Eventos Virtuais

Eventos e Conferências Virtuais: O Supremo Guia de 2020

Gayatri Poswal
• Junho 23, 2020
Virtual Events and Conferences_ The Ultimate 2020 Guide
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Table of Contents

Introdução

A mente dum organizador de eventos está preparada para ponderar todos os cenários pessimistaspossíveis e alterar o seu plano em conformidade. Estamos certos de que falamos por todos quando dizemos que uma pandemia global não constava da nossa lista de potenciaispiores casos.Mas,aqui estamos. 

De facto, esta nova realidade deu lugar aos eventos virtuais que estão a ser apresentados como o novo normal. Se se está aperguntar se o impacto é sério ou quão grande esta indústriaé, eis uma pequena notícia: As exposições e feiras por si só são responsáveis por até 60.000 eventos nos 11 países principais.

O mundo dos negócios está a testemunhar uma mudança de paradigma histórica e a indústria dos eventos não fica atrás. Vimos um grande número de eventos físicos organizar conferênciasvirtuais na primeira metade de 2020 e é provável que se sigam mais. Nos recentes relatos da Cisco, foi revelado que os vídeos ao vivo passarão a consumir 82% de todo o tráfego de internet até 2021.Este ano, alguns dos maiores eventos físicos, que atraem pessoas do mundo inteiro, realizaram os seus eventos online. As conferências online ou virtuais podem não só permitir uma acessibilidade fácil, mas também são muito mais baratas do que os eventos físicos.

O grande problema que as pessoas tinham com eventos virtuais inicialmente era que parecia mais um live stream do que propriamente um evento real. Quando se pensa em eventos, pensa-se nas sessões de networking, nos patrocinadores, na capacidade de interagir com o orador, etc.Mas, infelizmente,a maior parte das conferências virtuais durante os primeiros diasde 2020 parecia um podcast.

O motivo era simples - falta de tecnologia e inovação. A mudança global foi tão rápida que a plataforma de eventos online e as apps de videoconferência tornaram-se numa necessidade quase de um dia para o outro.

Mas com o número crescente de eventos online, como pode sobreviver ou destacar-se da multidão? Como pode gerar uma audiência ou a sua conferência virtual quando existe o fenómeno do “cansaço do vídeo”? E o mais importante, como faria um evento virtual parecer uma conferência física decente?

Embora as empresas estejam agora a enfrentar numerosos novos desafios, esta altura, também proporciona uma verdadeira oportunidade: compreender um pouco mais da engenharia de eventos virtuais para que se possa criar uma estratégia de eventos virtuais que esteja integrada no seu plano de marketing global — agora e para o futuro. Criámos o guia supremo de introdução aos eventos virtuais porque não sãosó oportunos, são o futuro do trabalho.

Neste guia supremo de eventos e conferências virtuais, passaremos pelo âmago da hospedagem, promoção e ferramentas necessárias para organizar um evento de sucesso online.

O que é um Evento Virtual?

Um evento virtual replica um evento “físico” com uma determinada localização, mas num espaço online. Permite-lhe efetuar uma conferência global, aula de formação a pedido, lançamento de produtos, feiras comerciais ou de recrutamento a partir do conforto do seu lar ouescritório, com apenas um portátil ou outro dispositivo móvel e uma conexão à internet.

Atualmente, os eventos virtuais têm a mesma essência que os eventos presenciais, como a interação com os oradores, o networking, as conversas com os patrocinadores – tudo graças à ajuda de plataformas experientes em tecnologia.

A maior parte dos eventos online são gratuitos, mas as principais conferências físicas e feiras que se mudaram online ainda são pagas.

Porquê Deve Organizar um Evento Virtual?

De acordo com o MarketWatch, o gasto com as EdTech (tecnologias educacionais) deverá atingir os 252 mil milhões de dólares em 2020. E isto indica:

a. As pessoas têm um desejo de aprender com especialistas e de se conectar com pessoas com ideias semelhantes.
b. As pessoas estão cada vez mais dispostas a pagar para atualizar os seus conhecimentos e competências online.

Uma outra pesquisa realizada pela Marketing Profs revelou que os utilizadores do Facebook validam os vídeos ao vivo dez vezes mais com os seus comentários do que vídeos regulares de outros canais de redes sociais como o Twitter, o Instagram e o YouTube.

Para além disso, muitos canais de redes sociais anunciaram que brevemente irão lançar a funcionalidade “Happening Now” (Acontecendo Agora) nas suas plataformas.

Bem, isto ajudariase os profissionais de marketing promovessem algum tipo de evento virtual empresarial nas plataformas de redes sociais da empresa e criassem furor enquanto o evento está em andamento. Estas mudanças levaram a que muitas empresas começassem a organizar eventos virtuais para uma audiência remota.

Uma grande audiência é atraída por eventos virtuais porque são facilmente acessíveis e também são amigos do orçamento. É uma situação em que sai sempre a ganhar!

Elementos dum Evento Virtual

O conteúdo é soberano. Mas num contexto virtual o conteúdo é o seu evento. Como um eventovirtual depende do conteúdo, do envolvimento e dos dados é imperativo ter uma alta qualidade de produção de vídeo e ótimo conteúdo, pois estes dois fatores podem ser decisivos num evento online.

Alguns elementos cruciais de que um evento virtual é constituído são:

a. Plataforma de eventos/conferências virtual
b. Sessão de Perguntas e Respostas ao vivo
c. Sondagem ao vivo
d. Gravação de vídeo ao vivo
e. Chat ao vivo
f. Inquéritos de feedback
g. Inúmeros palcos virtuais
i. Canto dos patrocinadores

Embora alguns elementos sejam comuns tanto eventos online como offline, os elementos-chave mencionados na lista acima são típicos dum evento virtual. Além destes elementos, as plataformas de videoconferências como a Airmeetproporcionam a possibilidade de efetuar conversas e interações cara-a-cara virtuais.Assim,funcionalidades de encontro como "Social Lounge"(Lounge Social) e "Backstage"(Bastidores) são o que torna a experiência do eventovirtual o mais próxima possível dum evento físico.

Tipos de Eventos Virtuais

Embora os eventos virtuais da têm componentes semelhantes, no entanto, quando são organizados estrategicamente, produzem resultados variados. Abaixo estão os sete principais tipos de eventos virtuais.

1. Eventos e Conferências Virtuais

Os eventos e as conferências virtuais são o mais aproximado que há dos seus homólogos físicos.Eles proporcionam-lhe uma experiência completa de conferências presenciais à medida que estas conferências são criadas, tendo em conta que a agenda incorpora sessões, palestras, fugas e muito mais. As conferências virtuais englobam conteúdo de múltiplas sessões, assim como ferramentas para envolvimento da comunidade.

Embora o evento não seja muito eficaz no que toca liderar a obter contactos de potenciais clientes e ao networking como acontece num evento offline, as conferências virtuais dão aos participantes acesso a poderem assistir a palestras em tempo real, o que lhes permite planear e criar a sua agenda usando o conteúdo relevante e na moda e interagir com outros participantes tanto quanto assim o desejarem.

Se nunca organizou um evento online antes, é fácil intimidar-se com todo este conceito.Mas,um bom planeamento e alocação estratégica de recursos deverão bastar para ajudar a planear e organizar um evento virtual em larga escala.

2. Webinars

Os webinars e os podcasts estão em ascensão há alguns anos e com razão. A quantidade de informação que podes obter com tais eventos é massiva. Para além disso, o compromisso de tempo é bastante menor do que uma conferência virtual.

A organização de webinars permite-lhe convidar participantes do mundo inteiro para se inscreverem e se juntarem ao evento. Geralmente há um ou mais oradores que apresentam o conteúdo.

Os webinars podem ser oferecidos gratuitamente, ou as empresas podem cobrar dinheiro aos participantes pelo mesmo usando métodos de pagamento online. Para realizar webinars, pode utilizar ferramentas de videoconferência que lhe permitam realizar sessões de Perguntas e Respostas ou ter o potencial de apresentar clips ao vivo ou pré-gravados.

Normalmente deve utilizar os webinars para construir a sua marca e produzir algum conteúdo de funil de topo. Estes são uma ótima forma de ganhar tração online pois são procurados devido à sua proposta de valor.

3. Workshops Online

Há imensas instituições por aí que oferecem cursos online para estudantes estrangeiros. Este éum dos tipos mais populares de eventos virtuais em que os participantes aprendem uma nova competência. Neste tipo de evento, o formador pode tirar dúvidas através de sessões de Perguntas e Respostas ao vivo, apresentar o conteúdo através da funcionalidade de partilha deecrã, e ter sessões cara-a-cara com os seus alunos.

Neste evento, os alunos podem ainda frequentar aulas online que oferecem material de curso no formato de vídeos, exercícios e efetuar testes de treino. Proporciona aos alunos a possibilidade de personalizar o seu painel de controlo.

4. Encontros de Comunidades Virtuais

Se estiverdisposto a encontrar a sua tribo e construir relações reais, os encontros virtuais são os tipos de eventos que pode organizar ou assistir. Tal como as comunidades das redes sociais, os encontros de comunidades virtuais são a melhor forma de conexão com pessoas com ideias semelhantes, mas em tempo real.

5. Concertos de Música Virtual

Adora música, mas não tem a oportunidades de assistir a concertos de música incríveis devido à sua localização geográfica? Então, vai adorar este tipo de evento virtual. Pode assistir a concertos de música ao vivo enquanto está de rabo sentado na sua casa.

Sim, pode organizar/assistir a concertos de música virtualmente. Os artistas também têm a opção de transmitir em diretoo evento, quer a partir do conforto do seu lar, quer dum estúdio.

6. Pergunte-me o Que Quiser (AMA)

As sessões AMA são sessões realizadas com especialistas do setor ou oradores convidados. As sessões são efetuadas num formato exclusivo de entrevista, em que o convidado recebe as perguntas dos participantes durante a sessão ao vivo ou responde às perguntas feitas antes doevento.

7. Feiras Virtuais

Organizar feiras virtuais pode trazer imensas vantagens para as empresas que estão a lançar novos produtos, pois podem captar audiências do mundo inteiro. Este tipo de evento permite o networking com parceiros do setor, e os organizadores obtêm a vantagem de obter feedback AO VIVO dos participantes.

Se calhar gostaria de ler - 6 Tipos de Eventos que Pode Organizar em Airmeet.

Linha da Diferença entre Eventos Offline e Virtuais

Os eventos sempre foram uma fonte incrível de networking. Desde o surgimento da ideologia dos eventos virtuais, que o futuro da indústria dos eventos mudou extraordinariamente.

Se estáa imaginar e a comparar eventos virtuais com os não tão interessantes webinars longos com interação quase nula,então, está a ir pelo caminho errado! Porque atualmente, os eventos virtuais ganharam imensa popularidade, pois proporcionam-lhe nada menos do que o que obtém num evento presencial sem ter de voar dum canto para outro.

Mas o nosso ponto aqui é determinar como os eventos virtuais e os eventos offline não se assemelham uns aos outros. Enquanto falamosda diferenciação entre os eventos presenciais e virtuais, há vários fatores em que podemos basear a sua diferenciação.

Podemos começar com o mais básico e comum. Os eventos offline podem atrair mais participantes com os seus destinos exuberantes e ao garantir networking em termos expansivos. Por contraste, os eventos virtuais deslumbram o seu público com o seu conteúdo esoftware de eventos virtuais intuitivo ondeo evento irá ocorrer.

Se generalizarmos o conceito de networking, normalmente, acredita-se que os eventos offline têm uma abrangência vasta de networking. Ainda assim, eu vejo os eventos virtuais como uma oportunidade para expandir a rede de contactos a uma escala mais ampla. Oh, sim, esta afirmação contradiz a anterior, mas se contextualizar em termos de networking virtual, parece verdade, não é?

No entanto, os eventos offline proporcionam várias opções de conteúdo, mas os eventos virtuais mantêm-no organizado e disponibilizam opções de conteúdo simultâneas, porreiro, não é?

Você tem de ter a coragem de ter sessões envolventes em eventos virtuais, mas assim que o conseguir, então pode fazer a sua própria propaganda. Parece-lhe bem, não é? Basta ter criatividade e uma plataforma de alta tecnologia para criar um impacto notável.

Agora está na hora de fazer desaparecer o velho cliché de que os eventos virtuais nunca serão capazes de proporcionar aos seus participantes o mesmo nível de interação cara-a-cara como os eventos offline, mas a verdade é que com o recurso a uma excelente tecnologia, os eventos virtuais podem ser uma boa experiência de networking e de interação real. Não só o recurso a uma excelente tecnologia, mas também o planeamento cauteloso, os dados e uma ótima agilidade contribuem para isso.

Dicas Importantes para Organizar Eventos Virtuais: A Derradeira Checklist

Vamos ser honestos, planear e organizar um evento virtual não é fácil. Especialmente se é o seu primeiroou não tem experiência no âmbito dos eventos online. As pessoas que organizam eventos físicos que estão a passar as suas conferências para plataformas virtuais têm a experiência de organizar eventos em larga escala.

Com o mundo em confinamento, o número de conferências virtuais e de podcasts tem vindo a aumentar. Se desejar aproveitar os eventos virtuais para a sua marca em 2020, esta é a única checklist de que precisa. A lista seguinte inclui todas as atividades pré-evento que deve realizar.

Atividades Antes doEvento Virtual

1. Defina o motivo e estabeleça objetivos claros

Deve hacer um forte MOTIVO para criar o seu evento. O que queremos dizer com isto é que, quer o seu evento seja grande ou pequeno, isso não importa, mas deve ter uma estratégia sólida em vigor de antemão. É sempre mais fácil quando se começa com um objetivo e conceito chave. O resto é tratado à medida que se avança.

Se fizer o seu planeamento corretamente, será muito mais fácil pôr tudo em andamento durante o evento real. Por planear o seu evento, estamo-nos a referir literalmente a planear tudo – desde que oradores deseja à pós-festa, toda agente adora um evento bem planeado.

Também é extremamente crucial definir objetivos e metas claros para o seu evento virtual. Como vai medir o sucesso? Decomponha o objetivo principal em pequenos objetivos mensuráveis e atribua-os aos membros da sua equipa. Toda a sua equipa deve ter os seus KRAs e KPIs para determinar o sucesso do evento.

Leia Também Crie um Plano de Marketing de Arrasar para o seu Evento Virtual.

2. Planeie um orçamento para o seu evento virtual

Planear um orçamento para seja o que for é uma tarefa complexa e crucial, mas o caso muda de figura no que toca a eventos virtuais. Passar de organizador de eventos presenciais para eventos virtuais tem uma curva de aprendizagem. 

Porquê uma curva de aprendizagem? Quando passa de organizador de eventos offline para eventos virtuais, deixará de ter imensas tarefas a que já estava habituado, e passará a ter novas tarefas a que provavelmente se habituará rapidamente. 

Mas aqui surge a pergunta: como se planeia e calcula números no que toca a eventos virtuais? Por isso, se não sabe bem como planear um orçamento para o seu evento virtual, então, siga um processo definido para esta tarefa para determinar se o planeamento que está a fazer não é irrealista. 

Para conhecer todo o processo, deverá ler aqui: Como Planear um Orçamento e Despesas para um Evento Virtual? e abra o seu bloco de notas para começar a anotar as indicações importantes.

3. -Decida o formato, o tema e o conceito do evento

Ok, então já decidiu que vai fazer um evento virtual, o seu plano, objetivos e orçamento estão prontos - o próximo passo é realmente definir o formato do evento.

O formato do evento é basicamente o “tipo de evento” que procura organizar. Aqui estão algunstipos de eventos que deve considerar, enumerados anteriormente:

  • Eventos Virtuais 
  • Conferência Online
  • Webinar

Além disto, decida também um tema e um conceito. O seu tema pode abranger tudo relacionado com o design, enquanto o conceito será sobre os timings, o envolvimento dos oradores, etc.

4. Comece a falar com os oradores

Obter oradores para a sua conferência online é grande tarefa seguinte. Idealmente deve começar por colocar todas as ideias de oradores numa folha de cálculo e pedir que cada um dos membros da sua equipa envie ideias de 3-5 oradores. Quando escolher os oradores que pretende para o evento, comece a contactá-los.

Sejamos honestos, não é fácil arranjar oradores se estiver a começar. Enfrentará rejeições, restrições de tempo, ausência de respostas, mas segue em frente. Tente obter oradores com pelo menos uma quantidade considerável de seguidores no LinkedIn se não forem “influenciadores no LinkedIn”. 

Se estáa organizar um webinar, então, vai ser muito menos agitado, já que se safa com 1 ou 2 oradores. Mas para um evento virtual, isso seriaum pouco difícil.Há apossibilidade de muitos oradores pedirem uma compensação monetária em troca do seu tempo. Enquanto quealguns oradores podem ficar satisfeitos em obter os dados de registo dos utilizadores.

Isto é algo que tem dedescobrir - quais gostarias de conseguir obter. Tudo o que podemos dizer é, use o seu orçamento sensatamente!

5. Encontre uma plataforma de eventos virtuais que se adapte às suas necessidades

Se desejar replicar a experiência dum evento físico para a sua conferência ou evento virtual, escolher a plataforma certa é imensamente essencial. A maior parte das pessoas só pensa nisto no final. Especialmente as pessoas que estão a organizar um evento pela primeira vez, saber que plataforma vão usar é bastante importante.

Como se sabe se uma plataforma é certa para o tipo de evento que se está a organizar?Isto será respondido pelo formato de evento que escolheu. Se deseja organizar um evento virtual que seja exatamente como um evento físico, considere obter uma plataforma como o Airmeet. Um evento Airmeeté a alternativa a um evento físico.

Tem a opção de vários palcos, sessões de networking cara-a-cara durante as pausas, lounge social, levantar a mão nas sessões de Perguntas e Respostas e muito mais. Considere obter uma plataforma de eventos online que tenha todas estas funcionalidades.

6. Conheça o seu público-alvo e marque uma data e hora

Este ponto pode parecer muito básico e/ou vago,mas é preciso dedicar algum tempo a planeara marcação duma data e hora. Em primeiro lugar, conheça o seu público-alvo.

Vai ser um evento B2B ou B2C? Vai ser para técnicos ou para especialista de marketing? Alguém pode juntar-se ao evento e aprender algo com ele ou precisa ter um certo grau de conhecimento antes de se juntar?

Quando tiver as respostas para tudo isto,saberá quem é o seu público-alvo.Portanto,a próxima pergunta é: Porque é necessário ter em mente o seu público-alvo para marcar uma data e hora, certo?

Vejamos um exemplo. Suponha que está a organizar uma conferência virtual para profissionais de vendas/diretores. O melhor seria selecionar uma data que antes do meio do mês. Como os vendedores têm objetivos a cumprir e andam numa roda viva durante os últimos 10 dias dos seus ciclos de vendas, não conseguiria muito público nesses dias.

Da mesma forma, pense na hora e no dia da semana. Se está à espera de ter pessoas de vários países com uma enorme diferença de fusos horários, considere dividir o seu evento em 2 seções.

7. Promova o seu evento ou conferência virtual

Este ponto não é fácil. Não podeesperar que as pessoas simplesmente apareçam a não ser que promova o seu evento virtual. Na verdade, o maior erro que a maioria dos organizadores comete é esperar que os oradores ou influenciadores tragam consigo o seu próprio público. Pois, na realidade, esse número é muito reduzido.

Independentemente do que acontecer, tem de alocar recursos e tempo suficientes para promover o seu evento. A forma como promove o seu evento depende muito dos seus Objetivos e KPIs.

Aproveite as plataformas congregadoras de eventos como o Eventbrite para listar lá o seu evento. Também pode publicar anúncios nas redes sociais através do Eventbrite para otimizar as suas campanhas ainda mais.

Escusado será mencionar que deve usar as redes sociais extensivamente para promover o seuevento. Seja o Facebook, Instagram, Twitter, crie algum conteúdo de fazer parar polegares parapromover o seu evento. As redes sociais vão dar-lhe um grande aumento nas inscrições.

Quer seja éum evento pago ou espera muitos eventos de demonstrações/vendas de produtos, também pode colocar Anúncios para obter inscrições. Crie uma página de promoção deslumbrante para a sua conferência virtual, preencha-a com detalhes relevantes, títulos clickbait,CTAs adequados e conduza tráfego para essa página.

Se estáa organizar um evento B2B, considere obter pelo menos 1 representante de vendas/especialista em divulgação/gerador de contactos de potenciais clientes para efetuar campanhas de divulgação. Estas campanhas fazem maravilhas aos eventos B2B em que se pretende obter contactos de potenciais clientes/agendar demonstrações.

O marketing por email também funciona bastante bem no caso das conferências virtuais. Também, use banners de eventos em miniatura como um email de inscrição em que as pessoas podem clicar na inscrição parase poderem registar no evento.

Leia Também - Quebra-gelos Eficazes para o seu Evento de Networking.

8. Obtenha patrocinadores, se puder

É difícil conseguir patrocínios para um novo evento? Sim. É impossível obter patrocínios? Nem por isso.

Se apresentar o seu evento e potenciar a sua marca de forma inteligente, obter patrocinadores nãoserá um grande problema. Os patrocínios ajudarão a suportar o custo do evento, especialmente, se receber oradores que cobram os olhos da cara.

Crie uma apresentação agradável e elegante que responda principalmente ao “motivo do evento” ocorrer e trate-a como se fosse uma apresentação de vendas. Mas pode ser de muitos tipos.

Pode ter pacotes de patrocínios Prata, Ouro e Diamante. Ou pode ter patrocinadores do Título, patrocinadores da apresentação, etc. Também pode trocar favores, como por exemplo, pode mostrar os seus nomes como patrocinadores em troca de promoverem o seu evento.

Há muitas opções quando se trata de obter patrocínios.

9. Planeie o seu conteúdo antecipadamente

Ao planear o seu conteúdo antecipadamente, estamos a falar de planear tudo de antemão. Seja a apresentação do seu orador, as demonstrações de produtos no evento, as sondagens ao vivo - isso deve ser tudo planeado e apontado.

Бонусный совет: Также будет полезно иметь наготове список вопросов и ответов. Вопросыможно собрать в соцсетях, а также у зарегистрированных участников. Если во время мероприятия вам покажется, что публика недостаточно в него вовлечена, сможете задать эти вопросы спикеру.

10. Faça um teste antes do próprio evento

Idealmente, deve efetuar um teste antes de qualquer evento que organize. Fazer uma simulação antes do evento real, ajuda-o a fazer uma verificação para saber se há alguma discrepância ou não. Verifique o posicionamento da câmara, a iluminação, a qualidade da voz, a estabilidade da internet durante o seu teste.

Dica Bónus: Pode fazer uma sessão de boas-vindas com os oradores uma semana antes do evento. Isto ajuda a quebrar o gelo e a familiarizar-se com as pessoas que vaireceber. Discuta todos os detalhes técnicos durante esta sessão de boas-vindas.

Well, the biggest takeaway from this is - ‘Quality Over Quantity.’

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Atividades Durante e Depois doEvento Virtual

Agora que já abordamos a checklist de atividades antes do evento, éjusto discutir que tipo de atividades pode esperar serem feitas durante o evento real ao vivo. Ter estas dicas em mente irá ajudar a evitar contratempos durante o seu evento virtual.

1. Assegure-se de que são atribuídos os acessos necessários

Enquanto o evento entrar no ar, assegure-se de que atribuiu os acessos adequados a qualquer pessoa que gere ou fala no evento. Se tiver moderadores a gerir as Perguntas e Respostas, as sondagens ao vivo ou patrocinadores a efetuarem sessões ao vivo, certifique-se de que todos têm os acessos necessários. Os oradores devem ter uma experiência sem percalços quando forem adicionados.

2. Certifique-se de que estão definidas as cabines dos patrocinadores

Se tem patrocinadores da sua conferência virtual, certifique-se de que eles sabem o que fazer e quando o devem fazer. Imensas plataformas online têm uma secção separada onde um participante pode “visitar” virtualmente um patrocinador e obter uma demonstração do seu produto durante oevento. Algumas plataformas também têm uma funcionalidade que permite aos patrocinadores fazerem sessões ao vivo.

Seja de que forma for, assegure-se de que os seus parceiros patrocinadores sabem o que fazere especialmente quando o devem fazer.

3. Incentive o envolvimento

Não espere que os participantes do seu evento comecem a participar sozinhos sem um pequeno empurrão. Se isso acontecer ótimo – seria a situação ideal.Mas,é bom ter alguns truques na manga para aumentar o envolvimento durante o seu evento virtual.Há uma panóplia de maneiras com as quais pode encorajar os participantes a se envolverem mais durante o seu evento.

Encoraje as pessoas a publicarem as suas perguntas na secão de Perguntas e Respostas ou de chat da sua plataforma de eventos online.

Permita que 1-2 participantes por sessão possam levantar a sua mão e efetuar perguntas ao vivo durante o evento.Quase todas as plataformas terão algum tipo de funcionalidades de sondagens– aproveite-as ao máximo para impulsionar o envolvimento. Encoraje os tweets ao vivo durante o espetáculo.

Faça com que as pessoas efetuem networking durante as pausas do evento.Quando o evento começar, pode começar por pedir às pessoas para publicarem de onde são.Envie um formulário de feedback no final do espetáculo.

4. Demonstrações de produto

Este ponto é totalmente opcional. Se tem bastante público, então, pode considerar efetuar uma pequena demonstração do seu produto entre uma das pausas. A ideia é simples: está um público concentrado à sua frente, por isso, porque não aproveitar este facto ao máximo? Imensas empresas conseguiram agendar um bom número de demonstrações cara-a-cara apósa demonstração dos seus produtos num evento.

5. Mantenha o público entretido

O que é pior do que uma audiência que nãointerage? Uma audiência aborrecida.Manter o público entretido e envolvido deve estar sempre no topo da sua lista de prioridades. Sejamoshonestos, não sabe como os oradores se vão sair, certo?

Haverá alguns oradores que darãoo seu máximo, enquanto que outrosoradores que não serão capazes de o fazer. Não pode arriscar que o seu público se aborreça. Assim que o seu público começar a aborrecer-se, vai notar desistências.

6. Organize uma after-party, se o orçamento permitir

As after-parties são uma ótima forma de terminar qualquer evento. Sobretudo, porque dão umasensação dum evento físico real, embora sejam virtuais. O Search Engine Journal organizou uma after-party sensacional para o seu evento online - o SEJ E-summit e foi incrível. Todos adoraram a sessão de DJ no final dum evento virtual de 10 horas.

Se conseguir alocar alguma parte do orçamento para uma after-party, esta é realmente uma ótima forma de terminar o seu evento ou conferência online.

7. Mantenha-se conectado

Depois de derramar sangue, suor e lágrimas para criar esse evento virtual perfeito, certifique-sede que se mantém conectado com a sua comunidade e que a acompanha para obter o seu feedback. Isto irá garantir que aprende com os seus erros (caso haja), colmatar quaisquer lacunas que possam surgir no futuro, e também tratar os dados. Os seguintes passos de ação irão ajudá-lo com isto:

  1. Crie um grupo de Facebook: Faça uso deste espaço para monitorizar quaisquer questões relativas ao conteúdo apresentado. Certifique-se de que também encoraja os seus oradores e moderadores da comunidade a envolverem-se com os participantes.

  2. Envie um email pós-evento: É uma boa prática incorporar vídeos, fotos e/ou infografias do evento neste email de acompanhamento, que você ache que os participantes podemobter alguns benefícios, e pontos altos dos eventos, detalhes sobre o seu próximo evento, e um pequeno inquérito aos participantes para partilharem as suas experiênciase darem sugestões (se tiverem) para os seus eventos seguintes.
  1. Recolha os dados: Quantas pessoas se juntaram à sessão? Quais são as informações mais importantes dos resultados da sua pesquisa? Que histórias engraçadas ocorreramnesta experiência? Use os dados para melhorar e criar o seu próximo evento.

Ferramentas e Tecnologia para Acolher o seu Evento Virtual

Como sabemos, os eventos virtuais dependem inteiramente da tecnologia, uma plataforma tecnológica de eventos beneficia os eventos virtuais, uma vez que ajuda os organizadores a efetuar promoção, organização e gestão do evento.

Bem, abaixo estão alguns elementos essenciais da tecnologia de eventos que deve usar se pretende organizar o seu evento virtual.

• Website do Evento

O website do evento é um dos elementos de extrema importância que é usado para promover oseu evento. Independentemente do facto – do seu evento ser offline ou virtual, tem o mesmo propósito.

O website do seu evento é o segredo para a promoção do seu evento, e com a ajuda do seu website, pode atrair participantes e fazê-los inscreverem-se no seu evento.

Por isso, éessencial criar um website que transmita o valor do seu evento ao público, que englobe a programação de todo o evento, apresente os oradores, tenha as melhores PerguntasFrequentes possíveis e um processo de registo fácil.

• Inscrição

A inscrição é um dos elementos que contribui para a recolha de dados. Qual é o objetivo da inscrição? Permite ao utilizador registar-se para o evento, recolher as suas preferências e informações pessoais, e levar o utilizador para o portal de pagamento.

Existe uma ferramenta de registo online que permite aos participantes registarem-se facilmentepara um evento, uma vez que tem um processo simplificado. Também permite que os planeadores e profissionais de marketing obtenham imensos dados que os ajudarão a planear um evento virtual ideal de sucesso.

• Email

O marketing por email pode ajudar a gerar consciência sobre o evento e tem o potencial de gerar uma boa quantidade de participantes e irá mantê-los constantemente informados sobre o evento, o que irá aumentar o seu envolvimento também e ajudar a gerar sondagens de feedback.

Os emails são, sem dúvida, a melhor forma possível de comunicar com os participantes. Se utilizar uma ferramenta de marketing por email, também irá obter emails personalizados e com a sua marca. Pode automatizar os emails para serem entregues a uma determinada data e hora, e para um determinado endereço de destinatário de acordo com os dados dos participantes e obter as estatísticas de cliques e taxas de abertura.

• App de Evento Móvel

Uma app de evento móvel é outra tecnologia significativa para eventos, uma vez que contém um guia de eventos online. As apps de eventos móveis são ferramentas que funcionam em telemóveis e navegadores web e se tornam no centro de informação para os participantes.

Este elemento permite que os participantes possam escolher as sessões a adicionar à sua agenda, e que os planeadores possam recolher dados sobre a relevância da sessão e o envolvimento dos participantes. Com a ajuda destas ferramentas, os participantes podem conectar-se e efetuar networking virtual.

• Feedback do Evento

Como é que se saber se o evento foi um sucesso ou não? Com o feedback, é claro. É o feedback que lhe mostra a reação do público ou dos participantes.

Para efetuar inquéritos pós-evento, deve utilizar ferramentas de feedback de eventos que o ajudarão a saber a classificação do seu evento. Também pode usar o feedback do evento comouma ferramenta para ganhar contactos de potenciais clientes virtuais e convertê-los em vendas.

• Integrações

Obteve imensos dados dos participantes? Agora está na altura de partilhar esses dados com o seu sistema de tecnologia de eventos e a sua plataforma virtual. Uma integração segura também permite que os dados sejam partilhados com a automatização de marketing e o sistema CRM.

Com as ferramentas de integração, pode manter os dados dos participantes num só local e, assim, gerar mais contactos de potenciais clientes de forma organizada e fácil e analisar informações chave do evento.

Leia Também Posso Usar Airmeet para Organizar um Evento Online? Apresentando as Suas 5 Funcionalidades Mais Populares

KPIs para Medir o Sucesso de Eventos Virtuais

Deve haver sempre alguns objetivos ligados a tudo o que você faz numa empresa. Trate os eventos online mais como uma campanha de marketing no que diz respeito aos KPIs da sua atividade. Aqui estão alguns KPIsque achamos que devem ser comuns para qualquer organizador de eventos:

• Sensibilização da marca/Construção de marcas

A construção de marcas é o KPImais comum que as pessoas têm nos eventos online. Como se mede se foi bem-sucedido na perceção da marca? Procure se há menções mediáticas, pessoas a falar sobre isso nas redes sociais, referências e participantes recorrências em eventos futuros.

• Gerar potenciais clientes/receitas

É imperativo gerar potenciais clientes de eventos em eventos B2B. Se não vai gerar potenciais clientes para o seu produto, então, não vale a pena organizar um grande evento. Meça o sucesso com o número de contactos de potenciais clientes gerados e o número de demonstrações de produtos programadas.

Se é uma empresa de eventos, então, o seu KPIdeve ser a receita gerada pelos seus patrocinadores e parceiros, e as receitas geradas por si.

• Obter exposição a mais oradores/influenciadores

Outra ótima forma de medir o sucesso de eventos virtuais é quando há oradores que querem colaborar consigo por conta própria. Temos observado que eventos de sucesso têm oradores a pedir para participar em eventos futuros. Esta é uma medida instantânea de sucesso.

Com todos estes KPIs implementados, também é necessário mencionar que não vaialcançar todos os seus KPIs ou até mesmo metade dos seus KPIs logo o seu primeiro evento. Normalmente são precisos dois a três eventos para construir uma marca, para obter os melhores portfólios de oradores, para obter um grande patrocinador, e para obter milhares de inscrições e participantes.

Desenvolver a sua comunidade está apenas um passo de distância.

Conseguiu!Passou pelo básico dos eventos virtuais, mas sabemos que isso não foi assim tão fácil.Épor isso que nós, na Airmeet,ajudamos a conectar-se com as suas comunidades no seu contexto virtual, assim como no mundo inteiro.

Este é um mundo novo, e estamos somente a um clique de distância para o enfrentar juntos como uma comunidade.

Conclusão

Está a planear organizar um evento virtual? Para proporcionar a mesma experiência dum evento presencial num evento virtual aos seus participantes, organize-o na plataforma Airmeet e tenha uma excelente experiência durante a organização desse evento virtual.

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Laszlo Szemelyi
Laszlo Szemelyi
11 meses atrás

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In my experience virtual events usually attract more people than physical ones mainly because of instant availability (no need to travel or block whole days in the calendar), but you should make sure the value-for-money is set right.

Shushank
Shushank
9 meses atrás

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erica alitiem
erica alitiem
7 meses atrás

Interested in learning more – is there a contact that I could connect with?

Sanchi
Admin
7 meses atrás
Reply to  erica alitiem

Hello Erica 🙂

Thank you for reaching out. You can connect with us at [email protected]

Sanchi
Admin
7 meses atrás
Reply to  erica alitiem

Hello Erica 🙂

You could reach out to us at [email protected]

alterations christchurch
alterations christchurch
6 meses atrás

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Sanchi
Admin
5 meses atrás

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Kitchen renovation Dunedin
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6 meses atrás

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Sanchi
Admin
5 meses atrás

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renovations Hamilton
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5 meses atrás

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Sanchi
Admin
4 meses atrás

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Home Builders Tauranga
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5 meses atrás

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Sanchi
Admin
5 meses atrás

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Plastering Services Auckland
Plastering Services Auckland
5 meses atrás

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Sanchi
Admin
5 meses atrás

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Kitchen Renovations Auckland
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5 meses atrás

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Sanchi
Admin
5 meses atrás

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Commercial Construction Companies Christchurch
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5 meses atrás

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Sanchi
Admin
5 meses atrás

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pool excavation Auckland
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4 meses atrás

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Sanchi
Admin
4 meses atrás

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Architectural Housing In Christchurch
Architectural Housing In Christchurch
4 meses atrás

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Sanchi
Admin
3 meses atrás

Happy to have served you with useful content. Thank you for sharing. 🙂

Builders Mt Maunganui
Builders Mt Maunganui
2 meses atrás

Thank you very much for presenting this data about ultimate guide organize virtual events conferences, it’s known how to get approved but what are the next steps after getting the approval… Wonderful information, thanks a lot for sharing kind of content with us… great post! Find an incredible site https://www.precisebuilders.co.nz/ having lots of ideas and tips that can be handy

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