Eventos Virtuais

A Universidade Internacional da Florida acolhe com sucesso “feira de recursos” via Airmeet

Nishchal Dua
• Julho 8, 2020
United Nations Association in Canada
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Visão Geral
Caso de Uso:
Feira Virtual
Nome do Evento:
University Resource Fair (Feira de Recursos Universitários)
Nome da Comunidade:
Universidade Internacional da Florida (FIU)
Segmento do Setor:
Educação

A Universidade Internacional da Florida (FIU), Miami, está entre as 50 melhores universidades públicas nacionais da América e está focada no sucesso de aproximadamente 58.000 estudantes. 

O Centro do Departamento de Envolvimento de Estudantes é um dos inúmeros departamentos da FIU, e esforça-se por encontrar a melhor opção para os seus estudantes e por criar afinidade com a instituição. O departamento foi encarregue de planear o evento da “semana de convocação”, e a “feira de recursos” da Universidade foi um dos eventos previstos para a semana. 

Um dos principais objetivos da “feira de recursos” é a formação de novos estudantes e disponibilizar-lhes uma plataforma para congregar recursos paralevar uma vida académica e universitária de sucesso. A aprendizagem inicia conectando os estudantes a representantes de mais de 30 departamentos que servem os estudantes, incluindo departamentos de apoio ao âmbito académico e à carreira, departamentos de assuntos estudantis e departamentos da saúde, bem-estar e segurança dos estudantes. 

Airmeet Lounge

Desafios (e soluções)

Hazel Hooker, Diretora de Programas, Centro de Envolvimento de Estudantes, da FIU, diz: “Quando começámos a planear a “feira de recursos” estávamos preocupados em transitar para um quadro virtual, mantendo a mesma experiência para os departamentos e os estudantes. Nas nossas feiras típicas presenciais, reservamos um grande salão e preparamos mesas para os vários departamentos participantes.

Com base no número de departamentos que aceitam o nosso convite, criamos uma planta e planeamos todos os requisitos necessários. No dia do evento, os estudantes entram e vão encontrar-se com os vários departamentos e resolver as suas questões.

Começamos a procurar a plataforma tecnológica certa que nos ajudaria a transformar tal evento num evento virtual. Após alguma pesquisa, descobrimos que a Airmeetpermite a realização grandes feiras e ficamos emocionados emexplorar esta opção.”

Vamos ver como a FIU criou uma feira virtual em larga escala e como poderiausar este conhecimento e utilizar também a Airmeetpara eventos semelhantes.

Airmeet Lounge Attendees

Desafio 1: Pivot de eventos virtuais perfeitos com “Social Lounge”

Quando o Centro de Envolvimento de Estudantes idealizou mover a sua estrutura de eventos físicos com a montagem de mesas num ambiente virtual, passou a necessitar duma plataforma que tivesse mesas virtuais. Não queriam que a estrutura do evento fosse uma série de palestras ou debates de painéis, pois isso teria alterado a dinâmica do evento por completo.

Solução:

Hazel diz: “Para organizar um evento, geralmente temos de trabalhar com as instalações, organizar mesas, cumprir as normas de segurança contra incêndios e ter em consideração imensa logística. No entanto, com a Airmeet,isto tornou-se descomplicado e célere.

O “Social Lounge” (Lounge Social) da Airmeet foi o nosso grande salão, e a configuração da mesa virtual replicava a experiência do evento físico.Só necessitávamos de personalizá-lo de acordo com as nossas necessidades. Os representantes do departamento tiveram de simplesmente juntarem-se à reunião, sentarem-se nas mesas virtuais e falar com os estudantes através de videoconferências em direto em cada mesa. Foi assim tão simples. Recebemos um feedback positivo de todos os departamentos sobre como a experiência foi maravilhosa. Surpreendeu-nos a todos.

Aqui está o que tornou isto possível –

  • Social Lounge: A funcionalidade “Social Lounge” da Airmeet permite-lheconectar-se com os participantes na mesma mesa através de feed ao vivo. Esta excelente funcionalidade permite-lhe hospedar uma feira comvárias cabines. Foi especialmente benéfico para a FIU, pois proporcionava conversas íntimas entre departamentos e estudantes com o vídeo na mesa. Assim que os alunos terminassem o que tinham a fazer num departamento, podiam passar para o seguinte e desse modo explorar toda a sala social.

    A funcionalidade “Social Lounge” também é extraordinária, pois é possível personalizá-la imenso. Pode-se configurar o número de mesas, o nome das mesas e até o nome do lounge.

    A FIU rebatizou o “Social Lounge” como “University Resource Fair” (Feira de Recursos Universitários). Criaram mais de 30 mesas para os vários departamentos e atribuíram um nome a cada mesa em conformidade.

    O “Social Lounge” numera automaticamente cada mesa. Isto ajudou-os a criar uma planta, similar a um evento físico, tanto para os departamentos como para os estudantes, o que tornou mais fácil os estudantes localizarem onde precisavam de ir. Como as mesas têm números e nomes de mesa editáveis, a planta mostrava tudo e estruturava o evento para todos. É bastante fácil e rápido criar uma configuração de mesa e não requer nenhuma assistência e aquisição de logística.

Florida International University Resource Fair
  • Transmissão HD em tempo real: A transmissão de vídeo e áudio de elevada qualidade torna a experiência extremamente profissional e permite que os participantes se concentrem no objetivo do evento.
  • Registo simples e seguro: Para a inscrição e autorização do participante, qualquer pessoa no domínio podia inscrever-se para o evento. Foi bastante mais fácil do que enviar milhares de nomes de potenciais participantes. Também garantiu a segurança porque ninguémpodia invadir o evento.
  • Partilha de ecrã: A Airmeetpermite a partilha de ecrãs no “Social Lounge”. Torna as apresentações e as demonstrações de produtos mais imersivas e envolventes. Para a FIU, isto foi especialmente útil, uma vez que os representantes do departamento poderiam partilhar o seu ecrã e orientar melhor os estudantes.
  • Funcionalidades de envolvimento: Embora o evento “Social Lounge” está ativo, a Airmeet continua a disponibilizar a capacidade de enviar mensagens através das suas funcionalidades “Chat Box” (Caixa de Conversas) e de “Q&A” (Perguntas e Respostas). Os departamentos poderiam facilmente partilhar links de recursos através da “Chat Box” em oposição à impressão e entrega de material.

    Cada departamento criou uma pasta online separada para distribuir folhetos, panfletos e outros recursos, e enviou-a aos estudantes como um link na “Chat Box”. O evento inteiro transitou sem problema para o modo virtual e como bónus tornou-se amigo do ambiente. 

"In order to transform a resource fair into a virtual event, we started looking for the right technology platform. After some research, we found that Airmeet supports huge fairs through the ‘social lounge’ feature and we were thrilled to explore it."

– Hazel Hooker, Program Director, Center for Student Engagement, Florida International University

“In order to transform a Resource Fair into a virtual event, we started looking for the right technology platform. After some research, we found that Airmeet supports huge fairs through the ‘social lounge’ feature and we were thrilled to explore it.”​

Hazel Hooker, Program Director Tweet

Desafio 2: Adaptação à tecnologia

Hazel diz: "Aprender uma nova tecnologia pode ser um desafio para alguns. Mas, sinceramente, a Airmeetfoi bastante fácil de usar. Mesmo com diferentes níveis de especialistas técnicos, conseguimos que todos a usassem sem problemas. Para garantir que todos entendiam as instruções e que as pessoas que perderam a demonstração estivessem bem familiarizadas com a plataforma, criámos um guia passo a passo.”

Solução:

  • Facilidade de utilização: A Airmeetfunciona em todos os navegadores web modernos e não requer o descarregamento de nenhum componente para uma pessoa se juntar ou hospedar um evento. Este fator torna a plataforma inclusiva. Os representantes do departamento tinham muitas perguntas sobre as permissões, nível de dificuldade, configuração e muitas outras, e todos desapareceram quando entraramna plataforma do evento.
  • Apoio e formação: A Airmeet está bastante ligada à sua comunidade. Presta apoio durante toda a jornada. A equipa de apoio até ofereceu uma demonstração separada para os representantes departamentais de forma a que passem a estar confortáveis com a plataforma.

    Para os habituar ao ambiente virtual, a Airmeet criou um site de demonstração onde os departamentos podiam praticar com os seus colegas e entrar e sair conforme desejassem.

    A equipa de apoio da Airmeet está disponível 24 horas para prestar assistência — desde a criação do evento até ao lançamento do mesmo.

virtual event tables

Direção futura

Hazel diz: “Após o evento, recebemos imenso feedback da Universidade acerca de como foi usar a Airmeetpois a experiência estava bem estruturada e foi ótima. A experiência foi bastante elogiada, pois permitiu-nos interagir com os estudantes em vez de realizar meramente outra sessão de webinars ou uma espécie de evento de Perguntas e Respostas.

Agora percebemos que esta plataforma será significante para nós até mesmoapós a pandemia. Agora podemos alcançar os estudantes online facilmente, o que era um pouco complicado antes. Também proporciona muita flexibilidade em termos de tempo e de planeamento do evento. À medida quea economia do mundo é atingida, assistir a eventos físicos será limitado. Portanto, tendo em consideração tudo isto em conjunto, a Airmeet passará a ser uma plataforma extremamente essencial para envolver os estudantes e ajudá-los a aprender remotamente.

Também planeamos um evento do estilo das “happy hours” para toda a gente, incluindo estudantes e funcionários, para impulsionar a interação e conexão durante estes tempos difíceis.

Contacte-nos para ficar a conhecer Airmeetjá hoje!

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