Événements virtuels

Événements et conférences virtuels : Le guide ultime 2020

Gayatri Poswal
• juin 23, 2020
Virtual Events and Conferences_ The Ultimate 2020 Guide
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Table of Contents

Introduction

L'organisateur d'un événement doit être capable de prévoir tous les scénarios les pluspessimistes possibles et de modifier le plan en conséquence. Nous sommes certains de parlerau nom de tous en affirmant qu'une pandémie mondiale ne figure pas sur notre liste des piresscénarios possibles. Mais voilà, nous y sommes en plein dedans. 

En fait, cette nouvelle réalité a fait place à des événements virtuels qui sont présentés commeétant désormais la nouvelle norme. Si vous vous demandez quelle est la gravité de l'impact oul'ampleur sur le secteur, voici une petite note: Les expositions et les foires commercialesreprésentent à elles seules jusqu'à 60 000 événements dans les 11 principaux pays.

Le monde des affaires connaît un changement de paradigme historique et l'industrie del'événementiel n'est pas loin derrière. Nous avons vu un grand nombre d'événements physiquesorganiser des conférences virtuelles au cours du premier semestre 2020 et d'autres suivrontprobablement. Dans les récents rapports de Cisco, il a été révélé que les vidéos en directconsommeront 82 % de tout le trafic internet d'ici 2021. Certains des principaux événements physiques, qui attirent par ailleurs des personnes dumonde entier, sont passés à l'organisation d'événements en ligne cette année. Les conférencesen ligne ou virtuelles sont non seulement faciles d'accès, mais aussi bien moins chères que lesévénements physiques.

Au départ, le principal problème que les gens ont rencontré avec les événements virtuels étaitqu'ils ressemblaient davantage à un flux en direct qu'à un événement réel. Lorsque vouspensez à des événements, vous pensez aux séances de mise en réseau, aux sponsors, à lapossibilité d'interagir avec le conférencier, etc. Mais malheureusement, la plupart desconférences virtuelles des premiers jours de 2020 ressemblaient plus à un podcast.

La raison était simple: le manque de technologie et d'innovation. Le changement mondial s'estproduit si rapidement que la plateforme d'événements en ligne et les applications devidéoconférence sont devenues une nécessité presque du jour au lendemain.

Mais avec le nombre croissant d'événements en ligne, comment survivre ou se démarquer de lafoule ? Comment générer un public pour votre conférence virtuelle alors que la "fatigue de lavidéo" est une chose ? Et surtout, comment donner à un événement virtuel l'allure d'unevéritable conférence physique ?

Si les entreprises sont aujourd'hui confrontées à de nombreux nouveaux défis, ce moment offreégalement une opportunité précieuse : comprendre un peu plus en profondeur l'ingénierie desévénements virtuels afin de pouvoir créer une stratégie d'événements virtuels intégrée à votreplan marketing global - maintenant et pour l'avenir. Nous avons créé le guide ultime pour vouspermettre de vous lancer dans les événements virtuels, car ils ne sont pas seulementopportuns, ils représentent l'avenir du travail.

Dans ce guide ultime des événements et conférences virtuels, nous allons passer en revue leséléments essentiels de l'accueil, de la promotion et des outils nécessaires à l'organisation d'unévénement en ligne réussi.

Qu'est-ce qu'un événement virtuel ?

Un événement virtuel reproduit un événement "physique" basé dans un lieu donné, mais enligne. Il vous permet d'organiser une conférence mondiale, un cours d'entraînement à lademande, un lancement de produit, un salon professionnel ou une foire de recrutement dans leconfort de votre domicile ou de votre bureau, en utilisant uniquement un ordinateur portable ouun mobile et une connexion internet.

De nos jours, les événements virtuels ont exactement la même essence que les événements enpersonne, comme l'interaction avec les orateurs, la mise en réseau, la discussion avec lessponsors - grâce à l'aide de plateformes à la pointe de la technologie.

La plupart des événements en ligne sont gratuits, mais les grandes conférences et les salonsprofessionnels qui se déroulent en ligne sont toujours payants.

Pourquoi organiser un événement virtuel ?

Selon MarketWatch, les dépenses d'EdTech devraient atteindre 252 milliards de dollars d'ici2020. Et cela indique :

a. Les gens ont un fort désir d'apprendre des experts et de nouer des liens avec des personnespartageant les mêmes idées.
b. Les gens sont de plus en plus disposés à payer en ligne pour mettre à jour leursconnaissances et leurs compétences.

Une autre enquête menée par Marketing Profs a révélé que les utilisateurs de Facebookvalident dix fois plus les vidéos en direct avec leurs commentaires que les vidéos ordinaires surd'autres canaux de réseaux sociaux tels que Twitter, Instagram et YouTube.

De plus, de nombreux réseaux sociaux ont annoncé qu'ils lanceraient bientôt la fonction"Happening Now" sur leurs plateformes.

Eh bien, cela aiderait les spécialistes du marketing à promouvoir une sorte d'événement virtueld'entreprise sur les plateformes de réseaux sociaux de l'entreprise et à créer un buzz lorsquel'événement est en cours. Ces changements ont conduit de nombreuses entreprises àcommencer à organiser des événements virtuels pour le public distant.

Un large public est attiré par les événements virtuels parce qu'ils sont facilement accessibles etqu'ils sont également peu coûteux. Tout le monde y gagne !

Éléments d'un événement virtuel

Le contenu est roi. Mais dans un cadre virtuel, le contenu représente votre événement. Commeun événement virtuel dépend du contenu, de l'engagement et des données, il est impératif dedisposer d'une production vidéo de haute qualité et d'un contenu de grande qualité, car cesdeux facteurs peuvent soit faire ou défaire un événement en ligne.

Voici quelques éléments cruciaux qui composent un événement virtuel :

a. Plate-forme d'événements/conférences virtuels
b. Séance de questions-réponses en direct
c. Sondage en direct
d. Enregistrement vidéo en direct
e. Chat en direct
f. Enquêtes de retour d'information
g. Nombreuses scènes virtuelles
i. Coin des sponsors

Si certains éléments sont communs aux événements en ligne et hors ligne, les éléments clésmentionnés dans la liste ci-dessus sont typiques d'un événement virtuel. En outre, les plates-formes de vidéoconférence à forte composante technologique comme Airmeet offrent lapossibilité d'une conversation et d'interactions virtuelles en tête-à-tête. Ainsi, des fonctionnalitéscomme "Social Lounge" et "Backstage" meetup sont ce qui rend l'expérience de l'événementvirtuel aussi proche que possible d'un événement physique.

Types d'événements virtuels

Bien que les événements virtuels aient des composantes similaires, lorsqu'ils sont organisés demanière stratégique, ils produisent des résultats variés. Les sept principaux types d'événementsvirtuels sont les suivants.

1. Événements et conférences virtuels

Les événements et conférences virtuels sont ce qui se rapproche le plus de leurs équivalentsphysiques. Ils vous donnent une expérience complète des conférences en personne car ces conférencessont créées en tenant compte de l'ordre du jour qui comprend des sessions, des discours, desréunions en petits groupes, et bien plus encore. Les conférences virtuelles comprennent descontenus multi-sessions ainsi que des outils d'engagement communautaire.

Bien que l'événement ne soit pas très efficace lorsqu'il s'agit de diriger la capture et la mise enréseau comme un événement hors ligne, les conférences virtuelles donnent aux participantsl'accès à la visualisation des discours-programmes en temps réel, leur permet d'élaborer desplans et de créer leur ordre du jour en utilisant le contenu pertinent et tendance et d'interagiravec les autres participants autant qu'ils le souhaitent.

Si vous n'avez jamais organisé un événement en ligne auparavant, il est facile de se laisserintimider par l'idée même de cet événement. Mais une bonne planification et une répartitionstratégique des ressources devraient suffire à vous aider à planifier et à organiser unévénement virtuel de grande envergure.

2. Webinaires

Depuis quelques années, les webinaires et les podcasts se multiplient, à juste titre. La quantitéd'informations que vous pouvez tirer de ces événements est énorme. En outre, le tempsconsacré à ces événements est bien inférieur à celui d'une conférence virtuelle.

L'organisation de webinaires vous permet d'inviter des participants du monde entier à s'inscrireet à se joindre à l'événement. Un ou plusieurs intervenants présentent généralement lecontenu.

Les webinaires peuvent être offerts gratuitement ou les entreprises peuvent faire payer lesparticipants pour la même chose en utilisant des méthodes de paiement en ligne. Pourorganiser des webinaires, vous pouvez utiliser des outils de vidéoconférence qui vouspermettent d'organiser des séances de questions-réponses ou de présenter des clips en directou préenregistrés.

Vous devez généralement utiliser les webinaires pour construire votre marque et produire uncontenu de haut niveau. C'est un excellent moyen de gagner de l'attrait en ligne car ils sontrecherchés en raison de leur proposition de valeur.

3. Ateliers en ligne

Il existe de nombreux établissements qui proposent des cours en ligne pour les étudiantsétrangers. Il s'agit de l'un des types d'événements virtuels les plus populaires dans le cadreduquel les participants acquièrent une nouvelle compétence. Dans ce type d'événement, leformateur peut répondre aux questions en direct, présenter le contenu via la fonction de partaged'écran et animer des sessions individuelles avec les étudiants.

Dans ce type d'événement, les étudiants peuvent également assister à des cours en ligne quiproposent du matériel de cours sous forme de vidéos, d'exercices et de simulations d'examens.Il donne aux étudiants la possibilité de personnaliser leur tableau de bord.

4. Meetups avec votre Communauté virtuelle

Si vous êtes prêt à trouver votre tribu et à établir des liens réels, les rencontres virtuelles sont letype d'événements que vous pouvez accueillir ou auxquels vous pouvez assister. Tout commeles communautés de réseaux sociaux, les rencontres virtuelles sont le meilleur moyen de seconnecter avec des personnes partageant les mêmes idées, mais en temps réel.

5. Concerts virtuels de musique

Vous êtes mélomane et vous manquez l'occasion d'assister à des concerts de musiqueétonnants en raison de votre situation géographique ? Eh bien, vous adoreriez ce typed'événement virtuel. Vous pouvez assister à des concerts de musique en direct tout en restantassis chez vous.

Oui, vous pouvez organiser/assister à des concerts de musique virtuels. Les artistes ont euxaussi la possibilité de suivre l'événement en direct, soit depuis le confort de leur domicile, soitdepuis un studio.

6. Demandez-moi n'importe quoi (AMA)

Les sessions "Ask Me Anything" sont des sessions menées avec des experts de l'industrie oudes conférenciers invités. Les sessions sont menées selon une méthode unique d'interview oùl'invité répond aux questions des participants pendant la session en direct ou aux questionsposées avant l'événement.

7. Foires commerciales virtuelles

L'organisation de salons professionnels virtuels peut apporter de nombreux avantages auxentreprises qui lancent de nouveaux produits car ils peuvent attirer un public du monde entier.Ce type d'événement permet de nouer des contacts avec des partenaires industriels, et lesorganisateurs ont l'avantage d'obtenir un retour d'information en direct de la part desparticipants.

Vous souhaiteriez également lire - 6 types d'événements que vous pouvez organiser surAirmeet..

Ligne de différence entre les événements hors ligne et virtuels

Les événements ont toujours été une source extraordinaire de mise en réseau. Depuis quel'idéologie des événements virtuels a émergé, elle a changé l'avenir de l'industrie del'événementiel de façon phénoménale.

Si vous imaginez et comparez les événements virtuels avec les longs webinaires peuintéressants, avec presque aucune interaction, alors vous faites fausse route ! Parce que denos jours, les événements virtuels ont acquis une immense popularité car ils vous offrent riende moins que ce que vous obtenez dans un événement en personne aussi sans avoir à volerd'un coin à un autre.

Mais il s'agit ici de déterminer en quoi les événements virtuels et les événements hors ligne nese ressemblent pas. Bien que nous parlions de la différenciation entre les événements enpersonne et les événements virtuels, il y a plusieurs facteurs sur lesquels nous pouvons nousbaser pour les différencier.

Nous pouvons commencer par le plus élémentaire et le plus courant. Les événements horsligne peuvent attirer davantage de participants grâce à leurs destinations sympas et branchéeset à la garantie d'un réseautage étendu. En revanche, les événements virtuels séduisent leurpublic grâce à leur contenu et au logiciel intuitif sur lequel ils s'appuient pour organiserl'événement.

Si nous généralisons le concept de mise en réseau, on pense que les événements hors ligneont une large portée de mise en réseau. Pourtant, je vois que les événements virtuels vousoffrent d'élargir votre réseau à une plus grande échelle, oh oui, cette déclaration contredit laprécédente, mais si vous contextualisez en termes de réseau virtuel, cela semble vrai, n'est-cepas?

Cependant, les événements hors ligne vous offrent de multiples options de contenu, mais lesévénements virtuels maintiennent l'organisation et offrent simultanément de multiples options decontenu, c'est cool, non ?

Vous vous donnez beaucoup de mal pour organiser des sessions intéressantes lorsd'événements virtuels, mais une fois que vous y êtes parvenu, vous pouvez faire sonner votrepropre trompette. Ça fait du bien, non ? Tout ce qu'il faut, c'est de la créativité et une plateformede haute technologie pour créer un impact remarquable.

Il est maintenant temps de faire disparaître le vieux cliché selon lequel les événements virtuelsne pourront jamais offrir aux participants le même niveau d'interaction en face à face que lesévénements hors ligne. En effet, grâce à une technologie irréprochable, les événements virtuelspeuvent donner l'expérience parfaite de la visualisation du réseau et de l'interaction réelle. Nonseulement une technologie irréprochable, mais aussi une planification minutieuse, ainsi que desdonnées et une agilité massives apportent leur pierre à l'édifice.

Conseils importants pour l'organisation d'événements virtuels :La liste de contrôle ultime

Soyons honnêtes, planifier et organiser un événement virtuel n'est pas facile. Surtout si vousdébutez ou si vous n'avez aucune expérience dans le domaine des événements en ligne. Lesévénements physiques qui déplacent leurs conférences vers des plateformes virtuelles ontencore l'expérience de l'organisation d'événements de grande envergure.

Le monde étant verrouillé, le nombre de conférences virtuelles et de podcasts est enaugmentation constante. Si vous souhaitez tirer parti des événements virtuels pour votremarque en 2020, voici la seule liste de contrôle dont vous aurez besoin. La liste suivantementionne toutes les activités que vous devez réaliser pour l’évènement au préalable.

Activités avant l'événement virtuel

1. Définissez vos raisons et fixez des objectifs clairs

Vous devez avoir un solide POURQUOI pour créer votre événement. Ce que nous voulons direpar là, c'est que peu importe que votre événement soit grand ou petit, cela n'a pasd'importance, mais il doit avoir une stratégie solide en place au préalable. C'est toujours plusfacile quand vous commencez avec un objectif et un concept clés. Le reste est pris en chargeau fur et à mesure.

Si vous planifiez correctement, il sera beaucoup plus facile de mettre les choses en placependant l'événement proprement dit. En planifiant votre événement, nous entendonslittéralement tout : de la sélection des orateurs au format et à l'après-fête, tout le monde aimeun événement bien planifié.

Il est également extrêmement important de fixer des buts et des objectifs clairs pour votreévénement virtuel. Comment allez-vous mesurer le succès de votre événement ? Décomposezl'objectif principal en petits objectifs mesurables et assignez-les aux membres de votre équipe.Toute votre équipe doit disposer de ses KRA et KPI pour déterminer le degré de réussite del'événement.

Lisez aussi - Créez un plan de marketing pour votre événement virtuel.

2. Prévoyez un budget pour votre événement virtuel

Planifier un budget pour quoi que ce soit est une tâche complexe et cruciale, mais l'histoire serévèle différente lorsqu'il s'agit d'événements virtuels. Le passage de l'organisationd'événements en personne à des événements virtuels illustre la courbe d'apprentissage desorganisateurs d'événements. 

Pourquoi une courbe d'apprentissage ? Lorsque vous passez de l'organisation d'événementshors ligne à des événements virtuels, vous perdez beaucoup de choses auxquelles vous étiezhabitué, et vous rencontrez beaucoup de nouvelles choses auxquelles vous vous habituerezprobablement rapidement. 

Mais ici, la question se pose : comment planifier et calculer lorsqu'il s'agit d'événementsvirtuels ? Ainsi, si vous ne savez pas comment planifier un budget pour votre événement virtuel,vous devez suivre un processus défini pour cela afin de déterminer que la planification àlaquelle vous vous livrez ne semble pas irréaliste. 

Pour connaître l'ensemble du processus, vous devez lire ici : Comment planifier le budget et lesdépenses d'un événement virtuel ? et ouvrez votre agenda pour commencer à noter les pointsimportants.

3. Décidez du format, du thème et du concept de l'événement

Vous avez donc décidé de faire un événement virtuel, vous êtes prêt avec votre plan, vosobjectifs et votre budget - l'étape suivante consiste à finaliser le format de l'événement.

Le format de l'événement est en fait le "type d'événement" que vous cherchez à organiser.Comme nous l'avons déjà mentionné, voici quelques types d'événements que vous pouvezenvisager :

  • Événements virtuels 
  • Conférence en ligne
  • Webinaires

Il faut également décider d'un thème et d'un concept. Votre thème peut englober tout ce qui estlié à la conception, tandis que le concept portera sur les horaires, l'engagement desconférenciers, etc.

4. Commencez à parler aux orateurs

Trouver des orateurs pour votre conférence en ligne sera votre prochaine grande tâche.Idéalement, vous devriez commencer par déposer toutes les idées d'orateurs sur une feuille decalcul et demander aux membres de votre équipe d'envoyer 3 à 5 idées d'orateurs chacun. Unefois que vous avez trouvé les orateurs que vous souhaitez pour l'événement, commencez à lescontacter.

Soyons honnêtes, il n'est pas du tout facile de trouver des orateurs si vous débutez. Vous serezconfronté à des refus, des contraintes de temps, des absences de réponse - mais continuez.Essayez d'obtenir des orateurs qui ont au moins un grand nombre de contacts sur LinkedIn,sinon les "influenceurs de LinkedIn". 

Si vous organisez un webinaire, il sera beaucoup moins agité car il serait bon d'y aller avec 1 ou2 intervenants. Mais pour un événement virtuel, ce sera un peu difficile. Il est possible que denombreux orateurs demandent une compensation financière en échange de leur temps. Enrevanche, certains orateurs pourraient se contenter des données d'inscription de l'utilisateur.

C'est une question à laquelle il faut répondre, et pour laquelle il faut choisir. Tout ce que nouspouvons vous dire, c'est d'utiliser votre budget à bon escient !

5. Trouvez une plateforme d'événements virtuels qui vousconvient

Si vous souhaitez reproduire l'expérience d'un événement physique lors de votre conférence oumanifestation virtuelle, le choix de la bonne plateforme est très important. La plupart des gensn'y pensent qu'à la fin. Il est très important, surtout pour les personnes qui organisent unévénement pour la première fois, de connaître votre plateforme.

Comment savoir si une plateforme est adaptée au type d'événement que vous organisez ?La réponse à cette question est le format de l'événement que vous avez choisi. Si voussouhaitez organiser un événement virtuel qui ressemble exactement à un événement physique,pensez à vous procurer une plateforme comme AirMeet. Un événement Airmeet est ce qu'il y ade mieux après un événement physique.

Vous avez le choix entre plusieurs étapes, des sessions de réseautage en tête-à-tête pendantles pauses, un salon social, la possibilité de lever la main lors des questions-réponses, et bienplus encore. Envisagez de vous procurer une plateforme d'événements en ligne qui possèdetoutes ces fonctionnalités.

6. Connaissez votre public cible et fixez une date et une heure

Ce point peut sembler très élémentaire et/ou vague, mais vous devez réfléchir à la possibilité defixer une date et une heure. Tout d'abord, essayez de connaître votre public cible.

S'agit-il d'un événement B2B ou B2C ? S'agit-il d'un événement destiné aux techniciens ou auxspécialistes du marketing ? Est-ce que tout le monde peut participer à l'événement et en tirerdes enseignements ou faut-il avoir un certain niveau de connaissances avant de s'y inscrire ?

Une fois que vous aurez répondu à toutes ces questions, vous saurez qui est votre public cible.La question suivante est donc de savoir pourquoi vous devez fixer une date et une heure engardant à l'esprit votre public cible, n'est-ce pas ?

Prenons un exemple. Supposons que vous organisiez une conférence virtuelle pour lesprofessionnels ou directeurs des ventes. Vous voudriez choisir une date qui se situe avant lemilieu du mois. Comme les vendeurs ont des objectifs à atteindre et qu'ils sont très presséspendant les dix derniers jours de leur cycle de vente, vous n'obtiendriez pas beaucoup depublic.

De même, pensez à l'heure et au jour de la semaine. Si vous attendez un public de plusieurspays avec une énorme différence de fuseaux horaires, envisagez de diviser votre événementen deux parties.

7. Faites la promotion de votre événement ou conférencevirtuelle

Ce point est une évidence. Vous ne pouvez pas vous attendre à ce que les gens affluent si vousne faites pas la promotion de votre événement virtuel. En fait, la plus grande erreur que font laplupart des organisateurs est de s'attendre à ce que les orateurs ou les "influenceurs" amènentleur propre public avec eux. Or, en réalité, cet apport est très faible.

Quoi qu'il en soit, vous devez allouer suffisamment de ressources et de temps à la promotion devotre événement. La façon dont vous faites la promotion de votre événement dépend beaucoupde vos objectifs et des indicateurs clés de performance de votre entreprise.

Utilisez les plateformes d'agrégation d'événements comme Eventbrite pour répertorier votreévénement. Vous pouvez également diffuser des annonces sur les réseaux sociaux viaEventbrite pour mieux optimiser vos campagnes.

Il va sans dire que vous devez utiliser les réseaux sociaux de manière intensive pourpromouvoir votre événement. Que ce soit sur Facebook, Instagram ou Twitter, créez du contenuqui vous permettra d'attirer l'attention sur votre événement. Les réseaux sociaux vousdonneront un bon coup de pouce pour les inscriptions.

S'il s'agit d'un événement payant ou si vous attendez beaucoup de démonstrations ou deventes de produits après l'événement, vous pouvez également faire de la publicité pour obtenirdes inscriptions. Concevez une page d'accueil époustouflante pour votre conférence virtuelle,remplissez-la avec des détails pertinents, des titres clickbaity, des CTA appropriés et dirigez letrafic vers cette page.

Si vous organisez un événement interentreprises, envisagez de faire appel à au moins unreprésentant commercial, un spécialiste de l'information ou un chef de file pour mener descampagnes de sensibilisation. Ces campagnes font des merveilles pour les événementsinterentreprises où vous cherchez à générer des débouchés commerciaux ou à programmerdes démonstrations à partir de l'événement.

Le marketing par courrier électronique fonctionne également très bien pour les conférencesvirtuelles. Utilisez également des bannières d'événement miniatures comme signature decourriel afin que les gens puissent cliquer sur votre signature pour s'inscrire à l'événement.

Lisez aussi - Des brise-glace efficaces pour votre événement de réseautage..

8. Obtenez des sponsors, si vous pouvez

Est-il difficile d'obtenir des sponsors pour un nouvel événement ? Oui. Mais est-il impossibled'obtenir des parrainages ? Pas tellement.

Si vous êtes intelligent dans la façon dont vous présentez votre événement et dans la façondont vous exploitez votre marque, obtenir des sponsors ne sera pas un problème majeur. Lesparrainages vous aideront à supporter le coût de l'événement, surtout si vous avez des orateursqui font exploser le compteur.

Créez une présentation agréable et élégante qui répond principalement au "pourquoi de votreévénement" et traitez-la comme vous le feriez pour un jeu de piste. Il peut cependant être deplusieurs types.

Vous pouvez soit avoir des packages de parrainage Argent, Or et Diamant. Vous pouvez aussiavoir des sponsors en titre, des sponsors principaux, etc. Vous pouvez aussi faire un échangede collaboration dans le cadre duquel vous pouvez peut-être afficher leur nom en tant quesponsors et, en retour, ils font la promotion de votre événement.

Il existe de nombreuses possibilités pour obtenir des parrainages, à vous de choisir.

9. Planifiez votre contenu à l'avance

En planifiant votre contenu à l'avance, nous entendons par là que vous planifiez TOUT àl'avance. Qu'il s'agisse de la présentation des orateurs, des démonstrations de produits lors desévénements ou des sondages en direct, vous devez tout planifier et noter.

Conseil : vous devez toujours avoir une série de questions et réponses à portée de main.Rassemblez des questions provenant des réseaux sociaux ainsi que de vos participantsinscrits. Si vous ne voyez pas beaucoup d'engagement pendant l'événement, vous pouvezposer les questions suivantes à l'orateur.

10. Faîtes un essai avant l'événement réel

Idéalement, vous devriez faire un essai avant toute manifestation que vous organisez. Unesimulation avant l'événement réel vous permet de vérifier s'il y a des divergences ou non.Vérifiez le positionnement de la caméra, l'éclairage, la qualité de la voix, la stabilité de l'internet,tout cela pendant votre simulation.

Conseil : vous pouvez organiser une séance d'accueil avec les orateurs une semaine avantl'événement. Cela permet de briser la glace et de vous familiariser avec les personnes que vousaccueillerez. Discutez de tous les détails techniques lors de cette séance de rencontre.

Well, the biggest takeaway from this is - ‘Quality Over Quantity.’

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Activités pendant et après l'événement virtuel

Maintenant que nous avons couvert la liste de contrôle des activités préalables à l'événement, ilest juste de discuter du type d'activités que vous pouvez vous attendre à faire pendantl'événement en direct. En gardant ces conseils à l'esprit, vous éviterez les contretemps pendantvotre événement virtuel.

1. S'assurer que les accès nécessaires sont attribués

Pendant que vous assistez à l'événement, assurez-vous d'avoir un accès adéquat à toutepersonne qui dirige ou prend la parole lors de l'événement. Si des modérateurs s'occupent desquestions-réponses, des sondages en direct ou des sponsors qui organisent des sessions endirect, assurez-vous que tout le monde a l'accès nécessaire. Les orateurs doivent pouvoirs'exprimer en toute transparence tout en étant ajoutés à la liste des présentateurs.

2. Assurez-vous que les stands des sponsors soient bien installés

Si vous avez des sponsors pour votre conférence virtuelle, assurez-vous qu'ils sachent quoifaire et quand le faire. De nombreuses plateformes en ligne ont une section séparée où unparticipant peut virtuellement "visiter" un sponsor et voir une démonstration de son produitpendant la durée de l'événement. Certaines plateformes disposent également d'unefonctionnalité permettant aux sponsors de faire des sessions en direct.

Quoi qu'il en soit, assurez-vous que vos partenaires de parrainage savent ce qu'il faut faire etsurtout quand le faire.

3. Encourager l'engagement

Ne vous attendez pas à ce que les participants à votre événement commencent à s'engager pareux-mêmes sans un petit coup de pouce. C'est une situation idéale et si elle se produit, trèsbien. Mais vous devriez avoir quelques astuces dans votre manche pour stimuler l'engagementau cours de l'événement virtuel.Il existe de nombreuses façons d'encourager les participants à s'engager pendant l'événement.

Encouragez les gens à poster leurs questions dans la section "Questions et réponses" ou"Chat" de votre plateforme d'événement en ligne.

Permettez à un ou deux participants par session de lever la main et de poser des questions endirect pendant l'événement.Presque toutes les plateformes disposent d'une fonction de sondage - profitez-en pour stimulerl'engagement. Encouragez le tweeting en direct pendant l'émission.

Faites en sorte que les gens se mettent en réseau pendant les pauses de l'événement.Au début de l'événement, vous pouvez commencer par demander aux gens d'afficher leur lieud'origine. Envoyez un formulaire de commentaires à la fin de la retransmission

4. Démonstrations de produits

Ce point est totalement facultatif. Si vous avez un public assez nombreux, vous pouvezenvisager de faire une courte démonstration de votre produit entre les pauses. L'idée est simple: vous avez un public ciblé devant vous, alors pourquoi ne pas en profiter au maximum ?Beaucoup d'entreprises ont vu un bon nombre de démonstrations individuelles programméesaprès cette démonstration de produit en salle.

5. Divertir le public

Qu'est-ce qui est pire qu'un public qui ne s'engage pas ? Un public qui s'ennuie.Maintenir le public diverti et engagé doit toujours figurer en tête de votre liste de priorités.Soyons honnêtes, vous ne savez pas comment les orateurs vont se présenter, n'est-ce pas ?

Certains orateurs apporteront le maximum d'énergie, tandis que d'autres ne pourront pas fairepreuve de la même énergie. Vous ne pouvez pas risquer que votre public s'ennuie. Dès quevotre auditoire commencera à s'ennuyer, vous remarquerez des abandons.

6. Organisez une after-party, si votre budget le permet

Les after-party sont un excellent moyen de mettre fin à n'importe quel événement. D'autant plusque cela vous donne l'impression d'un événement physique réel, même si c'est virtuel. LeSearch Engine Journal a organisé une after-party sensationnelle pour son événement en ligne -le sommet électronique de la SEJ - et ce fut une véritable explosion. Tout le monde a adoré unesession de DJ pour clôturer un événement virtuel de 10 heures.

Voyez si vous pouvez allouer un budget, une after-party est en effet un excellent moyen demettre fin à votre événement en ligne ou à votre conférence.

7. Restez connecté

Après avoir consacré votre temps et vos efforts à la création de cet événement virtuel parfait,veillez à rester en contact avec votre communauté et à suivre les réactions. Cela vouspermettra de tirer les leçons de vos erreurs (le cas échéant), d'éliminer toute faille qui pourraitse présenter à l'avenir et de conserver les données. Les mesures suivantes vous aiderontdans cette tâche :

  1. Créer un groupe Facebook : Utilisez cet espace pour surveiller toute question relative aucontenu présenté. Veillez également à encourager vos orateurs et les modérateurs de lacommunauté à s'engager auprès des participants.

  2. Envoyez un courrier électronique après l'événement : Une bonne pratique consiste àincorporer la vidéo enregistrée de l'événement dans ce courrier électronique de suivi, desphotos et/ou des infographies dont vous pensez que les participants pourraient tirer profit, lespoints forts des événements, des détails sur votre prochain événement et une courte enquêtepour que les participants puissent partager leur expérience et leurs suggestions (le caséchéant) pour vos événements suivants.
  1. Collectez les données : Combien de personnes ont participé à la session ? Quels sontles principaux enseignements tirés des résultats de votre enquête ? Quelles anecdotes sontressorties de cette expérience ? Utilisez ces données pour améliorer et développer votreprochain événement.

Outils et technologie pour accueillir votre événement virtuel

Comme nous savons que les événements virtuels reposent entièrement sur la technologie, laplateforme technologique de l'événement rend les événements virtuels intéressants car elleaide les organisateurs en termes de promotion, d'exécution et de gestion de l'événement.

Vous trouverez ci-dessous quelques éléments essentiels de la technologie événementielle quevous devez utiliser lorsque vous avez l'intention d'organiser votre événement virtuel.

• Site web de l'événement

Le site web de l'événement est un de ces éléments qui revêt la plus grande importance car ilest utilisé pour promouvoir votre événement. Peu importe que l'événement soit hors ligne ouvirtuel, il sert le même objectif.

Le site web de votre manifestation est la clé de la promotion de votre événement. Avec l'aide devotre site web, vous pouvez attirer des participants et les faire s'inscrire à votre manifestation.

Il est donc essentiel de créer un site web qui communique au public la valeur de votreévénement, qui comprend le programme de l'ensemble de la manifestation, qui présente lesintervenants, qui comporte les meilleures FAQ possibles et qui facilite la procédure d'inscription.

• Inscription

L'enregistrement est l'un des éléments qui contribuent à votre collecte de données. À quoi sertl'enregistrement ? Elle permet à l'utilisateur de s'inscrire à l'événement, de recueillir sespréférences et ses informations personnelles, et de l'amener à la passerelle de paiement.

Il existe un outil d'inscription en ligne qui permet aux participants de s'inscrire facilement à unévénement, car la procédure est simplifiée. Il fournit également aux planificateurs et auxspécialistes du marketing des données massives qui les aideront à planifier un événementvirtuel idéal et à en assurer le succès.

• Email

Le marketing par courrier électronique peut contribuer à faire connaître l'événement et a lepotentiel d'attirer un grand nombre de participants et de les tenir constamment informés del'événement, ce qui augmentera par la suite l'engagement et permettra de générer desenquêtes de satisfaction.

Le courrier électronique est sans aucun doute le meilleur moyen de communiquer avec lesparticipants. Si vous utilisez un outil de marketing par courrier électronique, il vous permettraégalement de recevoir des courriers électroniques personnalisés et de marque. Vous pouvezautomatiser les courriels à une date, une heure et une adresse de destinataire particulières enfonction des données des participants et calculer le nombre de clics et le taux d'ouverture.

• Application mobile pour les événements

L'application mobile pour les événements est une autre technologie importante car elle contientun guide des événements en ligne. Les applications mobiles pour les événements sont desoutils qui fonctionnent sur les téléphones mobiles et les navigateurs web et deviennent le centrede connaissances des participants.

Cet élément permet aux participants de sélectionner les sessions à ajouter à leur agenda, et lesplanificateurs recueillent des données sur la place occupée par la session et l'engagement desparticipants. À l'aide de ces outils, les participants peuvent se connecter et établir un réseauvirtuel actif.

• Feedback sur l'événement

Comment savoir si votre événement a été un succès ou non ? Les retours d'information,toujours. C'est le retour d'information qui vous apporte les réactions du public ou desparticipants.

Pour mener des enquêtes après l'événement, vous devez utiliser des outils de retourd'information qui vous aideront à savoir sur quelle échelle votre événement a été évalué. Vouspouvez également utiliser le retour d'information sur l'événement comme un outil pour obtenirdes pistes virtuelles et les convertir en ventes.

• Intégrations

Vous avez de nombreuses données sur les participants ? Il est maintenant temps de partagerces données avec le système technique de l'événement et la plateforme virtuelle. Uneintégration sécurisée permet également de partager les données avec le systèmed'automatisation du marketing et de CRM.

Grâce aux outils d'intégration, vous pouvez conserver les données de vos participants en unseul endroit et ainsi générer plus de pistes de manière organisée et facile, et analyser lesinformations clés de l'événement.

Lisez aussi - Utiliser Airmeet pour l'organisation d'un événement en ligne ? Présentationdes 5 fonctionnalités les plus populaires

Les indicateurs clés de performance (KPI) pour mesurer le succès des événements virtuels

Vous devez toujours avoir des objectifs liés à tout ce que vous faites dans une entreprise.Considérez les événements en ligne comme une campagne de marketing parmi d'autres en cequi concerne les indicateurs clés de performance de votre entreprise. Voici quelques indicateursde performance clés qui, selon nous, devraient être communs à tout organisateur d'événements:

• Sensibilisation à la marque / création d'une marque

La création d'une marque est l'indicateur de performance clé (KPI) le plus courant que les gensutilisent lors d'événements en ligne. Comment mesurer si vous avez réussi à faire connaîtrevotre marque ? Recherchez les mentions dans les médias, les personnes qui en parlent sur lesréseaux sociaux, les références et les participants répétitifs pour de futurs événements.

• Génération de prospects/revenus

Il est impératif de générer des pistes à partir d'événements pour les événements B2B. Si vousne générez pas de pistes pour votre produit, il est inutile d'organiser un événement de grandeenvergure. Mesurez le succès par le nombre de pistes générées et le nombre dedémonstrations de produits prévues.

Si vous êtes une société d'organisation d'événements, votre KPI devrait être le revenu générépar vos sponsors et partenaires et les revenus que vous générez ainsi.

• Se mettre en face d'un plus grand nombre d'orateurs/influenceurs

Une autre excellente façon de mesurer le succès d'un événement virtuel est lorsque lesintervenants souhaitent collaborer avec vous de leur propre chef. Nous avons vu tantd'événements réussis que les conférenciers se pressent pour les prochains événements. C'estune mesure instantanée de la réussite.

Avec tous ces KPI en place, il faut également mentionner que vous n'atteindrez pas tous vosKPI ou même la moitié de vos KPI lors de votre premier événement. Il vous faut deux ou troisévénements pour construire cette marque, pour obtenir les meilleurs portefeuilles d'orateurs,pour obtenir ce sponsor d'or et pour obtenir des milliers d'inscriptions et de participants.

La création de votre communauté n'est qu'une étape.

Vous avez réussi ! Vous avez passé en revue les bases des événements virtuels, mais noussavons que ce n'est pas si facile. C'est pourquoi, chez Airmeet, nous avons fait en sorte qu'ilvous soit facile de vous connecter à vos communautés dans votre environnement virtuel ainsiqu'à travers le monde.

C'est un monde nouveau, et il suffit d'un clic pour y faire face ensemble en tant quecommunauté.

Conclusion

Vous envisagez d'organiser un événement virtuel ? Pour offrir à vos participants une expérienceen personne lors de l'événement virtuel, hébergez-le sur la plateforme Airmeet et vivez uneexcellente expérience d'accueil d'un événement virtuel.

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Laszlo Szemelyi
Laszlo Szemelyi
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Shushank
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erica alitiem
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Sanchi
Administrateur
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Sanchi
Administrateur
7 mois il y a
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