Дни
Часы
Минуты
Секунды
Expired event
Виртуальные мероприятия

Виртуальные мероприятия и конференции: полное руководство 2020

Gayatri Poswal
• Июнь 23, 2020
Virtual Events and Conferences_ The Ultimate 2020 Guide
Поделиться в facebook
Поделиться в linkedin
Поделиться в whatsapp
Поделиться в twitter

Table of Contents

Введение

Организаторы мероприятий обычно знают, что может пойти не так, и умеют подстроиться под новые обстоятельства. Вот только ни у кого из нас «всемирная пандемия» не значилась в списке потенциальных нештатных ситуаций. Что ж, что есть, то есть. 

Ввиду новых обстоятельств виртуальные мероприятия стали нашей новой реальностью, частью повседневной жизни. Если вам интересно, как пандемия отразилась на этой индустрии, вот небольшой факт: в 11 ведущих странах мира ежегодно проводится 60 000 выставок и торговых ярмарок.

В деловом мире произошли кардинальные изменения, и то же самое справедливо для отрасли мероприятий. Множеству традиционных мероприятий пришлось перейти в виртуальную сферу в первой половине 2020 года, и, скорее всего, это только начало. Согласно недавнему отчёту Ciscoвидео в режиме реального времени будут составлять 82% всего интернет-трафика к 2021 году. Некоторые крупные мероприятия, которые ежегодно привлекают сотни людей со всего мира, перешли в онлайн-формат в этом году. Проведение конференций в интернете не только позволяет повысить их доступность, но и обходится намного дешевле.

Изначально в виртуальных мероприятиях людям больше всего не нравилось то, что они скорее напоминают прямые трансляции, а не настоящие мероприятия. Если представить себе большое мероприятие, на ум приходят дискуссии для обмена опытом, спонсоры, возможность пообщаться со спикерами и так далее. К сожалению, в начале 2020 года большинство виртуальных конференций скорее напоминали подкасты.

Причина проста - это недостаток технологий и инноваций. Мир изменился так быстро, что платформы для онлайн-мероприятий и приложения для проведения видеоконференций стали необходимостью практически в одночасье.

Но как же выжить и выделиться из толпы, учитывая всё увеличивающееся количество онлайн-мероприятий? Как найти аудиторию для виртуальной конференции, когда вокруг все устали от видео? И, самое главное, как сделать так, чтобы виртуальное мероприятие было максимально похоже по ощущениям на традиционную конференцию?

Несмотря на то, что компаниям сейчас приходится решать много непростых задач, им также представилась ценная возможность глубже понять механику виртуальных мероприятий, чтобы разработать стратегию для их проведения, интегрированную в общиймаркетинговый план компании. Это пригодится и сейчас, и в будущем. Мы создали полноеруководство, которое поможет вам разобраться в основах проведения виртуальных мероприятий, ведь это не просто временное явление - за ними будущее.

В этом полном руководстве по организации виртуальных мероприятий и конференций мы подробно расскажем о том, как их проводить и продвигать, а также об инструментах, которые помогут вам добиться успеха в этом деле.

Что такое «виртуальное мероприятие»?

Виртуальное мероприятие очень похоже на традиционное «физическое» мероприятие, нопроводится в интернете. Теперь вы можете организовать международную конференцию, тренировку, запуск продукта, торгово-промышленную выставку или ярмарку вакансий из дома при помощи одного лишь ноутбука или смартфона и подключения к интернету.

В наше время виртуальные мероприятия состоят из привычных нам этапов, таких как дискуссии со спикерами, нетворкинг, общение со спонсорами и так далее благодаря поддержке технологически продвинутых платформ.

Посетить большинство онлайн-мероприятий можно бесплатно, но крупные традиционные конференции и торгово-промышленные ярмарки, которым пришлось перейти в онлайн, по-прежнему платные.

Почему стоит проводить виртуальные мероприятия?

Согласно MarketWatch, ожидается, что к 2020 году расходы на образовательные технологии достигнут 252 миллиардов долларов. А это значит, что:

a. Есть большой запрос на то, чтобы учиться у экспертов и знакомиться с единомышленниками.
Б. Люди становятся всё более предрасположены к тому, чтобы платить за повышение своей квалификации и навыков в интернете.

Ещё один опрос, проведённый Marketing Profs, показал, что пользователи Facebook оставляют под видео одобряющие комментарии в десть раз чаще, чем на других платформах, таких как Twitter, Instagram и YouTube.

Многие социальные сети заявили, что в скором времени запустят сервисы трансляций в реальном времени на своих платформах.

Это могло бы помочь маркетологам продвигать корпоративные виртуальные мероприятияна страничках компании в социальных сетях и создавать ажиотаж непосредственно во время их проведения. Ввиду всех этих изменений многие компании начали организовывать виртуальные мероприятия для дистанционных участников.

Виртуальные мероприятия привлекают большую аудиторию благодаря своей доступности, в том числе финансовой. Это выгодно для всех!

Составные части виртуального мероприятия

Контент - это главное. В виртуальной среде ваше мероприятие и есть контент. Поскольку виртуальное мероприятие зависит от контента, вовлечения публики и предлагаемой информации, качество видео должно быть высочайшим, а содержание - безупречным, поскольку от этих двух факторов и зависит успех всего мероприятия.

Вот несколько основных составных частей виртуального мероприятия:

А) Платформа для проведения виртуальных мероприятий и конференций
Б) Ответы на вопросы в реальном времени
В) Опрос в реальном времени
Г) Видеозапись в реальном времени
Д) Чат в реальном времени
Е) Опрос для сбора мнений
Ё) Несколько виртуальных сцен
Ж) Уголок спонсора

В то время как некоторые из этих элементов присущи как онлайн, так и офлайн мероприятиям, выше перечислены ключевые составные части виртуального мероприятия. Кроме того, некоторые продвинутые платформы для проведения видеоконференций, такие как Airmeet, также позволяют виртуально общаться и взаимодействовать тет-а-тет. А благодаря таким функциям, как «Комната отдыха» и «Бэкстейдж», виртуальные встречи становятся максимально похожи на традиционные.

Виды виртуальных мероприятий

Несмотря на то, что виртуальные мероприятия часто состоят из схожих компонентов, их стратегический порядок может повлиять на то, каким будет исход. Ниже перечислены семь основных видов виртуальных мероприятий.

1. Виртуальные мероприятия и конференции

Виртуальные мероприятия и конференции максимально приближены к своим традиционным вариантам. Они сопровождаются полным эффектом присутствия благодаря таким основным программным мероприятиям любой конференции, как дискуссии, доклады, работа в группах и многое другое. Виртуальные конференции состоят из нескольких частей и проводятся при помощи инструментов вовлечения аудитории.

Хотя такие мероприятия менее эффективны в плане сбора контактов потенциальных клиентов и нетворкинга, чем офлайн-события, участники виртуальных конференций могутпросматривать основные тезисы докладов в реальном времени, строить планы и составлять свою собственную программу при помощи сводок актуального и популярного контента, а также взаимодействовать с другими участниками мероприятия.

Если вы ещё никогда не организовывали онлайн-мероприятие, сама идея такого начинания может казаться пугающей. Тем не менее, чтобы провести масштабное виртуальное мероприятие, достаточно хороших навыков планирования и стратегического распределения ресурсов.

2. Вебинары

Популярность вебинаров и подкастов растёт на протяжении последних двух лет, и это не просто так. Благодаря им можно узнать по-настоящему много всего. Кроме того, они занимают намного меньше времени, чем виртуальные конференции.

Организуя вебинар, вы можете пригласить участников со всего мира, предложив им зарегистрироваться на ваше мероприятие. Как правило, контент в такому случае презентует один или несколько спикеров.

Вебинары могут быть как бесплатными, так и платными - в этом случае оплатить участие можно в интернете. Чтобы провести вебинар, воспользуйтесь инструментами для видеоконференций, благодаря которым можно организовать сеансы ответов на вопросы или продемонстрировать ролики, подготовленные заранее или в реальном времени.

Как правило, вебинары позволяют обеспечить узнаваемость бренда или создать контент верхней части воронки. Это отличный способ привлечь к себе внимание и заслужить признание публики, так как вебинары интересуют многих своим ценностным предложением.

3. Онлайн мастер-классы

Существует множество организаций, которые проводят онлайн-курсы для иностранных студентов. Это один из самых популярных видов виртуальных мероприятий, в ходе которого участники узнают что-то новое. На таких мероприятиях преподаватели могут отвечать на вопросы учеников, демонстрировать контент при помощи функции «Поделиться экраном» и проводить индивидуальные занятия с участниками.

Студенты могут посещать онлайн-занятия и изучать материал курса в формате видео и упражнений, а также выполнять пробные тесты. Это позволяет им персонализировать свою панель управления обучением.

4. Виртуальные встречи сообщества

Если вы хотите найти единомышленников и наладить связи, виртуальные встречи придутся как раз кстати. Это лучший способ познакомиться с теми, кто разделяет ваши предпочтения - как сообщества в социальных сетях, только в реальном времени.

5. Виртуальные концерты

Любите музыку и скучаете по концертам, потому что живёте в неподходящем месте или в неподходящее время? Тогда вам определённо понравится этот вид виртуального мероприятия. Теперь вы можете посещать живые концерты, сидя дома.

Да, организовать или посетить концерт можно в интернете. Музыканты также могут транслировать свои выступления из дома или студии.

6. Рубрика «Вопрос-ответ»

В ходе такого мероприятия эксперты отрасли или приглашённые спикеры отвечают на вопросы публики. Это немного похоже на интервью - гость может отвечать на вопросы, подготовленные заранее или задаваемые в реальном времени.

7. Виртуальные торгово-промышленные выставки

Проведение виртуальной торгово-промышленной выставки может быть отличным решением для компании, которая запускает новый продукт, поскольку это позволяет привлечь внимание аудитории со всего мира. Такие мероприятия помогают наладить связи с партнёрами по отрасли, а организаторы получают отзывы от участников в реальном времени, что является несомненным преимуществом.

Также вам, возможно, будет интересно почитать статью - 6 видов мероприятий,которые можно организовать на Airmeet.

Разница между реальными и виртуальными мероприятиями

Мероприятия - это прекрасная площадка для того, чтобы обзавестись связями. Появление концепции виртуальных мероприятий навсегда изменило будущее event-индустрии.

Если при слове «виртуальное мероприятие» вы представляете себе скучный длинный вебинар с минимальным взаимодействием, то совершенно зря! В наше время виртуальные мероприятия завоевали огромную популярность, так как им присущи все преимущества традиционных мероприятий, а вот летать или ездить никуда не нужно.

Тем не менее, сейчас мы рассмотрим, чем же виртуальные мероприятия отличаются от обычных, физических. Такие различия определяются несколькими факторами.

Начнём с самого очевидного. Офлайн-мероприятия могут привлекать больше участников благодаря своей живости и энергетике, а также обширным возможностям для нетворкинга.А вот виртуальные мероприятия прельщают своим контентом и простотой использования интернет-платформ, на которых они проводятся.

Считается, что офлайн-мероприятия позволяют наладить множество полезных связей, иными словами, они предоставляют полный простор для нетворкинга. Тем не менее, как нам кажется, виртуальные мероприятия им в этом не уступают - да, это противоречит тому, что утверждалось ранее, но виртуальный нетворкинг вряд ли вас разочарует.

В то время как на традиционных мероприятиях обычно предлагается несколько разных тематик на выбор, на виртуальных можно организовать несколько контент-опций одновременно. Классно, правда?

Да, придётся потрудиться, чтобы организовать по-настоящему увлекательные и интересные дискуссии и встречи в интернете, но зато, когда вы освоите это мастерство, вам будет море по колено. Чем не бонус? Чтобы добиться превосходного результата, понадобится творческий подход и высокотехнологичная платформа.

Пора избавиться от устаревшего стереотипа, согласно которому виртуальные мероприятия ни за что не смогут предоставить такие же возможности для личного взаимодействия, как и традиционные, ведь благодаря превосходным современным технологиям встречи в интернете идеальны для наглядного нетворкинга и живого взаимодействия. Помимо технологий здесь пригодятся тщательное планирование, гибкость и предоставление огромного количества информации.

Важные рекомендации по проведению виртуальных мероприятий:полный чеклист

Давайте на чистоту: спланировать и организовать виртуальное мероприятие не так уж просто. Особенно если вы делаете это впервые или никогда раньше не участвовали в онлайн-мероприятиях. Традиционные конференции переходят в виртуальное пространство, но у их организаторов уже есть неплохой опыт подготовки масштабных мероприятий.

Пока весь мир сидит дома на карантине, количество виртуальных конференций и подкастов неумолимо растёт. Если вашей компании необходимо наладить организацию виртуальных мероприятий, этот чеклист придётся очень кстати. В нём перечислено всё, что нужно сделать, чтобы подготовить такое мероприятие.

Подготовка к виртуальному мероприятию

1. Чётко определите цели и задачи

У вас должна быть веская причина организовать виртуальное мероприятие, значимая цель. Вне зависимости от размера мероприятия, вам понадобится надёжная стратегия, разработанная и утверждённая заранее. Проще всего начать с основной цели и концепции. Остальное приложится по ходу дела.

Если всё тщательно спланировать, претворить вашу задумку в жизнь будет намного проще. Планируя мероприятие, продумайте всё - начиная с того, кого вы пригласите в качестве спикеров, и заканчивая выбором формата афтепати. Тщательно спланированные мероприятия нравятся всем.

Крайне важно определить цели и задачи вашего виртуального мероприятия. А как вы собираетесь определять, добились ли вы успеха? Разбейте основную цель на несколько измеряемых целей по меньше и раздайте их вашим коллегам. У всей вашей команды должно быть чёткое представление о том, по каким ключевым результатам и показателям можно оценить эффективность проведённого мероприятия.

Также вы можете почитать статью «Создание превосходного маркетингового плана для вашего виртуального мероприятия»

2. Спланируйте бюджет вашего виртуального мероприятия

Планирование любого бюджета - это сложное и критически важное дело, но с виртуальными мероприятиями всё немного иначе. Переход от организации традиционных мероприятий к виртуальным демонстрирует концепцию кривой обучаемости. 

При чём здесь кривая обучаемости? Переключившись на проведение мероприятий в интернете, вы лишитесь много из того, к чему привыкли, а также столкнётесь с чем-то новым, но наверняка быстро к этому привыкните. 

Но вот вопрос: как всё спланировать и рассчитать в случае виртуального мероприятия. Итак, если вы очень смутно представляете, как спланировать бюджет своего виртуальногомероприятия, следуйте чётко установленной инструкции, чтобы ваше планирование было реалистичным. 

Прочитать эту инструкцию можно здесь: Как спланировать бюджет и расходы на виртуальное мероприятие? Вносите все важные рекомендации в свои заметки, чтобы воспользоваться ими позднее.

3. Определитесь с форматом мероприятия, темой и концепцией

Итак, вы решили провести виртуальное мероприятие, подготовили план, определили целии бюджет. Теперь нужно выбрать формат мероприятия.

Формат мероприятия - это «вид» мероприятия, которое вы хотели бы провести. Как уже было сказано ранее, существует несколько видов мероприятий:

  • Виртуальные мероприятия 
  • Онлайн-конференции
  • Вебинары

Также определитесь с темой и концепцией. От выбранной вами темы будет зависеть дизайн мероприятия, а от концепции - расписание, порядок спикеров и так далее.

4. Начните общаться со спикерами

Следующий важный шаг - пригласить спикеров на вашу онлайн-конференцию. В идеале стоит начать с мозгового штурма и набросать список всех потенциальных спикеров - пустькаждый участник вашей команды предложит по 3-5 вариантов. Решив, кого конкретно вы хотите пригласить на своё мероприятие, свяжитесь с ними.

Если вы только начинаете, спикеров бывает непросто завлечь. Вам придётся столкнуться с отказами, временными ограничениями и игнорированием. Не сдавайтесь! Попробуйте приглашать спикеров, у которых много подписчиков в LinkedIn, не начинайте сразу с «инфлюенсеров». 

Если вы организуете вебинар, этот процесс будет менее хаотичным, так как вам хватит одного-двух спикеров. А вот в случае виртуального мероприятия это может быть непросто. Вероятно, многие из спикеров попросят денежное вознаграждение за своё участие. Другим будет достаточно того, что на ваше мероприятие зарегистрировалось множество пользователей.

Вам решать, с каким типом спикеров работать. Можем сказать только одно: мудро расходуйте свой бюджет!

5. Найдите платформу для виртуальных мероприятий в соответствии с вашими потребностями

Если вы хотите максимально приблизить вашу виртуальную конференцию к традиционной, крайне важно подобрать подходящую платформу. Многие вспоминают об этом только в самый последний момент. Особенно это свойственно тем, кто организует подобное мероприятие впервые.

Как понять, подходит ли определённая платформа под нужды мероприятия, которое вы организовываете?Всё зависит от выбранного вами формата мероприятия. Если вы хотите, чтобы ваше виртуальное мероприятие было максимально похоже на привычное, физическое, вы можете остановить свой выбор на платформе Airmeet. Мероприятие, организованное на Airmeet, почти ни в чём не уступит традиционному.

Благодаря этой платформе можно организовать несколько сцен, личные встречи один на один для нетворкинга во время перерывов, общую комнату отдыха, рубрику «Вопрос-ответ» и многое другое. Вероятно, лучше всего выбрать платформу, где доступно всё вышеперечисленное.

6. Узнайте свою целевую аудиторию и назначьте дату и время, которые ей подходят

Это может казаться одновременно и очевидным, и довольно туманным, но уделите достаточно внимания определению даты и времени проведения вашего мероприятия. Во-первых, решите, какой будет ваша целевая аудитория?

Это мероприятие для B2B или B2C? Для инженеров или для маркетологов? Сможет ли кто угодно поучаствовать в вашем мероприятии и что-то благодаря ему узнать, или для участия необходимо обладать определённым набором знаний?

Ответив на все эти вопросы, вы поймёте, какой будет ваша целевая аудитория. Так почему же так важно определить дату и время мероприятия, учитывая особенности вашейцелевой аудитории?

Давайте разберём один пример. Предположим, вы организуете виртуальную конференцию для специалистов в области продаж. Лучше выбирать дату в первой половине месяца. У таких специалистов есть определённые ежемесячные цели, и последние 10 рабочих дней месяца обычно проходят напряжённо, так что вряд ли вам удастся собрать большую аудиторию в это время.

Схожим образом рассудите, в какое время дня и недели стоит проводить ваше мероприятие. Если участники будут из разных стран и часовых поясов, возможно, мероприятие стоит провести в два захода.

7. Займитесь продвижением вашего виртуального мероприятия или конференции

Здесь всё довольно очевидно. Если виртуальное мероприятие никак не рекламировать, вряд ли его посетят много участников. Большинство организаторов совершают большую ошибку, надеясь, что спикеры или инфлюенсеры приведут за собой свою собственную аудиторию. На самом деле, такие люди составляют лишь небольшой процент от всех участников подобных мероприятий.

Вам необходимо выделить достаточно ресурсов и времени на продвижение вашего мероприятия. Способ продвижения будет зависеть от ваших целей и показателей оценки эффективности.

Опубликуйте объявления о своём мероприятии на нескольких агрегаторах мероприятий, таких как Eventbrite. Благодаря Eventbrite также можно проводить рекламные кампании в социальных сетях для лучшей оптимизации продвижения.

Само собой, используйте социальные сети по максимуму, чтобы как можно больше людейузнали о вашем мероприятии. Подготовьте объявления, которые привлекут к нему внимание пользователей Facebook, Instagram и Twitter. Социальные сети помогут вам серьёзно увеличить количество зарегистрировавшихся.

Если вы устраиваете платное мероприятие или рассчитываете на рост продаж товара илидемо-версий после него, вы также можете запустить рекламную кампанию для увеличения количества регистраций. Создайте безупречную целевую страницу вашего виртуального мероприятия, укажите всю важную информацию, придумайте кликабельные заголовки, поработайте над кнопками призыва к действию и наладьте трафик этой страницы.

Если ваше мероприятие предназначено для В2В, возможно, стоит привлечь к работе хотя бы одного специалиста по продажам / пиару / лидогенерации для управления кампаниямипривлечения участников. Такие кампании творят чудеса для межкорпоративных мероприятий, которым нужно набрать деловых лидов или достаточно продуктов для демонстрации.

Виртуальным конференциям также подходит продвижение по электронной почте. Создайте миниатюрные баннеры с рекламой вашего мероприятия и используйте их в качестве подписи к вашему письму, чтобы, кликнув на них, человек мог зарегистрироваться на ваше мероприятие.

Также вы можете почитать статью - Эффективные способы помочь людям завязать знакомства на мероприятиях для нетворкинга.

8. Найдите спонсоров, если сможете

Сложно ли найти спонсоров для нового мероприятия? Да. Невозможно? Нет.

Если вы научитесь правильно презентовать ваше мероприятие и бренд, найти спонсоров будет не так уж проблематично. Спонсоры помогут вам справиться с расходами на организацию мероприятия, особенно если вы собираетесь пригласить спикеров, которые требуют высокой оплаты.

Подготовьте интересную и элегантную презентацию, которая сможет ответить на вопрос «Почему стоит поддержать именно ваше мероприятие?». Вариантов множество.

Например, можно предложить Серебряный, Золотой и Платиновый спонсорские пакеты. Также можно найти генеральных спонсоров, спонсоров-партнёров и так далее. С некоторыми можно договориться о сотрудничестве или бартере: вы показываете названиекомпании спонсора во время мероприятия, а спонсор помогает продвигать ваше мероприятие.

Существует много способов привлечь спонсоров - выбирайте тот, который подходит вам.

9. Заранее определитесь с содержанием мероприятия

Заранее определиться с содержанием мероприятия - это заранее спланировать всё. Представление ваших спикеров, демонстрации продуктов, проведение опросов в реальном времени - всё должно быть заранее спланировано и расписано.

Бонусный совет: Также будет полезно иметь наготове список вопросов и ответов. Вопросыможно собрать в соцсетях, а также у зарегистрированных участников. Если во время мероприятия вам покажется, что публика недостаточно в него вовлечена, сможете задать эти вопросы спикеру.

10. Проведите пробный прогон перед мероприятием

В идеале перед проведением мероприятия стоит сделать пробный прогон. Это позволит выявить потенциальные несостыковки и неувязки. Проверьте положение камеры, свет, качество звука, стабильность интернет-соединения и так далее во время пробного прогона.

Бонусный совет: Вы можете провести предварительную встречу со спикерами за неделю до начала мероприятия (meet and greet). Это позволит снять напряжение и познакомитьсяс участниками. Во время такой встречи следует обсудить все технические моменты.

Well, the biggest takeaway from this is - ‘Quality Over Quantity.’

Well, the biggest takeaway from this is - ‘Quality Over Quantity.’

Во время и после виртуального мероприятия

Итак, с чеклистом по подготовке мероприятия закончили - теперь переходим к тому, что нужно будет делать во время мероприятия. Эти рекомендации позволят вам избежать лишней нервотрёпки во время вашего виртуального мероприятия.

1. Убедитесь, что все получили необходимый доступ

Когда выходите в онлайн, убедитесь, что у всех спикеров и менеджеров мероприятия естьнеобходимый доступ. Если вашу рубрику «Вопрос-ответ» или опросы кто-то модерирует, атакже если спонсоры проводят онлайн-дискуссии, убедитесь, что у них тоже есть доступ для работы. Презентация и включение спикеров должно пройти безупречно.

2. Проверьте готовность спонсорских «стендов»

Если у вашей виртуальной конференции есть спонсоры, сообщите им, что делать и когда. На многих онлайн-платформах есть отдельный раздел, где участники могут виртуально посетить стенд спонсора или посмотреть демонстрацию продукта во время мероприятия. Также на некоторых платформах спонсоры могут вести дискуссии и делать презентации в реальном времени.

Как бы то ни было, очень важно, чтобы ваши партнёры и спонсоры были в курсе того, что им предстоит делать и когда.

3. Вовлекайте аудиторию

Не ждите, что участники вашего мероприятия вдруг окажутся вовлечены в происходящее без какого-либо стимула. Конечно, так бывает, но очень, очень редко. Подготовьте несколько приёмов, которые позволят вам увеличить вовлечённость участников по ходу виртуального мероприятия.Это можно сделать несколькими разными способами.

Призывайте людей публиковать свои вопросы в разделе «Вопрос-ответ» или задавать их в чате вашего мероприятия.

Дайте 1-2 участникам шанс поднять руки и задать вопросы напрямую во время каждой сессии мероприятия.Почти все платформы предлагают опции для проведения опросов - используйте их по максимуму для вовлечения вашей аудитории. Мотивируйте участников писать твиты во время мероприятия.

Помогите людям заняться нетворкингом во время перерывов.В самом начале мероприятия вы можете попросить людей написать, откуда они, а в конце разослать формы для обратной связи.

4. Проведите демонстрацию продукта

Это остаётся на ваше усмотрение. Если у вас достаточно большая аудитория, можете провести краткую презентацию вашего продукта во время одного из перерывов. Идея проста: вы собрали публику и привлекли её внимание - почему бы не воспользоваться такой возможностью? Согласно опыту многих компаний, количество запросов на индивидуальную демонстрацию продукта возрастает после такой небольшой презентацииво время мероприятий.

5. Удерживайте внимание аудитории

Разве есть что-то хуже, чем невовлечённая аудитория? Да. Это аудитория, которой скучно.Следите за тем, чтобы ваша аудитория всегда была вовлечена в происходящее и заинтересована, это всегда должно быть в приоритете. Если честно, никогда не знаешь заранее, как дела пойдут у спикеров, правда?

Одни выступают весьма энергично и харизматично, а другие покажутся несколько вялыми. Скучающая публика - это большой риск. Как только ваша аудитория начнёт скучать, участники начнут покидать мероприятие.

6. Организуйте афтепати, если позволяет бюджет

Афтепати - это замечательный способ завершить любое мероприятие. К тому же, благодаря этому ваше виртуальное мероприятие будет ещё больше напоминать реальное. Например, компания Search Engine Journal устроила превосходную вечеринку после своего онлайн-мероприятия, это был настоящий успех. Всем понравилась DJ-сессия, завершающая 10-часовое виртуальное мероприятие.

Возможно, вам удастся выделить бюджет на проведение афтепати, ведь это будет прекрасным способом закончить вашу конференцию или мероприятие.

7. Не теряйте связь с участниками

Вложив время и силы в организацию превосходного виртуального мероприятия, сделайте всё возможное, чтобы остаться на связи с участниками и получить отзывы. Так вы сможете поучиться на своих ошибках (если они будут), предотвратить возможные недочёты в будущем и проанализировать полученную информацию. По окончании мероприятия можно сделать следующее:

  1. Создать группу в Facebook: Здесь вы сможете отслеживать вопросы и предложения относительно презентованного на мероприятии контента. Мотивируйте ваших спикеров и модераторов общаться с участниками.

  2. Отправить электронное письмо после завершения мероприятия: К такому письму стоит приложить запись мероприятия, фото и/или инфографику, которая может оказаться полезной участникам, напомнить об основных моментах мероприятия, рассказать о ваших планах по проведению мероприятий в будущем, а также приложить небольшой опрос, чтобы участники могли кратко описать свои впечатления и поделиться предложениями на будущее.
  1. Собрать данные: Сколько человек присоединилось к каждой сессии? Что вы узнали благодаря опросам? Какие примечательные ситуации вам навсегда запомнятся? Воспользуйтесь этой информацией, чтобы сделать ваше следующее мероприятие ещё лучше.

Инструменты и технологии для проведения виртуального мероприятия

Как известно, виртуальные мероприятия полностью полагаются на технологии. Платформы помогают организаторам справиться с продвижением, проведением и управлением мероприятиями.

Ниже перечислено несколько важных технологических составляющих для организации виртуального мероприятия.

• Сайт мероприятия

Сайт мероприятия - это очень важная составляющая, которая необходима для продвижения вашего мероприятия. Это справедливо как для онлайн, так и для офлайн мероприятий.

Благодаря сайту вы можете привлекать участников и предлагать им зарегистрироваться на ваше мероприятие.

Очень важно разработать сайт, на котором будут перечислены основные ценности вашегомероприятия, указана полная программа, представлены спикеры, опубликованы ответы на самые популярные вопросы, а также разъяснён процесс регистрации.

• Регистрация

Регистрация необходима для сбора данных. Чем это вам поможет? Когда участник регистрируется на мероприятие, вы получаете его личную информацию и узнаёте о предпочтениях, а также можете перенаправить пользователя к оплате участия.

Существуют онлайн-инструменты для упрощённой регистрации участников. Также на них доступны инструменты планирования и маркетинга для организации успешного виртуального мероприятия.

• Электронная почта

Маркетинг по электронной почте позволит уведомить большое количество людей о мероприятии, поможет привлечь множество участников и постоянно держать их в курсе новостей вашего мероприятия, поспособствует вовлечённости и предоставит возможностьдля сбора обратной связи.

Электронная почта - это наилучший способ коммуникации с участниками. Если воспользоваться инструментом для маркетинга по электронной почте, вы сможете отправлять пользователям фирменные индивидуальные письма. Можно настроить автоматическую отправку писем на определённый день и время в зависимости от того, что вы знаете об участнике, а также анализировать показатели кликабельности и просмотренности.

• Мобильное приложение для мероприятия

Мобильное приложение для мероприятия - ещё одна важная технология, которая станет проводником по онлайн-мероприятию. Участники могут использовать такие приложения с телефонов или через браузер, чтобы узнать как можно о мероприятии и выбрать, какие сессии посетить.

А организаторы смогут при помощи приложения собирать информацию о популярности сессии и вовлечённости участников. Также подобный инструмент позволит участникам знакомиться и поддерживать виртуальную связь друг с другом.

• Отзывы о мероприятии

Как узнать, успешно ли прошло ваше мероприятие? Само собой, при помощи обратной связи. Именно она позволяет вам узнать о реакции аудитории или участников.

Для получения обратной связи можно воспользоваться специализированными инструментами, которые позволят вам узнать, как публика оценила ваше мероприятие. Кроме того, такой инструмент поможет определить виртуальных лидов и конвертировать их в продажи.

• Интеграция

Собрали много информации об участниках вашего мероприятия? Поделитесь ею с виртуальной платформой и технологическими системами, которые использовались для его проведения. Посредством безопасной интеграции этими данными можно также поделиться с системами маркетинговой автоматизации и CRM.

Благодаря инструментам интеграции вы сможете хранить всю информацию об участникахв одном месте и, следовательно, без труда находить больше лидов и анализировать основные показатели мероприятия.

Также вы можете почитать статью Как использовать Airmeet дляпроведения онлайн-мероприятия? 5 самых популярных функций

Ключевые показатели для оценки эффективности виртуального мероприятия

Всё, что делается в компании, должно быть обусловлено той или иной целью. Отнеситесь к виртуальному мероприятию как к очередной маркетинговой кампании, когда дело касается показателей эффективности вашего бизнеса. Вот несколько показателей, которые пригодятся организатору любого мероприятия:

• Узнаваемость бренда / Продвижение бренда

Узнаваемость бренда - один из основных показателей для оценки успешности проведённого онлайн-мероприятия. Как её измерить посредством узнаваемости? Поищите упоминания о вашей компании в соцсетях и СМИ, найдите отсылки и рекомендации, а также определите участников, которые часто к вам возвращаются.

• Генерация лидов / прибыли

Создание базы потенциальных клиентов - неотъемлемая часть любого B2B-мероприятия. Если вы не собираетесь сформировать список потенциальных клиентов, то масштабное мероприятие проводить ни к чему. Измерить успех можно по количеству найденных лидови запланированных демонстраций продукта.

А если ваша компания занимается организацией мероприятий, вашу эффективность можно оценить по показателям доходности ваших спонсоров и партнёров.

• Привлечение большего количества спикеров / инфлюенсеров

Также ваше виртуальное мероприятие можно посчитать успешным, если спикеры первыми вызываются с вами работать. Если мероприятие прошло хорошо, это наверняка привлечёт множество новых спикеров. Это мгновенный показатель успеха.

Итак, мы обсудили способы оценить успешность вашего мероприятия, но важно помнить, что вам вряд ли удастся добиться достойных показателей в ходе первого организованноговами мероприятия. На то, чтобы добиться узнаваемости бренда, заполучить лучших спикеров, найти золотых спонсоров и привлечь тысячи участников, потребуется 2-3 мероприятия.

Создать ваше собственное сообщество - это реально.

У вас получилось! Теперь вы знаете всё об основах проведения виртуальных мероприятий. Да, это непросто. Вот почему платформа Airmeet готова помочь вам найти исвязаться с сообществами единомышленников - как локальными, так и международными.

Мы живём в новом мире, и одного клика хватит, чтобы объединиться в сообщество.

Заключение

Собираетесь организовать виртуальное мероприятие? Проведите его на платформе Airmeet чтобы создать эффект личного присутствия для участников вашего мероприятия и получить превосходный опыт в этой сфере.

Virtual Events & Community Building Insights
Subscribe to Get Updates (we promise no spam)
Подписаться
Уведомить о
guest
24 Comments
Старые
Новые Популярные
Межтекстовые Отзывы
Посмотреть все комментарии
Laszlo Szemelyi
Laszlo Szemelyi
11 месяцев назад

Great guide, thank you guys! I browsed through with enthusiasm and consent. As a suggestion, I think

  • readers would appreciate some suggestions on tools to host,
  • it is important to include a section for speaker coaching, as many of the speakers need to be trained in the tool and sometimes also regarding their appearance and interactivity.

In my experience virtual events usually attract more people than physical ones mainly because of instant availability (no need to travel or block whole days in the calendar), but you should make sure the value-for-money is set right.

Shushank
Shushank
9 месяцев назад

This blog is useful

erica alitiem
erica alitiem
7 месяцев назад

Interested in learning more – is there a contact that I could connect with?

Sanchi
Администратор
7 месяцев назад
Ответить на  erica alitiem

Hello Erica 🙂

Thank you for reaching out. You can connect with us at [email protected]

Sanchi
Администратор
7 месяцев назад
Ответить на  erica alitiem

Hello Erica 🙂

You could reach out to us at [email protected]

alterations christchurch
alterations christchurch
6 месяцев назад

Hi, thank you for such a brilliant post. I have been reading some blogs that gives me more knowledge about ultimate guide organize virtual events conferences; I must say this is one of the best among them. You have done a great research for I feel, thanks for sharing.I never thought will get to visit this https://www.canterbury-builders.co.nz/ oh, has some nice content for everyone

Sanchi
Администратор
5 месяцев назад
Ответить на  alterations christchurch

We are glad it was an informative piece of content for you. 🙂

Kitchen renovation Dunedin
Kitchen renovation Dunedin
6 месяцев назад

The blog is addressing on the ultimate guide organize virtual event conference. Such content must be made more and more available. Thank you for this article! This is really very informative. I love this article, thanks for producing such great contents. I love your posts always.I found this http://www.baybuild.co.nz/ Having loads of data, if possible do have a look

Sanchi
Администратор
5 месяцев назад
Ответить на  Kitchen renovation Dunedin

This makes us so happy! Sharing information that truly resonates with all of you and that helps you out in small ways or big, is our intention. Glad to hear you enjoyed this piece. 🙂

renovations Hamilton
renovations Hamilton
5 месяцев назад

Hey thanks for posting this useful information about ultimate guide organize virtual events conferences here, I really hope it will be helpful to many. It will help a lot; these types of content should get appreciated. I will bookmark your site; I hope to read more such informative contents in future. Appreciative content!

Sanchi
Администратор
4 месяцев назад
Ответить на  renovations Hamilton

Thank you for your appreciative words. 🙂

Home Builders Tauranga
Home Builders Tauranga
5 месяцев назад

This article provides details about ultimate guide organize virtual events conferences.This blog happens to be one of the best blog, which give proper details about it. I enjoyed reading this blog and would suggest others too, and you would get to read about it in this link.

Sanchi
Администратор
5 месяцев назад
Ответить на  Home Builders Tauranga

Your appreciate comment made our day! Thank you for stopping by and sharing your feedback. We will continue to provide you with articles that assist and align with your goals.

Plastering Services Auckland
Plastering Services Auckland
5 месяцев назад

I loved your blog and thanks for publishing this content about ultimate guide organize virtual events conferences!! I am really happy to come across this exceptionally well written content. I like how you have researched and presented these exact points so clearly. Thanks for sharing and look for more in future!!

Sanchi
Администратор
5 месяцев назад
Ответить на  Plastering Services Auckland

Elated to know that you resonated with our work. We will continue to serve you, and all our readers, with more useful content. Thank you for taking out time to share your feedback. 🙂

Kitchen Renovations Auckland
Kitchen Renovations Auckland
5 месяцев назад

This is really appreciated that you have presented all data on the ultimate guide to organize the virtual event conference in detail. I love all the information shared. I like how you have researched and presented these exact points so clearly. Great article!!

Sanchi
Администратор
5 месяцев назад
Ответить на  Kitchen Renovations Auckland

It’s a pleasure to hear that you found the information useful. Happy to serve you with more informational pieces. Thank you for your appreciative words. 🙂

Commercial Construction Companies Christchurch
Commercial Construction Companies Christchurch
5 месяцев назад

Thanks for posting this useful information over here; I really hope it will be helpful to many to know about the ultimate guide to organize virtual event conference in detail. Appreciative content!! I loved reading this article and would suggest everyone to come over this article.

Sanchi
Администратор
5 месяцев назад

We value our readers feedback and it is great to know that this article resonated with you. Thank you for showing your support. 🙂

pool excavation Auckland
pool excavation Auckland
4 месяцев назад

I was looking for this information relating to such ultimate guide organize virtual events conferences. You have really eased my work by posting this article, loved your writing skill as well. Please keep sharing more, would love to read more from you!

https://www.dingogroundworx.com/excavation-earthmoving/

Sanchi
Администратор
4 месяцев назад
Ответить на  pool excavation Auckland

Thank you for stopping by! We are glad to know that the guide served you. 🙂

Architectural Housing In Christchurch
Architectural Housing In Christchurch
4 месяцев назад

This is a very informative blog, thanks for sharing about ultimate guide organize virtual events conferences . It will help a lot; these types of content should get appreciated. I will bookmark your site; I hope to read more such informative contents in future… great post!! Come across https://gmacbuilders.co.nz/ and hope you can visit this too to get more information.

Sanchi
Администратор
3 месяцев назад

Happy to have served you with useful content. Thank you for sharing. 🙂

Builders Mt Maunganui
Builders Mt Maunganui
2 месяцев назад

Thank you very much for presenting this data about ultimate guide organize virtual events conferences, it’s known how to get approved but what are the next steps after getting the approval… Wonderful information, thanks a lot for sharing kind of content with us… great post! Find an incredible site https://www.precisebuilders.co.nz/ having lots of ideas and tips that can be handy

You might also like
Maneet Chaudhary
Июнь 11, 2021
Maximising your virtual outcomes is essential if you want to get the best ROI. The Airmeet virtual event platform offers several features that help deliver an engaging experience to your participants. This guide takes an in-depth look at each of these features to help you understand them.
Mukesh Kumar
Июнь 7, 2021
When hosting virtual events, virtual swag bags have the potential to not only be a component of your marketing strategy, but also a vital part of the user experience. They can have a long lasting impression on the audience’s conscience, in addition to making your event memorable. The catch is, they should be used correctly.
Ishani Appaya
Июнь 4, 2021
Though virtual events have become very popular in recent times, it remains a challenge for event organisers to monetise them. There are multiple ways that you can monetize your virtual event. According to the data by Event Manager Blog, a whopping 32.8% of event organisers are still not capitalising on their virtual events and just doing it for free. Here are 16 tips to monetise your next virtual event.
Заинтересованы в предоставлении вашему сообществу интерактивного опыта?
Попробуйте платформу виртуальных событий Airmeet.