen sind, war auf dem Grundriss alles buchstabiert und die Veranstaltung für alle strukturiert. Es ist ziemlich einfach und schnell, eine Tischdekoration zu erstellen und erfordert keine logistischeUnterstützung und Anschaffung.

Florida International University Resource Fair
  • HD-Streaming in Echtzeit: Hochwertiges Video- und Audio-Streaming macht die Erfahrung äußerst professionell und ermöglicht es den Teilnehmern, sich auf das Ziel der Veranstaltung zu konzentrieren.
  • Einfache und sichere Registrierung: Für die Registrierung und Autorisierung der Teilnehmer konnte sich jeder mit der Domain für die Veranstaltung registrieren. Das war viel einfacher, als Tausende von Namen potenzieller Registranten hochzuladen. Es gewährleistete auch die Sicherheit, da niemand die Veranstaltung abstürzen lassen konnte.
  • Bildschirmfreigabe: Airmeet ermöglicht die gemeinsame Bildschirmnutzung in der 'Social Lounge'. Dadurch werden Präsentationen und Produktdemos noch intensiver und fesselnder. Für die FIU war dies besonders hilfreich, da die Abteilungsvertreter ihren Bildschirm gemeinsam nutzen und die Studenten besser anleiten konnten.
  • Engagement-Funktionen: Während die Veranstaltung "Social Lounge" aktiv ist, bietet Airmeetstill über die Funktionen "Chat Box" und "Q & A" SMS-Funktionen. Abteilungen können Ressourcenlinks problemlos über die „Chat-Box“ teilen, anstatt Material zu drucken und zu verteilen.

    Jede Abteilung erstellte einen separaten Online-Ordner, um Handreichungen wie Broschüren, Flyer und andere Ressourcen zu verteilen, und verschickte ihn als Link in der "Chat-Box" an die Studierenden. Die gesamte Veranstaltung ging nahtlos in den virtuellen Modus über und wurde als Bonus umweltfreundlich gestaltet. 

"In order to transform a resource fair into a virtual event, we started looking for the right technology platform. After some research, we found that Airmeet supports huge fairs through the ‘social lounge’ feature and we were thrilled to explore it."

– Hazel Hooker, Program Director, Center for Student Engagement, Florida International University

“In order to transform a Resource Fair into a virtual event, we started looking for the right technology platform. After some research, we found that Airmeet supports huge fairs through the ‘social lounge’ feature and we were thrilled to explore it.”​

Hazel Hooker, Program Director Tweet

Herausforderung 2: Anpassung an die Technologie

Hazel sagt: "Das Erlernen einer neuen Technologie kann für manche eine Herausforderung sein. Aber ehrlich gesagt war Airmeet sehr einfach zu bedienen. Sogar mit unterschiedlichem technischen Fachwissen konnten wir alle ohne Probleme dazu bringen, sie zu benutzen. Um sicherzustellen, dass jeder die Anweisungen verstanden hat und dass die Leute, die die Demo verpasst haben, mit der Plattform gut vertraut waren, haben wir eine Schritt-für-Schritt-Anleitung erstellt. ”

Lösung:

  • Benutzerfreundlich/Einfach zu bedienen: Airmeet funktioniert auf allen modernen Webbrowsern und erfordert keine herunterladbaren Komponenten, um an einer Veranstaltung teilzunehmen oder sie zu veranstalten. Es macht die Plattform für alle zugänglich. Die Abteilungsvertreter hatten eine Menge Fragen zu Berechtigungen, Schwierigkeitsgrad, Aufbau und mehr, und sie alle verschwanden, als sie die Veranstaltungsplattform betraten.
  • Unterstützung und Schulung: Airmeet engagiert sich für seine Community. Es bietet Unterstützung während der gesamten Reise. Das Support-Team bot Abteilungsvertretern sogar eine separate Demo an, um sie mit der Plattform vertraut zu machen.

    Um sie an die virtuelle Umgebung zu gewöhnen, hat Airmeet eine Demo-Site erstellt, auf der Abteilungen mit ihren Kollegen üben und nach Belieben ein- und ausgehen können.

    Das Support-Team von Airmeet steht rund um die Uhr zur Verfügung - von der Konzeption bis zur Live-Übertragung der Veranstaltung.

virtual event tables

Vorwärts

Hazel sagt: "Nach der Veranstaltung erhielten wir viele Anfragen aus dem Umfeld der Universität über die Nutzung von Airmeet, da die Erfahrung strukturiert und großartig war. Die Erfahrung wurde sehr bewundert, da sie es uns ermöglichte, mit Studenten zu interagieren, anstatt einfach nur eine weitere Webinar-Sitzung oder eine Art von Frage-und-Antwort-Veranstaltung durchzuführen.

Wir sind uns jetzt bewusst, dass diese Plattform auch nach der Pandemie für uns von Bedeutung sein wird. Wir können nun problemlos Studenten online erreichen, was vorher etwas umständlich war. Sie bietet auch viel Flexibilität in Bezug auf den Zeitpunkt und die Planung der Veranstaltung. Da die Welt wirtschaftlich angeschlagen ist, wird die Teilnahme an physischen Veranstaltungen begrenzt sein. Berücksichtigt man all dies zusammen, wird Airmeet zu einer äußerst wichtigen Plattform, um Studenten zu engagieren und ihnen zu helfen, aus der Ferne zu lernen.

Wir planen auch eine Veranstaltung im Stil einer "Happy Hour" für alle, einschließlich Studenten und Mitarbeiter, um in diesen schwierigen Zeiten die Interaktion und Verbindung zu fördern.

Kontaktieren Sie uns noch heute für einen Airmeet-Walkthrough!

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