Acara Virtual

Acara dan Konferensi Virtual: Panduan Pokok 2020

Gayatri Poswal
• Juni 23, 2020
Virtual Events and Conferences_ The Ultimate 2020 Guide
Share on facebook
Share on linkedin
Share on whatsapp
Share on twitter

Table of Contents

Pengantar

Pemikiran seorang event organizer disesuaikan untuk mengawasi setiap skenario terburuk yangmungkin terjadi dan mengubah rencana tersebut. Kami yakin kami berbicara untuk semua orang ketika kami mengatakan bahwa pandemi global tidak masuk dalam daftar skenario terburuk kami. Tapi, inilah dia. 

Kenyataannya, kenyataan baru ini telah membuka jalan bagi acara-acara virtual yang disebut-sebut sebagai normal baru. Jika Anda bertanya-tanya seberapa serius dampaknya atau seberapa besar industrinya, inilah sedikit berita: Ekshibisi dan pameran dagang saja bisa mencapai 60.000 acara di 11 negara terkemuka.

Dunia bisnis menyaksikan perubahan paradigma historis dan industri acara tidak jauh di belakang. Kami melihat sejumlah besar acara fisik menyelenggarakan konferensi virtual pada paruh pertama tahun 2020 dan lebih banyak kemungkinan akan mengikuti. Dalam laporan terbaru dari Cisco, telah mengungkapkan bahwa video langsung akan mengkonsumsi 82% dari semua lalu lintas internet pada tahun 2021. Beberapa acara fisik utama, yang menarik orang dari seluruh dunia, beralih ke mengadakan acara secara daring tahun ini. Konferensi daring atau virtual tidak hanya memungkinkan aksesibilitas yang mudah tetapi juga jauh lebih murah daripada acara fisik.

Masalah utama yang orang miliki dengan acara virtual pada awalnya adalah bahwa itu terasa lebih seperti siaran langsung daripada acara yang sebenarnya. Ketika Anda memikirkan acara, Anda berpikir tentang sesi jaringan, sponsor, kemampuan untuk berinteraksi dengan pembicara,dan lain-lain. Namun, sayangnya sebagian besar konferensi virtual selama hari-hari awal tahun 2020 terasa seperti podcast.

Alasannya sederhana - kurangnya teknologi dan inovasi. Pergeseran global terjadi begitu cepat sehingga platform acara daring dan aplikasi konferensi video menjadi kebutuhan hampir setiap orang.

Tetapi dengan semakin banyaknya acara daring, bagaimana Anda bisa bertahan atau berdiri terpisah dari kerumunan? Bagaimana Anda menghasilkan penonton untuk konferensi virtual Anda ketika “kelelahan video” menjadi berkembang? Dan yang paling penting, bagaimana Andamembuat acara virtual terasa seperti konferensi fisik yang benar?

Sementara bisnis sekarang menghadapi banyak tantangan baru, momen ini juga menawarkan peluang yang berharga: untuk memahami rekayasa acara virtual sedikit lebih dalam sehingga Anda dapat membuat strategi peristiwa virtual yang terintegrasi dengan keseluruhan rencana pemasaran Anda - sekarang dan untuk masa depan. Kami telah membuat panduan lengkap bagi Anda untuk memulai dengan acara virtual karena mereka tidak hanya tepat waktu, mereka adalah masa depan dunia kerja.

Dalam panduan lengkap untuk acara dan konferensi virtual ini, kita akan membahas seluk-belukhosting, promosi, dan alat yang diperlukan untuk mengatur acara daring yang sukses.

Apa itu Acara Virtual?

Acara virtual mereplikasi acara berbasis lokasi ‘fisik’, namun secara daring. Hal ini memungkinkan Anda untuk menyelenggarakan konferensi global, kelas latihan sesuai permintaan, peluncuran produk, pameran dagang atau bursa rekrutmen dari kenyamanan rumah atau kantor Anda, hanya menggunakan laptop atau ponsel dan koneksi internet.

Acara-acara virtual dewasa ini memiliki esensi yang sama persis dengan acara-acara tatap muka seperti interaksi dengan para pembicara, jaringan, berbicara dengan para sponsor - berkat bantuan platform-platform yang mengerti teknologi.

Sebagian besar acara daring diselenggarakan secara gratis untuk dihadiri tetapi konferensi fisikutama dan pameran dagang yang pindah menjadi daring masih dibayar.

Mengapa Mengadakan Acara Virtual?

Menurut MarketWatch, pengeluaran EdTech diperkirakan akan mencapai $252 miliar pada tahun 2020. Dan ini mengindikasi:

a. Orang-orang memiliki keinginan yang kuat untuk belajar dari para ahli dan terhubung dengan orang-orang yang berpikiran sama.
b. Orang-orang semakin bersedia membayar secara daring untuk memperbarui pengetahuan dan keterampilan mereka.

Survei lain yang dilakukan oleh Marketing Profs mengungkapkan bahwa pengguna Facebook memvalidasi video langsung sepuluh kali lebih banyak dengan komentar mereka daripada padavideo biasa di saluran media sosial lainnya seperti Twitter, Instagram, dan YouTube.

Juga, banyak saluran media sosial telah mengumumkan bahwa mereka akan segera meluncurkan fitur ‘Sedang Terjadi Sekarang’ di platform mereka.

Nah, ini akan membantu jika pemasar mempromosikan semacam acara virtual perusahaan di platform media sosial perusahaan dan membuat buzz ketika acara sedang berlangsung. Perubahan ini telah mendorong banyak perusahaan untuk mulai mengatur acara virtual untuk audiens jarak jauh.

Audiens yang besar tertarik pada acara virtual karena mereka mudah diakses dan juga ramah anggaran. Itu adalah situasi saling menguntungkan!

Elemen dari Acara Virtual

Konten adalah raja. Tetapi dalam pengaturan virtual, konten adalah acara Anda. Karena acara virtual bergantung pada konten, keterlibatan, dan data, sangat penting untuk memiliki kualitas produksi video yang tinggi dan konten yang hebat karena kedua faktor ini dapat membuat atau merusak acara daring.

Beberapa elemen penting yang membentuk acara virtual adalah:

a. Acara virtual/platform konferensi
b. Sesi tanya-jawab Langsung (Live)
c. Jajak Pendapat Langsung (Live)
d. Perekaman Video Langsung (Live)
e. Obrolan Langsung (Live)
f. Survei Tanggapan
g. Banyak panggung virtual
i. Sudut sponsor

Sementara beberapa elemen umum untuk acara daring dan offline, elemen kunci yang disebutkan dalam daftar di atas adalah tipikal untuk acara virtual. Selain itu, platform konferensi video berteknologi tinggi seperti Airmeet menawarkan kemungkinan obrolan dan interaksi virtualsatu lawan satu. Jadi fungsi seperti “Social Lounge” dan “Backstage” meetup adalah apa yang membuat pengalaman acara virtual semirip mungkin dengan acara fisik.

Jenis-Jenis Acara Virtual

Meskipun acara virtual memiliki komponen yang serupa, namun ketika mereka diatur secara strategis, mereka menghasilkan hasil yang beragam. Di bawah ini adalah tujuh jenis utama dari acara virtual.

1. Acara dan Konferensi Virtual

Acara dan konferensi virtual adalah hal yang paling dekat dengan rekan fisik mereka.Mereka memberi Anda pengalaman konferensi tatap muka yang lengkap karena konferensi ini dibuat dengan mempertimbangkan agenda yang memasukkan sesi, inti, jeda, dan banyak lagi. Konferensi virtual terdiri dari konten multi-sesi serta alat keterlibatan komunitas.

Meskipun acara ini tidak terlalu efektif dalam hal memimpin penangkapan dan jaringan sebagai acara offline, konferensi virtual memberikan peserta akses untuk melihat inti secara waktu sebenarnya, memungkinkan mereka membangun rencana dan membuat agenda menggunakankonten yang relevan dan trending serta berinteraksi dengan peserta lainnya sebanyak yang mereka inginkan.

Jika Anda belum pernah menyelenggarakan acara daring sebelumnya, mudah untuk diintimidasi oleh seluruh gagasan tentangnya. Tetapi, perencanaan yang baik dan alokasi sumber daya yang strategis harus cukup baik untuk membantu Anda merencanakan dan mengatur acara virtual berskala besar.

2. Webinar

Webinar dan podcast telah meningkat selama beberapa tahun sekarang dan memang seharusnya begitu. Jumlah informasi yang dapat Anda peroleh dari acara semacam itu sangat besar. Selain itu, komitmen waktu jauh lebih kecil daripada konferensi virtual.

Mengorganisir webinar memungkinkan Anda mengundang peserta dari seluruh dunia untuk mendaftar dan bergabung dengan acara tersebut. Biasanya memiliki satu atau lebih pembicara yang menyajikan konten.

Webinar dapat ditawarkan secara gratis, atau perusahaan dapat membebankan biaya kepada peserta untuk hal yang sama menggunakan metode pembayaran daring. Untuk meng-host webinar, Anda dapat menggunakan alat konferensi video yang memungkinkan Anda untuk melakukan sesi tanya jawab atau memiliki potensi untuk menyajikan klip langsung atau yang direkam sebelumnya.

Anda biasanya harus menggunakan webinar untuk membangun merek Anda dan menghasilkanbeberapa konten berkualitas tinggi. Ini adalah cara yang bagus untuk mendapatkan traksi onlinesebab mereka dicari karena proposisi nilainya.

3. Lokakarya Daring

Ada banyak institusi di luar sana yang menawarkan kursus daring untuk siswa dari luar negeri. Ini adalah salah satu jenis acara virtual yang paling populer di mana peserta belajar keterampilan baru. Dalam jenis acara ini, pelatih dapat menjawab pertanyaan melalui sesi tanyajawab langsung, menyajikan konten melalui fitur berbagi layar, dan mengadakan sesi satu per satu dengan semua siswa.

Dalam acara semacam itu, siswa juga dapat menghadiri kelas daring yang menawarkan materi kursus dalam format video, latihan, dan berlatih ujian try out. Ini memberi siswa pilihan untuk mempersonalisasi dasbor mereka.

4. Pertemuan Komunitas Virtual

Jika Anda ingin menemukan suku Anda dan membangun koneksi nyata, pertemuan virtual adalah jenis acara yang dapat Anda adakan atau hadiri. Sama seperti komunitas media sosial, pertemuan komunitas virtual adalah cara terbaik untuk terhubung dengan orang yang berpikiransama tetapi secara real-time.

5. Konser Musik Virtual

Apakah Anda seorang pencinta musik dan kehilangan kesempatan menghadiri konser musik yang luar biasa karena lokasi geografis? Nah, Anda pasti suka acara virtual semacam ini. Anda dapat menghadiri konser musik langsung sambil duduk di rumah.

Ya, Anda dapat mengatur/menghadiri konser musik secara virtual. Seniman juga memiliki opsi untuk live-streaming acara baik dari rumahnya ataupun dari studio.

6. Tanya Saya Apapun (Ask Me Anything)

Tanya Saya Apapun (Ask Me Anything) adalah sesi yang dilakukan dengan pakar industri atau pembicara tamu. Sesi dilakukan dengan cara wawancara yang unik dimana tamu mengambil pertanyaan dari peserta selama sesi langsung atau menjawab pertanyaan yang diambil sebelum acara.

7. Pameran Dagang Virtual

Hosting pameran dagang virtual dapat membawa banyak manfaat bagi perusahaan yang meluncurkan produk baru karena mereka dapat meraih pemirsa dari seluruh dunia. Jenis acara semacam itu memungkinkan jaringan dengan mitra industri, dan panitia mendapat sambutan gembira dari mengumpulkan tanggapan LANGSUNG dari para hadirin.

Juga, Anda juga ingin membaca - 6 Jenis Acara yang dapat Anda Adakan di Airmeet..

Garis Perbedaan Antara Acara Virtual dan Offline

Acara selalu menjadi sumber jaringan yang luar biasa. Sejak awal ideologi acara virtual muncul,ia telah mengubah masa depan industri acara secara fenomenal.

Jika Anda membayangkan dan membandingkan acara virtual dengan webinar panjang yang tidak terlalu menarik dengan interaksi hampir nol, maka Anda semua salah! Karena saat ini, acara virtual telah mendapatkan popularitas luar biasa karena mereka menawarkan kepada Anda tidak kurang dari apa yang Anda dapatkan dalam acara langsung yang juga tanpa harus terbang dari satu sudut ke sudut lainnya.

Tetapi poin kami di sini adalah untuk menentukan bagaimana acara virtual dan acara offline tidak memiliki kemiripan satu sama lain. Sementara kita berbicara tentang diferensiasi antara acara langsung dan acara virtual, ada beberapa faktor yang dapat dijadikan dasar diferensiasi mereka.

Kita dapat memulai dengan yang paling dasar dan umum. Acara offline dapat menarik lebih banyak peserta dengan tujuan yang cerah dan berliku-liku dan dengan memastikan jejaring dengan persyaratan yang luas. Sebaliknya, acara virtual merayu audiens mereka dengan konten mereka dan perangkat lunak acara virtual intuitif tempat mereka menjadi tuan rumah acara tersebut.

Jika kita menggeneralisasi konsep jaringan, diyakini bahwa peristiwa offline memiliki cakupan jaringan yang luas. Namun, saya melihat bahwa peristiwa virtual menawarkan Anda untuk memperluas jaringan Anda pada skala yang lebih luas, oh ya, pernyataan ini bertentangan dengan yang kami sebutkan di atas, tetapi jika Anda mengontekstualisasikan dalam hal jaringanvirtual, kedengarannya benar, bukan?

Namun, acara offline menawarkan beberapa opsi konten, tetapi acara virtual tetap mengaturnyadan menawarkan beberapa opsi konten bersamaan, keren, bukan?

Anda bernyali untuk mengadakan sesi yang menarik di acara-acara virtual, tetapi begitu Anda mencapainya, maka Anda dapat meniup trompet Anda sendiri. Terasa baik, bukan? Yang diperlukan hanyalah kreativitas dan platform teknologi tinggi untuk menciptakan dampak yang patut diperhatikan.

Sekarang saatnya untuk membersihkan klise lama bahwa peristiwa virtual tidak akan pernah dapat memberikan peserta dengan tingkat interaksi tatap muka yang sama seperti acara offline seperti dengan teknologi tanpa cela, acara virtual dapat memberikan pengalaman sempurna memvisualisasikan jaringan dan interaksi seperti di kehidupan nyata. Tidak hanya teknologi yang sempurna, tetapi juga perencanaan yang cermat dan data yang masif serta kelincahan untuk berkontribusi.

Tips penting untuk Mengadakan Acara Virtual: Daftar Centang Lengkap

Mari kita jujur bahwa merencanakan, dan mengatur acara virtual tidaklah mudah. Terutama jika Anda baru memulai atau tidak memiliki pengalaman di ruang acara daring. Acara fisik yang menggeser konferensi mereka ke platform virtual masih memiliki pengalaman mengatur acara berskala besar.

Dengan dunia berada dalam Pembatasan Sosial Berskala Besar (lock-down), jumlah konferensivirtual dan podcast terus meningkat. Jika Anda ingin memanfaatkan peristiwa virtual untuk merek Anda di tahun 2020, ini adalah satu-satunya daftar centang yang Anda perlukan. Daftar berikut ini menyebutkan semua kegiatan pra-acara yang harus Anda lakukan.

Aktivitas Sebelum Acara Virtual

1. Tentukan alasan Anda & tetapkan tujuan yang jelas

Anda harus memiliki alasan kuat MENGAPA Anda membuat acara. Yang kami maksudkan adalah apakah acara Anda besar atau kecil, itu tidak masalah, tetapi harus memiliki strategi yang solid sebelumnya. Itu selalu lebih mudah ketika Anda mulai dengan tujuan dan konsep utama. Sisanya akan diurus saat Anda melanjutkannya.

Jika Anda melakukan perencanaan dengan benar, akan jauh lebih mudah untuk meletakkan segala sesuatu di tempatnya selama acara aktual. Dengan merencanakan acara Anda, kami benar-benar berarti segalanya - langsung dari pembicara yang Anda inginkan ke format setelah pesta, semua orang menyukai acara yang terencana dengan baik.

Ini juga sangat penting untuk menetapkan tujuan dan sasaran yang jelas untuk acara virtual Anda. Bagaimana Anda mengukur kesuksesan? Hancurkan sasaran utama menjadi sasaran terukur kecil dan berikan kepada anggota tim Anda. Seluruh tim Anda harus memiliki KRA dan KPI mereka untuk menentukan seberapa sukses acara tersebut.

Juga, baca – Buat Rencana Pemasaran Jitu untuk Acara Virtual Anda.

2. Rencanakan anggaran untuk acara virtual Anda

Merencanakan anggaran untuk apa pun adalah tugas yang kompleks dan sangat penting, tetapiceritanya ternyata berbeda ketika datang ke acara virtual. Pergeseran dari hosting acara langsung menjadi acara virtual menunjukkan kurva pembelajaran dari penyelenggara acara. 

Mengapa kurva pembelajaran? Ketika Anda mengubah dari hosting acara offline menjadi acara virtual, Anda akan kehilangan banyak hal yang biasa Anda lakukan, dan Anda akan menemukan banyak hal baru yang mungkin akan Anda gunakan dengan cepat. 

Tapi di sini muncul pertanyaan: bagaimana Anda merencanakan dan menghitung angka ketika datang ke acara virtual? Jadi, jika Anda bingung merencanakan anggaran untuk acara virtual Anda, maka Anda harus mengikuti proses yang telah ditentukan untuk menentukan bahwa perencanaan yang sedang Anda jalani tampaknya tidak realistis. 

Untuk mengetahui proses secara keseluruhan, Anda harus baca disini: Bagaimana cara Merencanakan Anggaran & Pengeluaran untuk sebuah Acara Virtual? Dan tetap buka untuk mulai mencatat petunjuk yang penting.

3. Tentukan format acara, tema, dan konsepnya

Oke jadi Anda telah memutuskan bahwa Anda akan melakukan acara virtual, Anda siap denganrencana, tujuan, dan anggaran Anda – langkah selanjutnya adalah benar-benar menyelesaikan format acara.

Format acara pada dasarnya adalah “jenis acara” yang Anda cari untuk dihosting. Seperti yang sudah dibahas, berikut adalah beberapa jenis acara yang dapat Anda pertimbangkan:

  • Acara Virtual 
  • Konferensi Daring
  • Webinar

Juga, putuskan tema dan konsep juga. Tema Anda dapat mencakup segala sesuatu yang berkaitan dengan desain, sedangkan konsepnya adalah tentang pengaturan waktu, keterlibatanpembicara, dan lain-lain.

4. Mulailah berbicara pada pemateri

Mendapatkan pemateri untuk konferensi daring Anda akan menjadi tugas terbesar berikutnya. Anda idealnya mulai dengan membuang semua ide pemateri pada spreadsheet dan meminta anggota tim Anda untuk mengirim masing-masing 3-5 ide pemateri. Setelah Anda memilih pemateri yang Anda inginkan untuk acara tersebut, mulailah menghubungi mereka.

Jujur saja, sama sekali tidak mudah untuk mendapatkan pemateri jika Anda memulainya. Anda akan menghadapi penolakan, batasan waktu, tidak ada balasan - tetapi teruslah melakukannya.Cobalah untuk mendapatkan pembicara dengan setidaknya banyak pengikut di LinkedIn jika bukan “influencer LinkedIn”. 

Jika Anda mengorganisir webinar, maka itu akan menjadi jauh lebih tidak sibuk karena Anda bisa menggunakan 1 atau 2 pemateri. Tetapi untuk acara virtual, ini agak sulit. Ada kemungkinan banyak pemateri akan meminta kompensasi uang sebagai imbalan atas waktu mereka. Padahal, beberapa pemateri mungkin hanya senang dengan data pendaftaran pengguna.

Ini adalah sesuatu yang harus Anda cari tahu - mana yang ingin Anda kejar. Yang bisa kami katakan adalah, gunakan anggaran Anda dengan bijak!

5. Menemukan platform acara virtual yang sesuai dengan kebutuhan Anda

Jika Anda ingin meniru pengalaman acara fisik ke konferensi atau acara virtual Anda, memilih platform yang tepat sangatlah penting. Kebanyakan orang tidak memikirkan hal ini sampai akhir.Terutama orang yang mengadakan acara untuk pertama kalinya, mengetahui tentang platform Anda sangatlah penting.

Bagaimana Anda tahu jika sebuah platform tepat untuk jenis acara yang Anda kelola?Ini akan dijawab oleh format acara yang telah Anda perbaiki. Jika Anda ingin mengadakan acara virtual yang terasa persis seperti acara fisik, pertimbangkan untuk mendapatkan platform seperti air meet. Acara Airmeet adalah hal terbaik berikutnya selain acara fisik.

Anda memiliki beberapa opsi tahapan, sesi jaringan 1 lawan 1 saat istirahat, ruang sosial, angkat tangan untuk tanya jawab, dan banyak lagi. Pertimbangkan untuk mendapatkan platformacara daring yang memiliki semua fungsi ini.

6. Ketahui target penonton Anda dan tentukan tanggal dan waktu kemudian

Poin ini mungkin terlihat sangat mendasar dan/atau tidak jelas tetapi Anda perlu memikirkan untuk menentukan tanggal dan waktu. Pertama, kenali target audiens Anda.

Apakah ini acara B2B atau B2C? Apakah ini untuk teknisi atau pemasar? Adakah yang bisa bergabung dengan acara tersebut dan belajar sesuatu darinya atau apakah Anda perlu memilikitingkat pengetahuan tertentu sebelum bergabung?

Setelah Anda memiliki jawaban untuk semua ini, Anda akan tahu siapa target audiens Anda. Jadi pertanyaan selanjutnya adalah mengapa Anda perlu menetapkan tanggal dan waktu dengan mengingat target audiens Anda, bukan?

Mari kita ambil contoh. Misalkan Anda menyelenggarakan konferensi virtual untuk para profesional/direktur penjualan. Anda ingin memilih tanggal sebelum pertengahan bulan. Karena tenaga penjualan memiliki target untuk dipenuhi dan sangat sibuk selama 10 hari terakhir dari siklus penjualan mereka, Anda tidak akan mendapatkan banyak audiens.

Demikian pula, pikirkan waktu dan hari dalam seminggu. Jika Anda mengharapkan audiens dariberbagai negara dengan perbedaan besar dalam zona waktu, pertimbangkan untuk membagi acara Anda menjadi 2 bagian.

7. Promosikan acara atau konferensi virtual Anda

Poin ini adalah sangat jelas. Anda tidak dapat mengharapkan orang untuk ikut kecuali Anda mempromosikan acara virtual Anda. Faktanya, kesalahan terbesar yang dilakukan sebagian besar penyelenggara adalah mereka berharap para pemateri atau “influencer” akan membawa audiensi mereka sendiri. Namun, pada kenyataannya, jumlah itu sangat sedikit.

Apa pun yang terjadi, Anda harus mengalokasikan sumber daya dan waktu yang cukup untuk mempromosikan acara Anda. Cara Anda mempromosikan acara Anda sangat tergantung pada Sasaran dan KPI bisnis Anda.

Manfaatkan platform agregator acara seperti Eventbrite untuk mendaftar acara Anda. Anda jugadapat menjalankan iklan media sosial melalui Eventbrite untuk lebih mengoptimalkan kampanyeAnda.

Tidak perlu disebutkan, gunakan media sosial secara luas untuk mempromosikan acara Anda. Baik itu Facebook, Instagram, Twitter, buat beberapa konten praktis di sekitar acara Anda. Media sosial akan memberi Anda dorongan besar dalam pendaftaran..

Jika ini adalah acara berbayar atau jika Anda mengharapkan banyak demo/penjualan produk pasca acara, Anda juga dapat menjalankan Iklan untuk mendapatkan pendaftaran. Rancang halaman arahan yang menakjubkan untuk konferensi virtual Anda, isi dengan detail yang relevan, judul clickbait, CTA yang tepat, dan arahkan lalu lintas ke halaman tersebut.

Jika Anda menyelenggarakan acara B2B, pertimbangkan untuk mendapatkan setidaknya 1 tenaga penjualan/spesialis Penjangkauan/Pemimpin untuk menjalankan kampanye penjangkauan. Kampanye ini bekerja sangat baik untuk acara B2B di mana Anda ingin menghasilkan prospek bisnis/jadwal demo dari acara tersebut.

Pemasaran email juga berfungsi baik untuk konferensi virtual. Juga, gunakan spanduk acara miniatur sebagai tanda tangan email Anda sehingga orang-orang dapat mengklik tanda tangan Anda untuk mendaftar ke acara tersebut.

Juga, baca – Ice-breaker efektif untuk Acara Jaringan Anda.

8. Dapatkan sponsor, jika Anda bisa

Apakah sulit mendapatkan sponsor untuk acara baru? Iya. Apakah tidak mungkin mendapatkan sponsor? Tidak juga.

Jika Anda pintar dengan cara Anda menyajikan acara Anda dan cara Anda memanfaatkan merek Anda, mendapatkan sponsor tidak akan menjadi masalah besar. Sponsor akan membantu menanggung biaya acara, terutama jika Anda mendapatkan pemateri yang mengenakan biaya mahal.

Buat dek presentasi yang bagus dan ramping yang terutama menjawab “mengapa acara Anda” dan memperlakukannya seperti Anda akan memperlakukan sebuah dek pitch. Itu bisa dari banyak jenis.

Anda dapat memiliki paket sponsor Silver, Gold & Diamond. Atau Anda dapat memiliki sponsor Judul, sponsor utama, dll. Anda juga dapat melakukan kolaborasi barter di mana mungkin Anda dapat menampilkan nama mereka sebagai sponsor dan sebagai gantinya, mereka mempromosikan acara Anda.

Ada banyak pilihan dalam hal mendapatkan sponsor, Anda juga.

9. Rencanakan konten Anda sebelumnya

Dengan merencanakan konten Anda dari sebelumnya, kami merencanakan segala sesuatu darisebelumnya. Baik itu pengantar pemateri Anda, demo produk dalam acara, jajak pendapat langsung - Anda harus merencanakan semuanya dan mencatatnya.

Kiat Bonus: Anda harus selalu siap dengan serangkaian pertanyaan T&J bersama Anda. Kumpulkan pertanyaan dari media sosial dan juga dari peserta terdaftar Anda. Jika Anda tidak melihat banyak keterlibatan selama acara, Anda dapat mengajukan pertanyaan ini kepada pembicara.

10. Lakukan uji coba sebelum acara sebenarnya

Idealnya, Anda harus melakukan uji coba sebelum acara yang dihosting. Menjalankan tiruan sebelum acara aktual, membantu Anda memeriksa apakah ada perbedaan atau tidak. Periksa posisi kamera, pencahayaan, kualitas suara, stabilitas internet semuanya selama menjalankan tiruan Anda.

Tip Bonus: Anda dapat melakukan sesi temu dan sapa dengan pembicara seminggu sebelum acara. Ini membantu memecahkan kebekuan dan Anda menjadi akrab dengan orang-orang yang akan Anda hosting. Diskusikan semua detail teknis selama sesi bertemu dan menyapa ini.

Well, the biggest takeaway from this is - ‘Quality Over Quantity.’

Well, the biggest takeaway from this is - ‘Quality Over Quantity.’

Aktivitas Selama dan Setelah Acara Virtual

Sekarang kami telah membahas daftar periksa kegiatan sebelum acara, adalah adil untuk membahas jenis kegiatan yang dapat Anda lakukan selama acara langsung yang sebenarnya. Mempertahankan tip-tip ini dalam pikiran akan membantu Anda menghindari gangguan selama acara virtual Anda.

1. Pastikan akses yang dibutuhkan telah diberikan

Saat Anda mengikuti siaran langsung, pastikan Anda memiliki akses yang tepat kepada siapa pun yang mengelola atau berbicara di acara tersebut. Jika Anda memiliki moderator yang mengelola Tanya Jawab, jajak pendapat langsung, atau sponsor yang melakukan sesi langsung, pastikan semua orang memiliki akses yang diperlukan. Para pembicara harus memiliki pengalaman yang mulus saat ditambahkan sebagai presenter.

2. Pastikan lokasi sponsor telah didirikan

Jika Anda memiliki sponsor untuk konferensi virtual Anda, pastikan mereka tahu apa yang harusdilakukan dan kapan melakukannya. Banyak platform online memiliki bagian yang terpisah di mana seorang peserta hampir dapat “mengunjungi” sponsor dan mengambil demo produk mereka selama acara berlangsung. Beberapa platform juga memiliki fungsi yang memungkinkan sponsor untuk melakukan sesi langsung.

Apa pun itu, pastikan mitra sponsor Anda tahu apa yang harus dilakukan dan terutama kapan melakukannya.

3. Dorong Keterlibatan

Jangan berharap bahwa peserta acara Anda akan mulai terlibat sendiri tanpa sedikit tarikan/dorongan. Itu adalah situasi yang ideal dan jika itu terjadi - sangat bagus. Tapi, Anda harus memiliki beberapa trik untuk meningkatkan keterlibatan selama acara virtual.Ada banyak cara di mana Anda dapat mendorong peserta untuk terlibat selama acara.

Dorong orang untuk mengirim pertanyaan mereka di bagian Tanya Jawab atau obrolan platformacara daring Anda.

Izinkan 1-2 peserta per sesi untuk mengangkat tangan mereka dan mengajukan pertanyaan langsung selama acara.Hampir setiap platform akan memiliki semacam fitur polling - manfaatkan secara maksimal untuk meningkatkan keterlibatan. Dorong tweeting langsung selama pertunjukan.

Dapatkan orang-orang ke jaringan selama istirahat acara. Ketika acara dimulai, Anda dapat mulai dengan meminta orang-orang untuk memposting dari mana mereka berasal.Kirim formulir tanggapan di akhir acara

4. Demo Produk

Poin ini sepenuhnya opsional. Jika Anda memiliki cukup banyak audiens, maka Anda dapat mempertimbangkan untuk memberikan demonstrasi singkat tentang produk Anda di antara salah satu jeda. Idenya sederhana: Anda memiliki audiens yang fokus di depan Anda, jadi mengapa tidak memanfaatkannya sebaik-baiknya? Banyak perusahaan telah melihat sejumlah demo satu-satu yang dijadwalkan setelah demo produk dalam acara tersebut.

5.Buat penonton tetap terhibur

Apa yang lebih buruk dari audiens yang tidak terlibat? Audiens yang bosan.Menjaga agar penonton tetap terhibur dan terlibat harus berada di bagian atas daftar prioritas Anda setiap saat. Jujur saja, Anda tidak tahu bagaimana pemateri akan hadir, kan?

Akan ada beberapa pembicara yang akan mendatangkan energi maksimum, sedangkan ada beberapa pembicara yang tidak akan bisa menyamai energi semacam itu. Anda tidak dapat mengambil risiko audiens Anda bosan. Saat audiens Anda mulai bosan, Anda akan melihat penurunan.

6. Buat pesta selanjutnya, jika anggaran Anda tersedia

Pasca pesta adalah cara yang bagus untuk mengakhiri acara apa pun. Lebih dari itu, karena memberi Anda perasaan tentang peristiwa fisik yang sebenarnya walaupun virtual. Search Engine Journal menjadi tuan rumah pesta setelah pesta besar-besaran di acara daring mereka - SEJ e-KTT dan itu sangat menyenangkan. Semua orang menyukai sesi DJ untuk mengakhiri acara virtual berdurasi 10 jam.

Lihat apakah Anda dapat mengalokasikan sejumlah anggaran, setelah pesta memang cara yang bagus untuk mengakhiri acara atau konferensi daring Anda.

7. Tetap terhubung

Setelah mencurahkan waktu dan upaya Anda untuk menciptakan acara virtual yang sempurna itu, pastikan untuk tetap terhubung dengan komunitas Anda dan tindak lanjut untuk umpan balik. Ini akan memastikan bahwa Anda belajar dari kesalahan Anda (jika ada), menghilangkan celah yang mungkin muncul di masa depan, dan juga membuat data. Langkah-langkah tindakan berikut akan membantu Anda dengan ini:

  1. Buat grup Facebook: Manfaatkan ruang ini untuk memantau segala pertanyaan seputar konten yang disajikan. Pastikan juga untuk mendorong pembicara dan moderator komunitas Anda untuk terlibat dengan peserta.

  2. Kirim surat pasca-acara: Merupakan praktik yang baik untuk memasukkan rekaman video acara dalam email tindak lanjut ini, foto dan/atau infografis yang menurut Anda para peserta dapat memperoleh manfaat dari, sorotan dari acara, perincian tentang acara Anda berikutnya, dan survei singkat untuk peserta untuk berbagi pengalaman dan saran mereka (jika ada) untuk acara Anda berikutnya.
  1. Kumpulkan data: Berapa banyak orang yang bergabung dalam sesi ini? Apa wawasan paling penting dari hasil survei Anda? Cerita anekdotal apa yang muncul dari pengalaman ini? Gunakan data ini untuk meningkatkan dan membangun acara Anda berikutnya.

Peralatan dan Teknologi untuk Mengadakan Acara Virtual Anda

Seperti yang kita ketahui bahwa peristiwa virtual bergantung sepenuhnya pada teknologi, platform teknologi acara menjadikan peristiwa virtual dengan manfaat karena membantu penyelenggara dalam hal promosi, pelaksanaan, dan pengelolaan acara.

Nah, di bawah ini adalah beberapa elemen penting dari teknologi acara yang harus Anda gunakan saat Anda berniat untuk mengatur acara virtual Anda.

• Situs web acara

Situs web acara adalah salah satu elemen yang sangat penting karena digunakan untuk mempromosikan acara Anda. Terlepas dari kenyataan - apakah acara itu offline atau virtual, ia melayani tujuan yang sama.

Situs web acara Anda adalah kunci untuk promosi acara Anda, dan dengan bantuan situs web Anda, Anda dapat menarik pengunjung dan membuat mereka mendaftar untuk acara Anda.

Oleh karena itu, penting untuk membangun situs web yang menyampaikan nilai acara Anda kepada audiens, terdiri dari jadwal seluruh acara, harus memperkenalkan pembicara, memiliki Tanya Jawab terbaik dan proses pendaftaran yang mudah.

• Registrasi

Registrasi adalah salah satu elemen yang berkontribusi pada pengumpulan data Anda. Apa yang dilakukan registrasi? Ini memungkinkan pengguna untuk mendaftar untuk acara tersebut, mengumpulkan preferensi dan informasi pribadi, dan membawa pengguna ke gateway pembayaran.

Ada alat pendaftaran daring yang memungkinkan para peserta untuk dengan mudah mendaftar ke suatu acara karena prosesnya disederhanakan. Ini juga menyediakan perencana dan pemasar dengan data besar yang akan membantu mereka untuk merencanakan acara virtual yang ideal dan membuatnya sukses.

• Email

Pemasaran melalui email dapat membantu dalam membangkitkan kesadaran tentang acara dan memiliki potensi untuk mendapatkan jumlah peserta yang baik dan akan terus memberi mereka informasi tentang acara tersebut, dan ini nantinya akan meningkatkan keterlibatan juga dan membantu menghasilkan survei umpan balik.

Email tidak diragukan lagi cara terbaik untuk berkomunikasi dengan para peserta. Jika Anda menggunakan alat pemasaran email, itu akan mengirimkan email yang dipersonalisasi dan jugabermerek. Anda dapat mengotomatiskan email ke tanggal, waktu, dan alamat penerima tertentusesuai data peserta dan membuat metrik klik-tayang dan tarif terbuka.

• Aplikasi Acara Seluler

Aplikasi acara seluler adalah teknologi acara penting lainnya karena mengandung panduan acara online. Aplikasi acara seluler adalah alat yang berfungsi pada ponsel dan browser web dan menjadi pusat pengetahuan bagi para peserta.

Elemen ini memungkinkan peserta untuk memilih sendiri sesi untuk ditambahkan ke agenda mereka, dan perencana mengumpulkan data tentang keunggulan sesi dan keterlibatan peserta.Dengan bantuan alat-alat ini, para peserta dapat terhubung dan mendapatkan jejaring aktif secara virtual.

• Tanggapan Acara

Bagaimana Anda bisa tahu apakah acara Anda sukses atau tidak? Masukan selalu. Ini adalah umpan balik yang membawa Anda reaksi audiens atau peserta.

Untuk melakukan-posting survei acara, Anda harus menggunakan alat umpan balik acara yang akan membantu Anda mengetahui skala acara Anda. Anda juga dapat menggunakan umpan balik acara sebagai alat untuk mendapatkan arahan virtual dan mengubahnya menjadi penjualan.

• Integrasi

Punya banyak data peserta? Sekarang saatnya Anda membagikan data itu dengan sistem teknologi acara dan platform virtual Anda. Integrasi yang aman juga memungkinkan data untuk dibagikan dengan otomasi pemasaran dan sistem CRM.

Dengan menggunakan alat integrasi, Anda dapat menyimpan data peserta di satu tempat dan, dengan demikian, dapat menghasilkan lebih banyak arahan secara terorganisir dan mudah, serta menganalisis wawasan utama dari acara tersebut.

Juga, baca – Menggunakan Airmeet untuk Mengadakan Acara Daring? Mempresentasikan 5 Fitur Populer Teratas

KPI Untuk Mengukur Keberhasilan Acara Virtual

Anda harus selalu memiliki beberapa tujuan yang melekat pada apa pun yang Anda lakukan di perusahaan. Perlakukan acara online hanya sebagai kampanye pemasaran lain sejauh KPI bisnis Anda bersangkutan. Berikut adalah beberapa KPI yang menurut kami harus umum untuk penyelenggara acara:s

• Kesadaran merek/pengembangan merek

Membangun merek adalah KPI yang paling umum dimiliki orang-orang dengan acara online. Bagaimana Anda mengukur jika Anda berhasil dalam kesadaran merek? Carilah penyebutan media, orang-orang membicarakannya di media sosial, rujukan, dan peserta berulang untuk acara mendatang.

• Menghasilkan prospek/pendapatan

Menghasilkan arahan dari acara sangat penting untuk acara B2B. Jika Anda tidak menghasilkanarahan untuk produk Anda maka tidak ada gunanya menjadi tuan rumah acara besar-besaran. Ukur kesuksesan dengan jumlah lead yang dihasilkan dan jumlah demo produk yang dijadwalkan.

Jika Anda adalah perusahaan acara, maka KPI Anda haruslah pendapatan yang dihasilkan olehsponsor dan mitra Anda dan pendapatan yang dihasilkan oleh Anda.

• Menghadapi lebih banyak pembicara/influencer

Cara hebat lainnya untuk mengukur kesuksesan acara virtual adalah ketika pembicara ingin berkolaborasi dengan Anda sendiri. Kami telah melihat begitu banyak acara yang berhasil membuat pembicara berbondong-bondong ke mereka untuk acara mendatang. Ini adalah ukuran kesuksesan instan.

Dengan semua KPI ini berlaku, Anda juga harus menyebutkan bahwa Anda tidak akan mencapai semua KPI Anda atau bahkan setengah dari KPI Anda dengan acara pertama Anda. Anda memerlukan dua hingga tiga acara untuk membangun merek itu, untuk mendapatkan portofolio pembicara terbaik, untuk mendapatkan sponsor emas itu, dan untuk mendapatkan ribuan pendaftaran dan peserta.

Membangun komunitas Anda hanya selangkah lagi.

Anda telah berhasil! Anda telah mempelajari dasar-dasar peristiwa virtual, tetapi kami tahu itu tidak mudah. Itulah mengapa kami di Airmeet memudahkan Anda untuk membantu menghubungkan Anda dengan komunitas Anda di latar belakang virtual Anda dan juga di seluruh dunia.

Ini adalah dunia baru, dan kami hanya berjarak satu klik untuk menghadapinya bersama sebagai sebuah komunitas.

Kesimpulan

Apakah Anda berencana untuk mengadakan acara virtual? Untuk menyediakan pengalaman acara langsung di acara virtual pada penonton Anda, adakan di platform Airmeet dan dapatkansebuah pengalaman luar bisa dari menyelenggarakan sebuah acara virtual.

Virtual Events & Community Building Insights
Subscribe to Get Updates (we promise no spam)
Subscribe
Notify of
guest
24 Comments
Oldest
Newest Most Voted
Inline Feedbacks
View all comments
Laszlo Szemelyi
Laszlo Szemelyi
11 months ago

Great guide, thank you guys! I browsed through with enthusiasm and consent. As a suggestion, I think

  • readers would appreciate some suggestions on tools to host,
  • it is important to include a section for speaker coaching, as many of the speakers need to be trained in the tool and sometimes also regarding their appearance and interactivity.

In my experience virtual events usually attract more people than physical ones mainly because of instant availability (no need to travel or block whole days in the calendar), but you should make sure the value-for-money is set right.

Shushank
Shushank
9 months ago

This blog is useful

erica alitiem
erica alitiem
7 months ago

Interested in learning more – is there a contact that I could connect with?

Sanchi
Admin
7 months ago
Reply to  erica alitiem

Hello Erica 🙂

Thank you for reaching out. You can connect with us at [email protected]m

Sanchi
Admin
7 months ago
Reply to  erica alitiem

Hello Erica 🙂

You could reach out to us at [email protected]

alterations christchurch
alterations christchurch
6 months ago

Hi, thank you for such a brilliant post. I have been reading some blogs that gives me more knowledge about ultimate guide organize virtual events conferences; I must say this is one of the best among them. You have done a great research for I feel, thanks for sharing.I never thought will get to visit this https://www.canterbury-builders.co.nz/ oh, has some nice content for everyone

Sanchi
Admin
5 months ago

We are glad it was an informative piece of content for you. 🙂

Kitchen renovation Dunedin
Kitchen renovation Dunedin
6 months ago

The blog is addressing on the ultimate guide organize virtual event conference. Such content must be made more and more available. Thank you for this article! This is really very informative. I love this article, thanks for producing such great contents. I love your posts always.I found this http://www.baybuild.co.nz/ Having loads of data, if possible do have a look

Sanchi
Admin
5 months ago

This makes us so happy! Sharing information that truly resonates with all of you and that helps you out in small ways or big, is our intention. Glad to hear you enjoyed this piece. 🙂

renovations Hamilton
renovations Hamilton
5 months ago

Hey thanks for posting this useful information about ultimate guide organize virtual events conferences here, I really hope it will be helpful to many. It will help a lot; these types of content should get appreciated. I will bookmark your site; I hope to read more such informative contents in future. Appreciative content!

Sanchi
Admin
4 months ago

Thank you for your appreciative words. 🙂

Home Builders Tauranga
Home Builders Tauranga
5 months ago

This article provides details about ultimate guide organize virtual events conferences.This blog happens to be one of the best blog, which give proper details about it. I enjoyed reading this blog and would suggest others too, and you would get to read about it in this link.

Sanchi
Admin
5 months ago

Your appreciate comment made our day! Thank you for stopping by and sharing your feedback. We will continue to provide you with articles that assist and align with your goals.

Plastering Services Auckland
Plastering Services Auckland
5 months ago

I loved your blog and thanks for publishing this content about ultimate guide organize virtual events conferences!! I am really happy to come across this exceptionally well written content. I like how you have researched and presented these exact points so clearly. Thanks for sharing and look for more in future!!

Sanchi
Admin
5 months ago

Elated to know that you resonated with our work. We will continue to serve you, and all our readers, with more useful content. Thank you for taking out time to share your feedback. 🙂

Kitchen Renovations Auckland
Kitchen Renovations Auckland
5 months ago

This is really appreciated that you have presented all data on the ultimate guide to organize the virtual event conference in detail. I love all the information shared. I like how you have researched and presented these exact points so clearly. Great article!!

Sanchi
Admin
5 months ago

It’s a pleasure to hear that you found the information useful. Happy to serve you with more informational pieces. Thank you for your appreciative words. 🙂

Commercial Construction Companies Christchurch
Commercial Construction Companies Christchurch
5 months ago

Thanks for posting this useful information over here; I really hope it will be helpful to many to know about the ultimate guide to organize virtual event conference in detail. Appreciative content!! I loved reading this article and would suggest everyone to come over this article.

Sanchi
Admin
5 months ago

We value our readers feedback and it is great to know that this article resonated with you. Thank you for showing your support. 🙂

pool excavation Auckland
pool excavation Auckland
4 months ago

I was looking for this information relating to such ultimate guide organize virtual events conferences. You have really eased my work by posting this article, loved your writing skill as well. Please keep sharing more, would love to read more from you!

https://www.dingogroundworx.com/excavation-earthmoving/

Sanchi
Admin
4 months ago

Thank you for stopping by! We are glad to know that the guide served you. 🙂

Architectural Housing In Christchurch
Architectural Housing In Christchurch
4 months ago

This is a very informative blog, thanks for sharing about ultimate guide organize virtual events conferences . It will help a lot; these types of content should get appreciated. I will bookmark your site; I hope to read more such informative contents in future… great post!! Come across https://gmacbuilders.co.nz/ and hope you can visit this too to get more information.

Sanchi
Admin
3 months ago

Happy to have served you with useful content. Thank you for sharing. 🙂

Builders Mt Maunganui
Builders Mt Maunganui
2 months ago

Thank you very much for presenting this data about ultimate guide organize virtual events conferences, it’s known how to get approved but what are the next steps after getting the approval… Wonderful information, thanks a lot for sharing kind of content with us… great post! Find an incredible site https://www.precisebuilders.co.nz/ having lots of ideas and tips that can be handy

You might also like
Maneet Chaudhary
Juni 11, 2021
Maximising your virtual outcomes is essential if you want to get the best ROI. The Airmeet virtual event platform offers several features that help deliver an engaging experience to your participants. This guide takes an in-depth look at each of these features to help you understand them.
Mukesh Kumar
Juni 7, 2021
When hosting virtual events, virtual swag bags have the potential to not only be a component of your marketing strategy, but also a vital part of the user experience. They can have a long lasting impression on the audience’s conscience, in addition to making your event memorable. The catch is, they should be used correctly.
Ishani Appaya
Juni 4, 2021
Though virtual events have become very popular in recent times, it remains a challenge for event organisers to monetise them. There are multiple ways that you can monetize your virtual event. According to the data by Event Manager Blog, a whopping 32.8% of event organisers are still not capitalising on their virtual events and just doing it for free. Here are 16 tips to monetise your next virtual event.
Tertarik dalam Memberi Komunitas Anda Pengalaman Interaktif?
Coba Platform Acara Virtual All-In-One Airmeet.