Eventos virtuales

Eventos y Conferencias Virtuales: La guía definitiva para el 2020

Gayatri Poswal
• junio 23, 2020
Virtual Events and Conferences_ The Ultimate 2020 Guide
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Table of Contents

Introducción

La mente de un organizador de eventos está preparada para controlar cada uno de los peores escenarios posibles y alterar el plan en consecuencia. Estamos seguros de que hablamos en nombre de todos cuando decimos que una pandemia mundial no está en nuestra lista de los peores escenarios posibles. Pero, aquí vamos. 

De hecho, esta nueva realidad ha dado paso a eventos virtuales que se están promocionando como la nueva normalidad. Si te preguntas cuán serio es el impacto o cuán grande es la industria, aquí tienes una pequeña noticia: Sólo las exposiciones y ferias comerciales representan hasta 60.000 eventos en los principales 11 países.

El mundo de los negocios está siendo testigo de un cambio de paradigma histórico y la industria de los eventos no se queda atrás. Hemos visto un gran número de eventos físicos queorganizan conferencias virtuales en la primera mitad de 2020 y es probable que se realicen más. En los recientes informes de Cisco, se ha revelado que los videos en directo consumirán el 82% de todo el tráfico de Internet en 2021. Algunos de los principales eventos físicos, que de otra manera atraen a personas de todo el mundo, se cambiaron a la celebración de eventos online este año. Las conferencias online o virtuales no sólo permiten un fácil acceso sino que también son mucho más baratas que los eventos físicos.

El principal problema que tuvo la gente con los eventos virtuales al principio fue que parecía más una transmisión en vivo que un evento real. Cuando se piensa en eventos, se piensa en las sesiones de networking, los patrocinadores, la capacidad de interactuar con el orador, etcétera. Pero, tristemente la mayoría de las conferencias virtuales durante los primeros días de 2020 parecían un podcast.

La razón era simple - la falta de tecnología e innovación. El cambio global ocurrió tan rápido que las plataformas de eventos online y las aplicaciones de videoconferencia se convirtieron enuna necesidad casi de la noche a la mañana.

Pero con el creciente número de eventos en línea, ¿cómo sobrevivirías o te mantendrías alejado de la multitud? ¿Cómo generaría una audiencia para su conferencia virtual cuando el "cansancio del video" es una cosa? Y lo más importante, ¿cómo haría que un evento virtual se sienta como una conferencia física adecuada?

Si bien las empresas se enfrentan ahora a muchos nuevos desafíos, este momento también ofrece una valiosa oportunidad: comprender la ingeniería de los eventos virtuales un poco más profundamente para que puedas crear una estrategia de eventos virtuales que se integre en tu plan de marketing general, ahora y en el futuro. Hemos creado la guía definitiva para que empieces a trabajar con eventos virtuales porque no sólo son actuales, sino que son el futuro del trabajo.

En esta guía definitiva para eventos virtuales y conferencias, repasaremos los detalles de la organización, la promoción y las herramientas necesarias para organizar un evento exitoso en línea.

¿Qué es un evento virtual?

Un evento virtual replica un evento "físico" basado en la localización, pero en línea. Le permite organizar una conferencia global, una clase de entrenamiento a medida, el lanzamiento de un producto, una feria de muestras o una feria de contratación desde la comodidad de su casa u oficina, utilizando sólo un ordenador portátil o un móvil y una conexión a Internet.

Los eventos virtuales hoy en día tienen exactamente la misma esencia que los eventos presenciales, como la interacción con los oradores, la creación de una red de contactos, hablar con los patrocinadores, gracias a la ayuda de plataformas de tecnología avanzada.

La mayoría de los eventos online son gratuitos, pero las grandes conferencias físicas y ferias comerciales que se realizan online siguen siendo de pago.

¿Por qué organizar un evento virtual?

Según MarketWatch, se espera que el gasto de EdTech alcance los 252.000 millones de dólares en 2020. Y esto indica:

a. La gente tiene un fuerte deseo de aprender de los expertos y de conectarse con personas deideas afines.
b. La gente está cada vez más dispuesta a pagar online para actualizar sus conocimientos y habilidades.

Otra encuesta realizada por Marketing Profs reveló que los usuarios de Facebook valoran los videos en vivo diez veces más con sus comentarios que en los videos comunes de otros canales de redes sociales como Twitter, Instagram y YouTube.

Además, muchos canales de redes sociales han anunciado que pronto lanzarán la función "Pasando Ahora" en sus plataformas.

Esto ayudaría si los profesionales del marketing promueven algún tipo de evento virtual corporativo en las plataformas de redes sociales de la empresa y crean un ambiente de expectativa cuando el evento está en marcha. Estos cambios han llevado a muchas empresas a empezar a organizar eventos virtuales para la audiencia remota.

Una gran audiencia se siente atraída por los eventos virtuales porque son fácilmente accesiblesy también son económicos. ¡Es una situación en la que todos ganan!

Elementos de un evento virtual

El contenido es el rey. Pero en un escenario virtual el contenido es tu evento. Dado que un evento virtual depende del contenido, el compromiso y los datos, es imperativo tener una alta calidad de producción de vídeo y un gran contenido, ya que estos dos factores pueden suponerel éxito o el fracaso de un evento en línea.

Algunos elementos cruciales que componen un evento virtual son:

a. Plataforma virtual de eventos/conferencias
b. Sesión de Preguntas y Respuestas en directo
c. Encuestas en directo
d. Grabación de video en directo
e. Chat en directo
f. Encuestas de opinión
g. Varios escenarios virtuales
i. Zona de los patrocinadores

Si bien algunos elementos son comunes a los eventos en línea y fuera de línea, los elementos clave mencionados en la lista anterior son típicos de un evento virtual. Además, las plataformas de videoconferencia de alta tecnología como Airmeet ofrecen la posibilidad de charlas e interacciones virtuales uno a uno. Así que funcionalidades como "Social Lounge" y "Backstage" son lo que hace que la experiencia de un evento virtual sea lo más cercana posiblea un evento físico.

Tipos de eventos virtuales

Aunque los eventos virtuales tienen componentes similares, cuando se organizan estratégicamente, producen resultados variados. A continuación se presentan los siete tipos principales de eventos virtuales.

1. Conferencias Virtuales

Los eventos y conferencias virtuales son lo más cercano a sus contrapartes físicas. Le dan una experiencia completa de las conferencias presenciales, ya que estas conferencias se crean teniendo en cuenta la agenda que incorpora sesiones, ponencias, sesiones de trabajo y muchas cosas más. Las conferencias virtuales incluyen contenido de múltiples sesiones así como herramientas de participación comunitaria.

Si bien el evento no es muy eficaz cuando se trata de liderar la captura y la creación de una redde contactos como un evento fuera de línea, las conferencias virtuales dan a los asistentes acceso a ver las notas clave en tiempo real, les permite construir planes y crear su agenda utilizando el contenido relevante y de tendencia, e interactuar con otros asistentes tanto como quieran.

Si nunca antes ha organizado un evento en línea, es fácil sentirse intimidado por la idea general del mismo. Pero, una buena planificación y una asignación estratégica de los recursos debería ser lo suficientemente buena para ayudarle a planificar y organizar un evento virtual a gran escala.

2. Webinars

Los webinars y podcasts han estado en alza desde hace un par de años y con razón. La cantidad de información que puedes obtener de tales eventos es masiva. Además de eso, el compromiso de tiempo es mucho menor que una conferencia virtual.

La organización de seminarios web le permite invitar a los asistentes de todo el mundo a inscribirse y unirse al evento. Por lo general, cuenta con uno o más oradores que presentan el contenido.

Los seminarios web pueden ofrecerse de forma gratuita, o bien las empresas pueden cobrar a los asistentes por los mismos utilizando métodos de pago online. Para organizar los seminariosweb, puede utilizar herramientas de videoconferencia que le permitan realizar sesiones de preguntas y respuestas o tener la posibilidad de presentar clips en directo o pregrabados.

Por lo general, debería utilizar los webinars para construir su marca y producir algún contenido de alto nivel en el embudo. Estos son una gran manera de ganar atracción online ya que son muy buscados por su propuesta de valor.

3. Talleres Online

Hay muchas instituciones que ofrecen cursos en línea para estudiantes extranjeros. Este es uno de los tipos más populares de eventos virtuales donde los participantes aprenden una nueva habilidad. En este tipo de evento, el entrenador puede resolver las consultas a través de sesiones de preguntas y respuestas en directo, presentar el contenido a través de la función depantalla compartida, y realizar sesiones individuales con los estudiantes.

En este tipo de evento, los estudiantes también pueden asistir a clases en línea que ofrecen material del curso en formato de videos, ejercicios y simulacros de exámenes. Se concede a los estudiantes la opción de personalizar su panel de control.

4. Encuentros Virtuales

Si desea encontrar su tribu y construir conexiones reales, los encuentros virtuales son los tipos de eventos que puede organizar o a los que puede asistir. Igual que las comunidades de las redes sociales, las reuniones de la comunidad virtual son la mejor manera de conectarse con gente de ideas afines pero en tiempo real.

5. Conciertos de Música Virtuales

¿Es usted un amante de la música y se pierde la oportunidad de asistir a conciertos increíbles debido a la ubicación geográfica? Bueno, entonces le encantará este tipo de evento virtual. Puedes asistir a conciertos de música en vivo mientras está sentado en su casa.

Sí, puede organizar o asistir a conciertos de música virtualmente. Los artistas, también, tienen la opción de transmitir en vivo el evento ya sea desde la comodidad de su casa o desde un estudio.

6. Pregúntame Lo Que Quieras (AMA)

Ask Me Anything son las sesiones llevadas a cabo con expertos de la industria o con oradores invitados. Las sesiones se llevan a cabo en una forma única de entrevista en la que el invitado responde a las preguntas de los asistentes durante la sesión en directo o responde a las preguntas formuladas antes del evento.

7. Exposiciones Comerciales Virtuales

La celebración de ferias comerciales virtuales puede aportar muchas ventajas a las empresas que lanzan nuevos productos, ya que pueden captar público de todo el mundo. Este tipo de eventos permite establecer contactos con socios de la industria, y los organizadores obtienen laventaja de obtener comentarios en vivo de los asistentes.

Además, le recomendamos que lea - 6 tipos de eventos que puede organizar en Airmeet..

Diferencia entre Eventos Virtuales y No Virtuales

Los eventos siempre han sido una fuente increíble de contactos. Desde que surgió la ideología de los eventos virtuales, ha cambiado de manera increíble el futuro de la industria de los eventos.

Si usted está pensando y comparando los eventos virtuales con los no tan interesantes y largoswebinars con casi cero interacción, ¡entonces se equivoca! Porque hoy en día, los eventos virtuales han ganado una inmensa popularidad, ya que ofrecen nada menos que lo que se obtiene en un evento presencial sin tener que volar de una punta a otra.

Pero nuestro punto aquí es determinar cómo los eventos virtuales y los eventos fuera de línea carecen de semejanza entre sí. Mientras hablamos de la diferenciación entre los eventos en persona y los virtuales, hay varios factores en los que podemos basar su diferenciación.

Podemos empezar con el más básico y común. Los eventos offline pueden atraer a más asistentes con sus llamativos escenarios y asegurando la creación de redes en términos expansivos. En contraste, los eventos virtuales cortejan a su audiencia con su contenido y el software intuitivo de eventos virtuales en el que están organizando el evento.

Si generalizamos el concepto de networking, se cree que los eventos offline tienen un amplio alcance de networking. Aún así, entiendo que los eventos virtuales le ofrecen expandir su red a una escala más amplia, oh sí, esta afirmación contradice la anterior, pero si se contextualiza en términos de redes virtuales, suena verdadero, ¿no es así?

Sin embargo, los eventos no virtuales te ofrecen múltiples opciones de contenido, pero los eventos virtuales lo mantienen organizado y ofrecen múltiples opciones de contenido concurrentes, genial, ¿no?

Te rompes la cabeza por tener sesiones atractivas en eventos virtuales, pero una vez que lo consigues, puedes tocar tu propia trompeta. Suena bien, ¿verdad? Todo lo que se necesita es creatividad y una plataforma de alta tecnología para crear un impacto notable.

Ahora es el momento de eliminar el viejo cliché de que los eventos virtuales nunca podrán proporcionar a los asistentes el mismo nivel de interacción cara a cara que los eventos offline, ya que con una tecnología impecable, los eventos virtuales pueden proporcionar la experiencia perfecta de mostrar la interacción entre redes y la vida real. No sólo la tecnología perfecta, sino también la planificación cuidadosa y los datos masivos y la agilidad aportan su granito de arena.

Consejos Importantes para la realización de Eventos Virtuales: La Lista de Verificación Definitiva

Seamos honestos, planear y organizar un evento virtual no es fácil. Especialmente si acaba de empezar o no tiene experiencia en el ámbito de los eventos en línea. Los eventos físicos que cambian sus conferencias a plataformas virtuales todavía tienen la experiencia de organizar eventos a gran escala.

Con el mundo bajo un bloqueo, el número de conferencias virtuales y podcasts han ido en aumento. Si quiere aprovechar los eventos virtuales para su marca en el 2020, esta es la única lista de comprobación que necesitaría. La siguiente lista menciona todas las actividades previasal evento que debe realizar.

Actividades Previas al Evento Virtual

1. Defina su por qué y establezca objetivos claros

Debe tener un fuerte PORQUE para crear su evento. Lo que queremos decir con eso es que si el evento es grande o pequeño, eso no importa, pero debe tener una estrategia sólida de antemano. Siempre es más fácil cuando se empieza con un objetivo y un concepto clave. El resto se soluciona a medida que se avanza.

Si se hace la planificación correctamente, será mucho más fácil implementar las cosas durante el evento real. Cuando hablamos de planear un evento, nos referimos literalmente a todo: desde los oradores que desea, pasando por el formato hasta la fiesta posterior, a todo el mundo le encanta un evento bien planeado.

También es extremadamente crucial establecer metas y objetivos claros para su evento virtual. ¿Cómo se medirá el éxito? Descomponga el objetivo principal en pequeños objetivos medibles y asígnelo a los miembros de su equipo. Todo tu equipo debería tener sus KRA y KPI para determinar el éxito del evento.

Además, lea - Crear un Plan de Marketing Increíble para su Evento Virtual.

2. Planifique un presupuesto para tu evento virtual

Planificar un presupuesto para cualquier cosa es una tarea compleja y crucial, pero la situación es diferente cuando se trata de eventos virtuales. Pasar de organizar eventos en persona a eventos virtuales evidencia la curva de aprendizaje de los organizadores de los eventos. 

¿Por qué una curva de aprendizaje? Cuando se pasa de organizar eventos fuera de línea a eventos virtuales, se eliminan muchas cosas a las que se estaba acostumbrado, y se encuentran muchas cosas nuevas a las que probablemente se acostumbre rápidamente. 

Pero aquí surge la pregunta: ¿cómo planificaría y calcularía los números cuando se trata de eventos virtuales? Por lo tanto, si le confunde la planificación de un presupuesto para su eventovirtual, entonces debe seguir un proceso definido para esto con el fin de determinar que la planificación que está haciendo no sea poco realista. 

Para conocer el proceso completo, debe leer: ¿Cómo planificar el presupuesto y los gastospara un evento virtual? Y abrir su cuaderno de notas para empezar a apuntar los puntos importantes.

3. Decida el formato del evento, el tema y el concepto

Bien, ha decidido que hará un evento virtual, está preparado, con su plan, objetivos y presupuesto, el siguiente paso es concretar el formato del evento.

El formato del evento es básicamente el "tipo de evento" que se busca organizar. Como ya se ha dicho, aquí hay algunos tipos de eventos que se pueden considerar:

  • Eventos virtuales 
  • Conferencia en línea
  • Webinars

Además, decide un tema y un concepto también. Su tema puede abarcar todo lo relacionado con el diseño, mientras que el concepto será todo sobre los tiempos, la participación de los oradores, etc.

4. Empiece a hablar con los ponentes

Conseguir oradores para su conferencia online sería la siguiente tarea más importante. Lo idealsería empezar por volcar todas las ideas de los oradores en una hoja de cálculo y pedir a los miembros de su equipo que envíen de 3 a 5 ideas de oradores cada uno. Una vez que se concentren en los oradores que quieren para el evento, comiencen a contactarlos.

Seamos honestos, no es nada fácil conseguir oradores si se está empezando. Se enfrentarán arechazos, limitaciones de tiempo, no habrá respuestas, pero sigan adelante. Intente conseguir oradores con al menos una cantidad considerable de seguidores en LinkedIn si no son los "influenciadores de LinkedIn". 

Si se está organizando un webinar, entonces será mucho menos complicado, ya que será suficiente con 1 o 2 ponentes. Pero para un evento virtual, será un poco difícil. Existe la posibilidad de que muchos oradores pidan una compensación monetaria a cambio de su tiempo. Mientras que algunos oradores podrían estar contentos con los datos de inscripción de los usuarios.

Esto es algo que hay que averiguar, a cuáles le gustaría perseguir. Todo lo que podemos decir es, ¡use su presupuesto sabiamente!

5. Encuentre una plataforma de eventos virtuales que se adapte asus necesidades

Conseguir oradores para su conferencia online sería la siguiente tarea más importante. Lo idealsería empezar por volcar todas las ideas de los oradores en una hoja de cálculo y pedir a los miembros de su equipo que envíen de 3 a 5 ideas de oradores cada uno. Una vez que se concentren en los oradores que quieren para el evento, comiencen a contactarlos.Seamos honestos, no es nada fácil conseguir oradores si se está empezando. Se enfrentarán arechazos, limitaciones de tiempo, no habrá respuestas, pero sigan adelante. Intente conseguir oradores con al menos una cantidad considerable de seguidores en LinkedIn si no son los "influenciadores de LinkedIn". Si se está organizando un webinar, entonces será mucho menos complicado, ya que será suficiente con 1 o 2 ponentes. Pero para un evento virtual, será un poco difícil. Existe la posibilidad de que muchos oradores pidan una compensación monetaria a cambio de su tiempo. Mientras que algunos oradores podrían estar contentos con los datos de inscripción de los usuarios.Esto es algo que hay que averiguar, a cuáles le gustaría perseguir. Todo lo que podemos decir es, ¡use su presupuesto sabiamente! Además, obtenga consejos sobre Cómo Conseguir Oradores y Socios para una Conferencia Virtual.5. Encuentre una plataforma de eventos virtuales que se adapte asus necesidadesSi desea reproducir la experiencia de un evento físico en su conferencia o evento virtual, la elección de la plataforma adecuada es muy importante. La mayoría de la gente no piensa en esto hasta el final. Especialmente para la gente que organiza un evento por primera vez, conocer su plataforma es muy importante.

¿Cómo se sabe si una plataforma es la adecuada para el tipo de evento que se está organizando?Esto será contestado por el formato del evento que has fijado. Si desea ser anfitrión de un evento virtual que se perciba exactamente como un evento físico, considere la posibilidad de conseguir una plataforma como Airmeet. Un evento en Airmeet es la mejor opción aparte de un evento físico

Tiene la opción de múltiples escenarios, sesiones de networking 1 a 1 durante los descansos, salón social, levantar la mano para preguntas y respuestas, y muchas cosas más. Considere la posibilidad de conseguir una plataforma de eventos online que tenga todas estas funcionalidades.

6. Conozca su público objetivo y fije una fecha y hora acorde

Este punto puede parecer muy básico y/o vago, pero hay que pensar en fijar una fecha y una hora. En primer lugar, conozca a su público objetivo.

¿Es un evento B2B o B2C? ¿Es para técnicos o para vendedores? ¿Puede alguien unirse al evento y aprender algo de él o es necesario tener un cierto grado de conocimiento antes de unirse?

Una vez que se tengan las respuestas a todo esto, usted sabrá quién es su público objetivo. Asíque la siguiente pregunta es por qué es necesario fijar una fecha y hora teniendo en cuenta a su público objetivo, ¿verdad?

Pongamos un ejemplo. Supongamos que organiza una conferencia virtual para profesionales/directores de ventas. Usted querría seleccionar una fecha que sea anterior a mediados de mes. Como los vendedores tienen objetivos que cumplir y tienen mucha prisa durante los últimos 10 días de sus ciclos de ventas, no se conseguirá mucho público.

De manera similar, piense en la hora y el día de la semana. Si esperas una audiencia de varios países con una gran diferencia de husos horarios, considere la posibilidad de dividir su evento en 2 partes.

7. Promocione su evento o conferencia virtual

Este punto no es ninguna tontería. No puede esperar que la gente se involucre a menos que promueva su evento virtual. De hecho, el mayor error que cometen la mayoría de los organizadores es esperar que los oradores o "influencers" traigan a su propia audiencia con ellos. Sin embargo, en realidad, ese número es muy bajo.

No importa cuáles sean las circunstancias, hay que asignar suficientes recursos y tiempo para promover su evento. La forma en que promueva su evento depende mucho de sus objetivos y de los indicadores clave de rendimiento de su negocio.

Utilice las plataformas de agregadores de eventos como Eventbrite para anunciar su evento. También puede publicar anuncios en redes sociales a través de Eventbrite para optimizar mejorsus campañas.

No hace falta mencionar que hay que usar ampliamente las redes sociales para promocionar suevento. Ya sea en Facebook, Instagram, Twitter, cree algún contenido atractivo alrededor de su evento. Las redes sociales le darán un gran impulso en las inscripciones.

Si es un evento pagado o si se espera que haya muchas demostraciones o ventas de productos después de los eventos, también se pueden publicar anuncios para conseguir inscripciones. Diseñe una impresionante página de presentación para su conferencia virtual, llénela con detalles relevantes, títulos clickbaity, CTAs apropiados, y dirija el tráfico a esa página.

Si se está organizando un evento B2B, considere conseguir al menos 1 representante de ventas/especialista en divulgación/director general para hacer campañas de divulgación. Estas campañas hacen maravillas en los eventos B2B donde se busca generar contactos comerciales/ programar demostraciones a partir del evento.

El marketing por correo electrónico funciona muy bien para las conferencias virtuales también. Además, use banners de eventos en miniatura como su firma de correo electrónico para que la gente pueda hacer clic en su firma para registrarse en el evento.

También, lea - Efectivos Sistemas para Romper el Hielo en su Evento de Networking..

8. Consiga patrocinadores, si puede

¿Es difícil conseguir patrocinios para un nuevo evento? Sí. ¿Pero es imposible conseguir patrocinios? No, en realidad no.

Si es inteligente en la presentación de su evento y en la forma de aprovechar su marca, conseguir patrocinadores no será un gran problema. Los patrocinios ayudarán a cubrir el coste del evento, especialmente si hay oradores que cobran mucho dinero.

Cree un bonito y elegante paquete de presentación que responda principalmente al "por qué desu evento" y trátelo como si fuera un paquete de lanzamiento. Aunque puede ser de muchos tipos.

Se pueden tener paquetes de patrocinio Plata, Oro y Diamante. O se pueden tener patrocinadores de Cabecera, Patrocinadores Principales, etc. También se puede hacer un trueque de colaboración donde tal vez se puede mostrar su nombre como patrocinadores y a cambio, ellos promuevan su evento.

Hay muchas opciones cuando se trata de conseguir patrocinios.

9. Planifique su contenido de antemano

Cuando decimos "planear el contenido de antemano" nos referimos a planear todo de antemano. Ya sean las presentaciones de los oradores, las demostraciones de productos en el evento, las encuestas en directo... Debería tener todo planeado y anotado.

Consejo extra: Siempre debería tener listo un conjunto de preguntas y respuestas. Reúna las preguntas de las redes sociales y de los asistentes registrados. Si no se ve mucho compromisodurante el evento, puede hacer estas preguntas al orador.

10. Haga una prueba antes del evento real

Lo ideal sería que hiciese una prueba antes de cualquier evento que organice. Realizar una prueba de ensayo antes del evento real, le ayudará a comprobar si hay alguna disconformidad o no. Compruebe la posición de la cámara, la iluminación, la calidad de la voz, la estabilidad de Internet, todo durante el simulacro.

Consejo extra: Puede hacer una sesión de bienvenida con los oradores una semana antes del evento. Esto ayuda a romper el hielo y a familiarizarse con la gente que se va a presentar. Discuta todos los detalles técnicos durante esta sesión de bienvenida.

Well, the biggest takeaway from this is - ‘Quality Over Quantity.’

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Actividades durante y después del evento virtual

Ahora que hemos cubierto la lista de actividades previas al evento, es justo discutir el tipo de actividades que se pueden esperar hacer durante el evento en directo. Tener en cuenta estos consejos le ayudará a evitar contratiempos durante el evento virtual.

1. Asegúrese de que se asignen los accesos necesarios

Mientras que esté en directo en el evento, asegúrese de tener un acceso adecuado a cualquier persona que dirija o hable en el evento. Si tiene moderadores que se encargan de las preguntas y respuestas, encuestas en directo o patrocinadores haciendo sesiones en directo, asegúrese de que todo el mundo tiene el acceso necesario. Los oradores deben tener una experiencia fluida mientras se les añade como presentadores.

2. Asegúrese de que las zonas de los patrocinadores estén preparadas

Si tiene patrocinadores para su conferencia virtual, asegúrese de que sepan qué hacer y cuándo hacerlo. Muchas plataformas online tienen una sección separada donde un asistente puede "visitar" virtualmente a un patrocinador y hacer una demostración de su producto duranteel curso del evento. Algunas plataformas también tienen una funcionalidad que permite a los patrocinadores hacer sesiones en vivo.

De cualquier manera, asegúrese de que sus socios patrocinadores sepan qué hacer y especialmente cuándo hacerlo.

3. Fomentar el compromiso

No espere que los asistentes a su evento empiecen a participar por sí mismos sin un pequeño tirón/empuje. Esa es una situación ideal y si sucede - muy bien. Pero, debe tener algunos trucos bajo la manga para impulsar el compromiso durante el transcurso del evento virtual.Hay un montón de formas en las que puede animar a los asistentes a participar durante el evento.

Anime a la gente a que publique sus preguntas en la sección de preguntas y respuestas o en elchat de su plataforma de eventos online.

Permita que 1 ó 2 asistentes por sesión levanten la mano y hagan preguntas en directo duranteel evento.Casi todas las plataformas tendrán algún tipo de función de sondeo, aprovéchela para aumentar el diálogo. Anime a que se envíen tweets en directo durante el programa.

Consiga que la gente haga networking durante los descansos del evento.Cuando el evento comience, puede empezar pidiendo a la gente que publique de dónde son. Envíe un formulario de comentarios al final del evento

4. Demostraciones de productos

Este punto es totalmente opcional. Si tiene un público bastante numeroso, entonces puede considerar hacer una breve demostración de su producto en medio de una de las pausas. La idea es simple: tiene una audiencia concentrada delante de usted, así que ¿por qué no aprovecharla al máximo? Muchas empresas han visto un buen número de demostraciones individuales programadas después de esa demostración de producto en el evento.

5. Mantener a la audiencia entretenida

¿Qué es peor que un público que no se compromete? Un público que se aburre.Mantener a la audiencia entretenida y comprometida debe estar en la cima de su lista de prioridades en todo momento. Seamos honestos, no se sabe cómo van a presentar los oradores, ¿verdad?

Habrá algunos oradores que aportarán la máxima energía, mientras que otros no podrán igualar ese tipo de energía. No puede correr el riesgo de que su audiencia se aburra. En el momento en que su público empiece a aburrirse, notará la caída.

6. Organice una fiesta posterior, si su presupuesto lo permite.

Las fiestas de después son una gran manera de terminar cualquier evento. Es más, ya que te da la sensación de un evento físico real, aunque sea virtual. La revista Search Engine Journal organizó una gran fiesta posterior a su evento en línea, la cumbre electrónica del SEJ, y fue una pasada. A todo el mundo le encantó una sesión de DJ para terminar un evento virtual de 10horas de duración.

Compruebe si puede asignar algo de presupuesto, una fiesta posterior es, de hecho, una gran manera de terminar su evento o conferencia en línea.

7. Manténgase conectado

Después de dedicar su tiempo y esfuerzo a la creación de ese evento virtual perfecto, asegúrese de permanecer conectado con su comunidad y de hacer un seguimiento para obtener retroalimentación. Esto asegurará que se aprenda de los errores (si los hay), se eliminen las lagunas que puedan surgir en el futuro, y también se preserven los datos. Los siguientes pasos a seguir le ayudarán con esto:

  1. Crear un grupo de Facebook: Aprovechar este espacio para monitorear cualquierpregunta sobre el contenido presentado. Asegúrese de animar también a sus ponentes y moderadores de la comunidad a que se comprometan con los asistentes.

  2. Envíe un correo electrónico posterior al evento: Es una buena práctica incorporarel vídeo grabado del evento en este correo electrónico de seguimiento, las fotos y/o infografías que crea que los asistentes podrían obtener algunos beneficios, los aspectos más destacados de los eventos, los detalles sobre su próximo evento y una breve encuesta para que los asistentes compartan su experiencia ysugerencias (si las hubiera) para sus siguientes eventos.
  1. Recopilar los datos: ¿Cuántas personas se unieron a la sesión? ¿Cuáles son lospuntos más importantes de los resultados de su encuesta? ¿Qué historias anecdóticas surgieron de esta experiencia? Utilice estos datos para mejorar y construir su próximo evento.

Herramientas y tecnología para organizar su evento virtual

Como sabemos que los eventos virtuales dependen totalmente de la tecnología, la plataforma tecnológica de eventos hace que los eventos virtuales tengan ventajas, ya que ayuda a los organizadores en términos de promoción, ejecución y gestión del evento.

Bien, a continuación se presentan algunos elementos esenciales de la tecnología de eventos que debe utilizar mientras tiene la intención de organizar su evento virtual.

• Sitio web del evento

El sitio web del evento es uno de esos elementos que tiene la mayor importancia, ya que se utiliza para promover su evento. Independientemente del evento, ya sea offline o virtual, sirve para el mismo propósito.

El sitio web de su evento es la clave para la promoción de su evento, y con la ayuda de su sitio web, puede atraer a los asistentes y hacer que se registren en su evento.

Por lo tanto, es esencial construir un sitio web que transmita el valor de su evento a la audiencia, que incluya el programa de todo el evento, que presente a los oradores, que tenga las mejores preguntas frecuentes posibles y un proceso de registro fácil.

• Inscripción

La inscripción es uno de esos elementos que contribuye a la recopilación de datos. ¿Qué hace el registro? Permite al usuario registrarse en el evento, recopilar preferencias e información personal y llevar al usuario a la pasarela de pago.

Hay una herramienta de registro en línea que permite a los asistentes registrarse fácilmente en un evento, ya que tiene un proceso simplificado. También proporciona a los planificadores y vendedores datos masivos que les ayudarán a planificar un evento virtual ideal y a que éste tenga éxito.

• Email

La mercadotecnia por correo electrónico puede ayudar a generar conciencia sobre el evento y tiene el potencial de atraer a una buena cantidad de asistentes y los mantendrá constantemente informados sobre el evento, lo que más tarde aumentará también el compromiso y ayudará a generar encuestas de retroalimentación.

Los correos electrónicos son sin duda la mejor forma posible de comunicarse con los asistentes. Si se utiliza una herramienta de marketing por correo electrónico, también se enviarán correos electrónicos personalizados y con marca. Puede automatizar los correos electrónicos para una fecha, hora y dirección del destinatario en particular según los datos del asistente y rendir métricas de click-through y tasas de apertura.

• App del evento para móviles

La aplicación móvil de eventos es otra tecnología de eventos importante, ya que contiene una guía de acontecimientos en línea. Las aplicaciones móviles para eventos son las herramientas que funcionan en los teléfonos móviles y los navegadores web y se convierten en el centro de conocimiento para los asistentes.

Este elemento permite a los asistentes seleccionar manualmente las sesiones para añadirlas a su agenda, y los planificadores recogen datos sobre la prominencia de las sesiones y el compromiso de los participantes. Con la ayuda de estas herramientas, los asistentes pueden conectarse y establecer redes de contactos activas de manera virtual.

• Comentarios del evento

¿Cómo sabría si su evento fue un éxito o no? Por medio de la retroalimentación, siempre. Es laretroalimentación la que te aporta las reacciones del público o de los asistentes.

Para realizar encuestas sobre eventos, debes utilizar herramientas de retroalimentación de eventos que te ayudarán a saber en qué escala se ha calificado tu evento. También puede utilizar la retroalimentación de eventos como herramienta para obtener clientes potenciales virtuales y convertirlos en ventas.

• integraciones

¿Tiene numerosos datos de los asistentes? Es hora de que se compartan esos datos con el sistema de tecnología de eventos y la plataforma virtual. La integración segura también permiteque los datos se compartan con el sistema de automatización de marketing y CRM.

Mediante las herramientas de integración, puede mantener los datos de los asistentes en un solo lugar y, de este modo, puede generar más clientes potenciales de forma organizada y sencilla, así como analizar los datos clave del evento.

Además, lea - ¿Usar Airmeet para organizar un evento online? Presentamos las 5 Características Más Populares

KPIs para medir el éxito del evento virtual

Siempre hay que tener unos objetivos vinculados a todo lo que se hace en una empresa. Tratarlos eventos en línea como otra campaña de marketing en lo que respecta a los KPIs de su negocio. Aquí hay algunos KPIs que creemos que deberían ser comunes para cualquier organizador de eventos:

• Concienciación de marca/Construcción de marca

La construcción de marcas es el KPI más común que la gente tiene en los eventos online. ¿Cómo se mide si se tuvo éxito en el conocimiento de la marca? Busque las menciones en los medios, la gente que habla de ello en las redes sociales, las referencias y los asistentes repetitivos para futuros eventos.

• Generando leads/ingresos

Generar leads de los eventos es imperativo para los eventos B2B. Si no se están generando leads para su producto, entonces no tiene sentido organizar un evento masivo. Mida el éxito con el número de prospectos generados y el número de demostraciones de producto programadas.

Si es una empresa de eventos, entonces su KPI debe ser los ingresos generados por sus patrocinadores y socios y los ingresos generados por usted de esta manera.

• Ponerse enfrente de más ponentes/influencers

Otra gran manera de medir el éxito de un evento virtual es cuando los ponentes quieren colaborar con usted por sí mismos. Hemos visto muchos eventos exitosos que tienen oradores que acuden a ellos para futuros eventos. Esta es una medida instantánea del éxito.

Con todos estos KPIs en posición, también es necesario mencionar que no logrará todos sus KPIs o incluso la mitad de sus KPIs con su primer evento. Necesita dos o tres eventos para construir esa marca, para conseguir las mejores listas de ponentes, para conseguir ese patrocinador de oro y para conseguir miles de inscripciones y asistentes.

La construcción de su comunidad está a sólo un paso.

¡Lo ha conseguido! Ha repasado lo básico de los eventos virtuales, pero sabemos que no es tan fácil. Por eso, en Airmeet hemos hecho que sea fácil para usted ayudar a conectar con sus comunidades en su entorno virtual, así como en todo el mundo.

Este es un mundo nuevo, y estamos a un solo clic de distancia para enfrentarnos a él juntos como comunidad.

Conclusion

¿Piensa organizar un evento virtual? Para proporcionar una experiencia de evento presencial en el evento virtual a sus asistentes, organícelo en la plataforma Airmeet y obtenga una excelente experiencia como anfitrión de un evento virtual.

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Laszlo Szemelyi
Laszlo Szemelyi
11 months ago

Great guide, thank you guys! I browsed through with enthusiasm and consent. As a suggestion, I think

  • readers would appreciate some suggestions on tools to host,
  • it is important to include a section for speaker coaching, as many of the speakers need to be trained in the tool and sometimes also regarding their appearance and interactivity.

In my experience virtual events usually attract more people than physical ones mainly because of instant availability (no need to travel or block whole days in the calendar), but you should make sure the value-for-money is set right.

Shushank
Shushank
9 months ago

This blog is useful

erica alitiem
erica alitiem
7 months ago

Interested in learning more – is there a contact that I could connect with?

Sanchi
Admin
7 months ago
Reply to  erica alitiem

Hello Erica 🙂

Thank you for reaching out. You can connect with us at [email protected]

Sanchi
Admin
7 months ago
Reply to  erica alitiem

Hello Erica 🙂

You could reach out to us at [email protected]

alterations christchurch
alterations christchurch
6 months ago

Hi, thank you for such a brilliant post. I have been reading some blogs that gives me more knowledge about ultimate guide organize virtual events conferences; I must say this is one of the best among them. You have done a great research for I feel, thanks for sharing.I never thought will get to visit this https://www.canterbury-builders.co.nz/ oh, has some nice content for everyone

Sanchi
Admin
5 months ago

We are glad it was an informative piece of content for you. 🙂

Kitchen renovation Dunedin
Kitchen renovation Dunedin
6 months ago

The blog is addressing on the ultimate guide organize virtual event conference. Such content must be made more and more available. Thank you for this article! This is really very informative. I love this article, thanks for producing such great contents. I love your posts always.I found this http://www.baybuild.co.nz/ Having loads of data, if possible do have a look

Sanchi
Admin
5 months ago

This makes us so happy! Sharing information that truly resonates with all of you and that helps you out in small ways or big, is our intention. Glad to hear you enjoyed this piece. 🙂

renovations Hamilton
renovations Hamilton
5 months ago

Hey thanks for posting this useful information about ultimate guide organize virtual events conferences here, I really hope it will be helpful to many. It will help a lot; these types of content should get appreciated. I will bookmark your site; I hope to read more such informative contents in future. Appreciative content!

Sanchi
Admin
4 months ago

Thank you for your appreciative words. 🙂

Home Builders Tauranga
Home Builders Tauranga
5 months ago

This article provides details about ultimate guide organize virtual events conferences.This blog happens to be one of the best blog, which give proper details about it. I enjoyed reading this blog and would suggest others too, and you would get to read about it in this link.

Sanchi
Admin
5 months ago

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Plastering Services Auckland
Plastering Services Auckland
5 months ago

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Sanchi
Admin
5 months ago

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Kitchen Renovations Auckland
Kitchen Renovations Auckland
5 months ago

This is really appreciated that you have presented all data on the ultimate guide to organize the virtual event conference in detail. I love all the information shared. I like how you have researched and presented these exact points so clearly. Great article!!

Sanchi
Admin
5 months ago

It’s a pleasure to hear that you found the information useful. Happy to serve you with more informational pieces. Thank you for your appreciative words. 🙂

Commercial Construction Companies Christchurch
Commercial Construction Companies Christchurch
5 months ago

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Sanchi
Admin
5 months ago

We value our readers feedback and it is great to know that this article resonated with you. Thank you for showing your support. 🙂

pool excavation Auckland
pool excavation Auckland
4 months ago

I was looking for this information relating to such ultimate guide organize virtual events conferences. You have really eased my work by posting this article, loved your writing skill as well. Please keep sharing more, would love to read more from you!

https://www.dingogroundworx.com/excavation-earthmoving/

Sanchi
Admin
4 months ago

Thank you for stopping by! We are glad to know that the guide served you. 🙂

Architectural Housing In Christchurch
Architectural Housing In Christchurch
4 months ago

This is a very informative blog, thanks for sharing about ultimate guide organize virtual events conferences . It will help a lot; these types of content should get appreciated. I will bookmark your site; I hope to read more such informative contents in future… great post!! Come across https://gmacbuilders.co.nz/ and hope you can visit this too to get more information.

Sanchi
Admin
3 months ago

Happy to have served you with useful content. Thank you for sharing. 🙂

Builders Mt Maunganui
Builders Mt Maunganui
2 months ago

Thank you very much for presenting this data about ultimate guide organize virtual events conferences, it’s known how to get approved but what are the next steps after getting the approval… Wonderful information, thanks a lot for sharing kind of content with us… great post! Find an incredible site https://www.precisebuilders.co.nz/ having lots of ideas and tips that can be handy

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