Virtuelle Ereignisse

Virtuelle Veranstaltungen und Konferenzen: Der ultimative Leitfaden 2020

Gayatri Poswal
• Juni 23, 2020
Virtual Events and Conferences_ The Ultimate 2020 Guide
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Table of Contents

Einführung

Die Gedanken eines Organisators von Veranstaltungen sind darauf ausgerichtet, jedes mögliche Worst-Case-Szenario im Auge zu behalten und den Plan entsprechend zu ändern. Wirsind sicher, dass wir für alle sprechen, wenn wir sagen, dass eine globale Pandemie auf unserer Liste der möglichen Worst-Case-Szenarien nicht angekreuzt ist. Aber jetzt geht es los. 

Tatsächlich hat diese neue Realität virtuellen Ereignissen Platz gemacht, die als das neue Normale angepriesen werden. Wenn Sie sich fragen, wie ernst die Auswirkungen sind oder wie groß die Branche ist, hier eine kleine Nachricht: Allein auf Ausstellungen und Messen entfallen bis zu 60.000 Veranstaltungen in den führenden 11 Ländern.

Die Geschäftswelt erlebt einen historischen Paradigmenwechsel, und die Veranstaltungsbranche ist nicht weit davon entfernt. Wir haben in der ersten Hälfte des Jahres 2020 eine riesige Anzahl von physischen Veranstaltungen gesehen, die virtuelle Konferenzen organisieren, und weitere werden wahrscheinlich folgen. Aus den jüngsten Berichten von Cisco geht hervor, dass Live-Videos bis 2021 82% des gesamten Internetverkehrs verbrauchen werden. Einige der großen physischen Veranstaltungen, die sonst Menschen aus der ganzen Welt anziehen, sind in diesem Jahr auf Online-Veranstaltungen umgestiegen. Online- oder virtuelle Konferenzen können nicht nur eine einfache Zugänglichkeit ermöglichen, sondern sind auch wesentlich kostengünstiger als physische Veranstaltungen.

Das Hauptproblem, das die Menschen anfangs mit virtuellen Veranstaltungen hatten, war, dass sie sich eher wie ein Live-Stream als ein tatsächliches Ereignis anfühlten. Wenn man an Veranstaltungen denkt, denkt man an die Networking-Sitzungen, die Sponsoren, die Möglichkeit, mit dem Redner zu interagieren, und so weiter. Aber leider fühlten sich die meisten virtuellen Konferenzen in den ersten Tagen des Jahres 2020 wie ein Podcast an.

Der Grund war einfach - Mangel an Technologie und Innovation. Der globale Wandel vollzog sich so schnell, dass die Online-Veranstaltungsplattform und Videokonferenz-Apps fast über Nacht zu einer Notwendigkeit wurden.

Aber wie würden Sie angesichts der zunehmenden Zahl von Online-Veranstaltungen überleben oder sich von der Masse abheben? Wie würden Sie ein Publikum für Ihre virtuelle Konferenz generieren, wenn es um "Videomüdigkeit" geht? Und vor allem: Wie würden Sie dafür sorgen, dass sich eine virtuelle Veranstaltung wie eine richtige physische Konferenz anfühlt?

Während Unternehmen jetzt vor vielen neuen Herausforderungen stehen, bietet dieser Moment auch eine wertvolle Gelegenheit: die Technik virtueller Veranstaltungen etwas tiefer zu verstehen, so dass Sie eine Strategie für virtuelle Veranstaltungen erstellen können, die in IhrenGesamtmarketingplan integriert ist - jetzt und für die Zukunft. Wir haben den ultimativen Leitfaden für Sie erstellt, damit Sie mit virtuellen Veranstaltungen beginnen können, denn sie sind nicht nur zeitgemäß, sie sind die Zukunft der Arbeit.

In diesem ultimativen Leitfaden für virtuelle Veranstaltungen und Konferenzen gehen wir auf die Einzelheiten der Organisation, Werbung und Tools ein, die für eine erfolgreiche Online-Veranstaltung erforderlich sind.

Was ist eine virtuelle Veranstaltung?

Ein virtuelles Ereignis repliziert ein "physisches" ortsbezogenes Ereignis, jedoch online. Sie können eine globale Konferenz, einen On-Demand-Trainingskurs, eine Produkteinführung, Messen oder eine Rekrutierungsmesse bequem von zu Hause oder vom Büro aus veranstalten, indem Sie nur einen Laptop oder ein Mobiltelefon und eine Internetverbindung verwenden.

Virtuelle Veranstaltungen haben heutzutage genau das gleiche Wesen wie persönliche Veranstaltungen, wie Interaktion mit den Rednern, Networking, Gespräche mit den Sponsoren - dank der Hilfe von technisch versierten Plattformen.

Die Teilnahme an den meisten Online-Veranstaltungen ist kostenlos, aber die großen physischen Konferenzen und Messen, die online stattfanden, sind immer noch kostenpflichtig.

Warum eine virtuelle Veranstaltung veranstalten?

Laut MarketWatch werden die Ausgaben für EdTech bis 2020 voraussichtlich 252 Milliarden Dollar erreichen. Und dies deutet darauf hin:

a. Die Menschen haben den starken Wunsch, von Experten zu lernen und mit Gleichgesinnten in Kontakt zu treten.
b. Die Menschen sind mehr und mehr bereit, für die Aktualisierung ihrer Kenntnisse und Fähigkeiten online zu bezahlen.

Eine weitere von Marketing-Profis durchgeführte Umfrage ergab, dass Facebook-Nutzer die Live-Videos mit ihren Kommentaren zehnmal häufiger validieren als reguläre Videos auf anderen Social-Media-Kanälen wie Twitter, Instagram und YouTube.

Außerdem haben viele Social-Media-Kanäle angekündigt, dass sie demnächst die "Happening Now"-Funktion auf ihren Plattformen einführen werden.

Nun, dies wäre hilfreich, wenn Marketingfachleute eine Art virtuelles Firmenevent auf den Social-Media-Plattformen des Unternehmens bewerben und für Aufsehen sorgen würden, wenndas Event bereits läuft. Diese Veränderungen haben viele Unternehmen dazu veranlasst, virtuelle Veranstaltungen für das entfernte Publikum zu organisieren.

Ein großes Publikum wird von virtuellen Veranstaltungen angezogen, weil sie leicht zugänglich und zudem budgetfreundlich sind. Es ist eine Win-Win-Situation!

Elemente eines virtuellen EreignisInhalt

ist König. Aber in einer virtuellen Umgebung ist der Inhalt your event. Since a virtual event depends on content, engagement, anddata it is imperative to have a high video production quality and great content since these two factors can either make or break an online event.

Some crucial elements that make up a virtual event are:

a. Virtuelle Veranstaltungs-/Konferenzplattform
b. Live-Frage-Antwort-Sitzung
c. Live-Abstimmung
d. Live video recording
e. Live-Chat
f. Feedback-Umfragen
g. Zahlreiche virtuelle Bühnen
i. Sponsoren-Ecke

Während einige Elemente sowohl Online- als auch Offline-Veranstaltungen gemeinsam sind, sind die in der obigen Liste erwähnten Schlüsselelemente typisch für eine virtuelle Veranstaltung. Darüber hinaus bieten technologieintensive Videokonferenzplattformen wie Airmeet die Möglichkeit eines virtuellen One-on-One-Chats und Interaktionen. Funktionalitäten wie "Social Lounge" und "Backstage"-Treffen sind es also, die das Erlebnis einer virtuellen Veranstaltung so nah wie möglich an ein physisches Ereignis heranführen.

Arten von virtuellen Veranstaltungen

Virtuelle Veranstaltungen haben zwar ähnliche Komponenten, doch wenn sie strategisch angeordnet sind, führen sie zu unterschiedlichen Ergebnissen. Im Folgenden sind die sieben Haupttypen virtueller Veranstaltungen aufgeführt.

1. Virtuelle Veranstaltungen und Konferenzen

Virtuelle Veranstaltungen und Konferenzen sind ihren physischen Pendants am nächsten. Sie vermitteln Ihnen ein umfassendes Erlebnis von Konferenzen, die unter Berücksichtigung derTagesordnung mit Sitzungen, Keynotes, Breakouts und vielem mehr gestaltet werden. Virtuelle Konferenzen umfassen sowohl Inhalte für mehrere Sitzungen als auch Instrumente zur Einbindung der Gemeinschaft.

Während die Veranstaltung als Offline-Veranstaltung nicht sehr effektiv ist, wenn es darum geht,Leads zu erfassen und zu vernetzen, bieten virtuelle Konferenzen den Teilnehmern die Möglichkeit, Keynotes in Echtzeit anzuzeigen, Pläne zu erstellen und ihre Agenda unter Verwendung der relevanten und aktuellen Inhalte zu erstellen und mit anderen Teilnehmern zu interagieren, so viel sie wollen. Wenn Sie noch nie eine Online-Veranstaltung organisiert haben,ist es leicht, sich von der ganzen Idee der Veranstaltung einschüchtern zu lassen.

Aber eine gute Planung und strategische Zuweisung von Ressourcen sollte gut genug sein, um Ihnen bei der Planung und Organisation einer groß angelegten virtuellen Veranstaltung zu helfen.

2. Webinare

Webinare und Podcasts sind seit einigen Jahren zu Recht auf dem Vormarsch. Die Menge an Informationen, die Sie aus solchen Veranstaltungen gewinnen können, ist enorm. Hinzu kommt,dass der Zeitaufwand weitaus geringer ist als bei einer virtuellen Konferenz.

Die Organisation von Webinaren ermöglicht es Ihnen, Teilnehmer aus aller Welt einzuladen, sich zu registrieren und an der Veranstaltung teilzunehmen. In der Regel gibt es einen oder mehrere Referenten, die den Inhalt präsentieren.

Die Webinare können kostenlos angeboten werden, oder Unternehmen können den Teilnehmern die Teilnahme mit Online-Zahlungsmethoden in Rechnung stellen. Um Webinare zu veranstalten, können Sie Videokonferenz-Tools verwenden, die Ihnen die Durchführung von Frage- und Antwortsitzungen ermöglichen oder die Möglichkeit bieten, Live-Clips oder vorab aufgezeichnete Clips zu präsentieren.

In der Regel sollten Sie Webinare nutzen, um Ihre Marke aufzubauen und einige hochkarätige Top-Inhalte des Trichters zu produzieren. Diese sind eine großartige Möglichkeit, um online Fußzu fassen, da sie aufgrund ihres Wertversprechens sehr begehrt sind.

3. Online-Workshops

Es gibt viele Institutionen, die Online-Kurse für ausländische Studierende anbieten. Dies ist eineder beliebtesten Arten von virtuellen Veranstaltungen, bei denen die Teilnehmer eine neue Fertigkeit erlernen. Bei dieser Art von Veranstaltung kann der Ausbilder die Fragen über Live-Fragen und Antworten lösen, den Inhalt über die Funktion zur gemeinsamen Bildschirmnutzung präsentieren und Einzelgespräche mit den Studenten führen.

In einem solchen Fall können die Studierenden auch Online-Kurse besuchen, in denen Kursmaterial in Form von Videos, Übungen und Übungstests angeboten wird. Die Studenten haben die Möglichkeit, ihr Dashboard zu personalisieren.

4. Virtuelle Gemeinschaftstreffen

Wenn Sie bereit sind, Ihren Stamm zu finden und reale Verbindungen aufzubauen, sind virtuelleTreffen die Art von Veranstaltungen, die Sie veranstalten oder besuchen können. Genau wie Social-Media-Gemeinschaften sind virtuelle Gemeinschaftstreffen der beste Weg, um mit Gleichgesinnten in Kontakt zu treten, aber in Echtzeit.

5. Virtuelle Musikkonzerte

Sind Sie ein Musikliebhaber und verpassen aufgrund der geografischen Lage die Gelegenheiten, erstaunliche Musikkonzerte zu besuchen? Nun, dann würden Sie diese Art von virtuellen Veranstaltungen lieben. Sie können Live-Musikkonzerte besuchen, während Sie wieder zu Hause sitzen.

Ja, Sie können Musikkonzerte virtuell organisieren/besuchen. Auch Künstler haben die Möglichkeit, die Veranstaltung entweder bequem von zu Hause oder von einem Studio aus live zu übertragen.

6. Ask Me Anything (AMAs)

Ask Me Anything sind die mit Branchenexperten oder Gastrednern durchgeführten Sitzungen. Die Sitzungen werden in einer einzigartigen Form von Interviews durchgeführt, bei denen der Gast während der Live-Sitzung Fragen von den Teilnehmern entgegennimmt oder die vor der Veranstaltung gestellten Fragen beantwortet.

7. Virtuelle Messen

Die Veranstaltung virtueller Messen kann den Unternehmen, die neue Produkte einführen, viele Vorteile bringen, da sie ein Publikum aus der ganzen Welt ansprechen können. Diese Art von Veranstaltung ermöglicht das Networking mit Industriepartnern, und die Organisatoren haben den Vorteil, LIVE-Feedback von den Teilnehmern zu erhalten.

Außerdem möchten Sie lesen - 6 Arten von Veranstaltungen, die Sie bei Airmeet veranstalten können..

Unterschiedslinie zwischen Offline- und virtuellen Ereignissen

Veranstaltungen waren schon immer eine erstaunliche Quelle der Vernetzung. Seit sich die Ideologie der virtuellen Veranstaltungen herausgebildet hat, hat sie die Zukunft der Veranstaltungsbranche phänomenal verändert.

Wenn Sie sich virtuelle Veranstaltungen mit den nicht so interessanten langen Webinaren mit fast null Interaktion vorstellen und vergleichen, dann sind Sie auf dem Holzweg! Denn heutzutage haben virtuelle Veranstaltungen immense Popularität gewonnen, da sie Ihnen nicht weniger bieten als das, was Sie bei einer persönlichen Veranstaltung bekommen, und das auch noch, ohne von einer Ecke zur anderen zu fliegen.

Aber hier geht es uns darum, festzustellen, wie wenig Ähnlichkeit zwischen virtuellen und Offline-Ereignissen besteht. Während wir über die Unterscheidung zwischen persönlichen und virtuellen Ereignissen sprechen, gibt es mehrere Faktoren, auf die wir ihre Unterscheidung stützen können.

Wir können mit dem grundlegendsten und gängigsten beginnen. Offline-Veranstaltungen können mit ihren strahlenden Augen und buschigen Reisezielen und mit der Gewährleistung von Networking auf breiter Basis mehr Teilnehmer anziehen. Im Gegensatz dazu werben virtuelle Veranstaltungen ihr Publikum mit ihrem Inhalt und der intuitiven virtuellen Veranstaltungssoftware, mit der sie die Veranstaltung ausrichten.

Wenn wir das Konzept der Vernetzung verallgemeinern, wird davon ausgegangen, dass Offline-Veranstaltungen ein breites Spektrum an Vernetzungen aufweisen. Dennoch sehe ich, dass virtuelle Veranstaltungen Ihnen die Möglichkeit bieten, Ihr Netzwerk in größerem Umfang zu erweitern, oh ja, diese Aussage steht im Widerspruch zu unserer obigen, aber wenn man das Konzept der virtuellen Vernetzung kontextualisiert, klingt es doch richtig, oder?

Offline-Veranstaltungen bieten Ihnen jedoch mehrere Inhaltsoptionen, aber virtuelle Veranstaltungen halten die Organisation aufrecht und bieten gleichzeitig mehrere Inhaltsoptionen, cool, nein?

Man reißt sich den Bauch auf, wenn man bei virtuellen Veranstaltungen engagierte Sitzungen abhalten will, aber wenn man das einmal erreicht hat, kann man sich selbst die Trompete blasen. Fühlt sich gut an, oder? Alles, was man braucht, ist Kreativität und eine Hightech-Plattform, um eine bemerkenswerte Wirkung zu erzielen.

Jetzt ist es an der Zeit, mit dem alten Klischee aufzuräumen, dass virtuelle Veranstaltungen denTeilnehmern niemals das gleiche Maß an persönlicher Interaktion wie Offline-Veranstaltungen bieten können, wie dies mit tadelloser Technologie möglich ist: Virtuelle Veranstaltungen könnendie perfekte Erfahrung der Visualisierung von Vernetzung und realitätsnaher Interaktion bieten. Nicht nur die tadellose Technologie, sondern auch sorgfältige Planung und massive Daten und Agilität tragen ihren Teil dazu bei.

Wichtige Tipps für die Ausrichtung von virtuellen Veranstaltungen: Die ultimative ChecklisteLassen Sie uns

ehrlich sein: Die Planung und Organisation einer virtuellen Veranstaltung ist nicht einfach. Vor allem, wenn Sie gerade erst anfangen oder noch keine Erfahrung mit dem Online-Veranstaltungsbereich haben. Physische Veranstaltungen, die ihre Konferenzen auf virtuelle Plattformen verlagern, haben immer noch die Erfahrung mit der Organisation von Großveranstaltungen.

Da die Welt unter Verschluss ist, steigt die Zahl der virtuellen Konferenzen und Podcasts. WennSie im Jahr 2020 virtuelle Veranstaltungen für Ihre Marke nutzen wollen, ist dies die einzige Checkliste, die Sie benötigen. Die folgende Liste nennt alle Aktivitäten, die Sie im Vorfeld einer Veranstaltung durchführen müssen.

Aktivitäten vor dem virtuellen Ereignis

1. Definieren Sie Ihr Warum & setzen Sie klare Ziele

Sie sollten ein starkes WARUM für die Erstellung Ihrer Veranstaltung haben. Damit meinen wir, dass es keine Rolle spielt, ob Ihre Veranstaltung groß oder klein ist, aber es sollte vorher eine solide Strategie vorhanden sein. Es ist immer einfacher, wenn Sie mit einem wichtigen Ziel und Konzept beginnen. Der Rest wird erledigt, während Sie fortfahren.

Wenn Sie Ihre Planung richtig machen, wird es viel einfacher sein, die Dinge während der eigentlichen Veranstaltung in die Wege zu leiten. Mit der Planung Ihrer Veranstaltung meinen wir buchstäblich alles - von der Auswahl der Redner über das Format bis hin zur After-Party - jeder liebt eine gut geplante Veranstaltung.

Es ist auch äußerst wichtig, klare Ziele und Vorgaben für Ihre virtuelle Veranstaltung festzulegen. Wie werden Sie den Erfolg messen? Teilen Sie das Hauptziel in kleine messbare Ziele auf und weisen Sie es Ihren Teammitgliedern zu. Ihr gesamtes Team sollte seine KRAs und KPIs haben, um festzustellen, wie erfolgreich die Veranstaltung war.

Lesen Sie auch - Erstellen Sie einen Killer-Marketingplan für Ihre virtuelle Veranstaltung.

2. Planen Sie ein Budget für Ihre virtuelle Veranstaltung

Die Planung eines Budgets für irgendetwas ist eine komplexe Aufgabe und von entscheidender Bedeutung, aber die Geschichte stellt sich anders dar, wenn es um virtuelle Ereignisse geht. Der Wechsel von der Organisation persönlicher Veranstaltungen hin zu virtuellen Veranstaltungen zeigt die Lernkurve der Organisatoren von Veranstaltungen. 

Warum eine Lernkurve? Wenn Sie von der Veranstaltung von Offline-Veranstaltungen zu virtuellen Veranstaltungen übergehen, werden Sie viele Dinge verlieren, an die Sie gewöhnt waren, und Sie werden auf viele neue Dinge stoßen, an die Sie sich wahrscheinlich schnell gewöhnen werden. 

Aber hier taucht die Frage auf: Wie würden Sie Zahlen planen und berechnen, wenn es um virtuelle Ereignisse geht? Wenn Sie sich also mit der Planung eines Budgets für Ihre virtuelle Veranstaltung herumschlagen, dann müssen Sie dafür einen definierten Prozess befolgen, um festzustellen, dass die Planung, an der Sie gerade arbeiten, nicht unrealistisch erscheint. 

Um den gesamten Prozess zu kennen, müssen Sie hier lesen: Wie plant man Budget & Ausgaben für eine virtuelle Veranstaltung? und öffnen Sie Ihren Bergfried, um die wichtigen Hinweise zu notieren.

3. Entscheiden Sie sich für ein Veranstaltungsformat, ein Thema und das Konzept

Okay, Sie haben also beschlossen, dass Sie eine virtuelle Veranstaltung durchführen werden, Sie sind bereit mit Ihrem Plan, Ihren Zielen und Ihrem Budget - der nächste Schritt ist die tatsächliche Fertigstellung des Veranstaltungsformats.

Das Veranstaltungsformat ist im Grunde genommen die "Art der Veranstaltung", die Sie ausrichten möchten. Wie bereits besprochen, finden Sie hier einige Arten von Veranstaltungen, die Sie in Betracht ziehen können:

  • Virtuelle Ereignisse 
  • Online-Konferenz
  • Webinar

Entscheiden Sie sich auch für ein Thema und ein Konzept. Ihr Thema kann alles umfassen, wasmit dem Design zu tun hat, während es beim Konzept um die Zeitplanung, die Einbindung der Sprecher usw. geht.

4. Beginnen Sie mit den Rednern zu sprechen

Redner für Ihre Online-Konferenz zu gewinnen, wäre die nächstgrößte Aufgabe. Idealerweise sollten Sie damit beginnen, alle Rednerideen auf einer Tabellenkalkulation zu sammeln und IhreTeammitglieder bitten, jeweils 3-5 Rednerideen einzusenden. Sobald Sie die gewünschten Redner für die Veranstaltung im Visier haben, beginnen Sie, sie anzusprechen.

Seien wir ehrlich, es ist gar nicht so einfach, Redner zu bekommen, wenn man erst einmal anfängt. Sie werden Ablehnungen, Zeitdruck, keine Antworten erhalten - aber bleiben Sie dran. Versuchen Sie, Redner zu gewinnen, die zumindest eine beträchtliche Anzahl von Anhängern auf LinkedIn haben, wenn nicht sogar die "LinkedIn-Einflussreichen". 

Wenn Sie ein Webinar organisieren, dann wird es viel weniger hektisch sein, da Sie mit 1 oder 2Referenten auskommen können. Aber für eine virtuelle Veranstaltung wäre es ein bisschen schwierig. Es besteht die Möglichkeit, dass viele Redner als Gegenleistung für ihre Zeit eine finanzielle Entschädigung verlangen würden. Dagegen könnten einige Redner einfach mit den Registrierungsdaten der Benutzer zufrieden sein.

Das ist etwas, das Sie herausfinden müssen - welche davon Sie verfolgen wollen. Wir können nur sagen: Setzen Sie Ihr Budget klug ein!

5. Finden Sie eine virtuelle Veranstaltungsplattform, die Ihren Bedürfnissen entspricht

Wenn Sie die Erfahrung einer physischen Veranstaltung auf Ihre virtuelle Konferenz oder Veranstaltung übertragen möchten, ist die Wahl der richtigen Plattform sehr wichtig. Die meistenMenschen denken erst ganz zum Schluss darüber nach. Besonders Menschen, die zum ersten Mal eine Veranstaltung ausrichten, ist es sehr wichtig, über Ihre Plattform Bescheid zu wissen.

Woher wissen Sie, ob eine Plattform für die Art von Veranstaltung, die Sie organisieren, die richtige ist?Dies wird durch das von Ihnen festgelegte Veranstaltungsformat beantwortet. Wenn Sie eine virtuelle Veranstaltung ausrichten möchten, die sich genau wie eine physische Veranstaltung anfühlt, sollten Sie eine Plattform wie ein Air Meet in Betracht ziehen. Eine Airmeet-Veranstaltung ist die nächstbeste Sache neben einer physischen Veranstaltung.

Sie haben die Möglichkeit mehrerer Stufen, 1 zu 1 Networking-Sitzungen in den Pausen, Social Lounge, Handheben für Fragen und Antworten und vieles mehr. Ziehen Sie in Betracht, sich eine Online-Veranstaltungsplattform zuzulegen, die über all diese Funktionalitäten verfügt.

6. Kennen Sie Ihre Zielgruppe und legen Sie ebenfalls ein Datum und eine Uhrzeit fest

Dieser Punkt mag sehr grundlegend und/oder vage erscheinen, aber Sie müssen einige Gedanken hinter die Festlegung eines Datums und einer Uhrzeit stellen. Zuerst sollten Sie Ihre Zielgruppe kennen.

Ist dies eine B2B- oder eine B2C-Veranstaltung? Ist dies für Techniker oder für Vermarkter? Kann jeder an der Veranstaltung teilnehmen und etwas daraus lernen, oder müssen Sie ein gewisses Maß an Wissen haben, bevor Sie teilnehmen?

Sobald Sie Antworten auf all diese Fragen haben, wissen Sie, wer Ihr Zielpublikum ist. Die nächste Frage lautet also: Warum müssen Sie ein Datum und eine Uhrzeit festlegen und dabei Ihr Zielpublikum im Auge behalten, richtig?

Nehmen wir ein Beispiel. Angenommen, Sie organisieren eine virtuelle Konferenz für Vertriebsprofis/Vertriebsleiter. Sie möchten ein Datum wählen, das vor der Mitte des Monats liegt. Da die Vertriebsmitarbeiter Zielvorgaben zu erfüllen haben und in den letzten 10 Tagen ihrer Verkaufszyklen einen großen Andrang haben, würden Sie nicht viele Zuhörer erreichen.

Denken Sie in ähnlicher Weise über die Wochenzeit und den Wochentag nach. Wenn Sie ein Publikum aus mehreren Ländern mit sehr unterschiedlichen Zeitzonen erwarten, sollten Sie überlegen, Ihre Veranstaltung in 2 Abschnitte aufzuteilen.

7. Werben Sie für Ihre virtuelle Veranstaltung oder Konferenz

Dieser Punkt ist unumgänglich. Sie können nicht erwarten, dass die Leute hereinströmen, wennSie nicht für Ihre virtuelle Veranstaltung werben. Tatsächlich ist der größte Fehler, den die meisten Organisatoren machen, dass sie erwarten, dass die Redner oder "Beeinflusser" ihr eigenes Publikum mitbringen. In Wirklichkeit ist diese Zahl jedoch sehr viel geringer.

Wie dem auch sei, Sie müssen genügend Ressourcen und Zeit zur Verfügung stellen, um für Ihre Veranstaltung zu werben. Die Art und Weise, wie Sie für Ihre Veranstaltung werben, hängt stark von Ihren Zielen und Geschäfts-KPIs ab.

Nutzen Sie Ereignis-Aggregator-Plattformen wie Eventbrite, um Ihr Ereignis aufzulisten. Sie können auch Social Media-Anzeigen über Eventbrite schalten, um Ihre Kampagnen besser zu optimieren.

Unnötig zu erwähnen, dass Sie soziale Medien ausgiebig nutzen, um für Ihre Veranstaltung zu werben. Sei es Facebook, Instagram, Twitter, erstellen Sie rund um Ihre Veranstaltung einige Inhalte, die den Daumen drücken. Soziale Medien werden Ihnen einen großen Schub bei den Registrierungen geben.

Wenn es sich um eine kostenpflichtige Veranstaltung handelt oder wenn Sie viele Demos/Produktverkäufe nach Veranstaltungen erwarten, können Sie auch Anzeigen schalten, um Registrierungen zu erhalten. Entwerfen Sie eine beeindruckende Landing Page für Ihre virtuelle Konferenz, füllen Sie sie mit relevanten Details, Clickbaity-Titeln, den richtigen CTAs und lenken Sie den Verkehr auf diese Seite.

Wenn Sie eine B2B-Veranstaltung veranstalten, sollten Sie in Erwägung ziehen, mindestens 1 Vertriebsmitarbeiter/einen Outreach-Spezialisten/Lead Gen für die Durchführung von Outreach-Kampagnen zu engagieren. Diese Kampagnen wirken Wunder bei B2B-Veranstaltungen, bei denen Sie Geschäftskontakte generieren und Demos von der Veranstaltung planen möchten.

E-Mail-Marketing eignet sich auch hervorragend für virtuelle Konferenzen. Verwenden Sie außerdem Miniatur-Veranstaltungsbanner als E-Mail-Signatur, so dass die Leute auf Ihre Signatur klicken können, um sich für die Veranstaltung anzumelden.

Lesen Sie auch - Effektive Eisbrecher für Ihre Networking-Veranstaltung.

8. Holen Sie sich Sponsoren, wenn Sie können

Ist es schwierig, Sponsoren für eine neue Veranstaltung zu bekommen? Ja. Ist es jedoch unmöglich, Sponsorengelder zu erhalten? Eigentlich nicht.

Wenn Sie mit der Art und Weise, wie Sie Ihre Veranstaltung präsentieren, und mit der Art und Weise, wie Sie Ihre Marke wirksam einsetzen, klug umgehen, wird die Gewinnung von Sponsoren keine große Sache sein. Sponsoren tragen dazu bei, die Kosten der Veranstaltung zu tragen, besonders wenn Sie Redner bekommen, die eine Bombe aufladen.

Erstellen Sie ein schönes und elegantes Präsentationsdeck, das hauptsächlich auf das "Warum Ihre Veranstaltung" eingeht, und behandeln Sie es wie ein Pitch-Deck. Es kann jedoch von vielen Arten sein.

Sie können entweder Silber-, Gold- und Diamant-Sponsoringpakete haben. Oder Sie können Titelsponsoren, Keynote-Sponsoren usw. haben. Sie können auch eine Tauschkooperation eingehen, bei der Sie vielleicht deren Namen als Sponsoren angeben und im Gegenzug für IhreVeranstaltung werben.

Es gibt viele Möglichkeiten, wenn es darum geht, Sponsorengelder zu bekommen, Sie tun es.

9. Planen Sie Ihre Inhalte von vornherein

Wenn wir Ihren Inhalt von vornherein planen, meinen wir, alles von vornherein zu planen. Seien es Ihre Rednervorstellungen, Produktdemos während der Veranstaltung oder Live-Umfragen - Sie sollten alles geplant und notiert haben.

Bonus-Tipp: Sie sollten immer eine Reihe von Fragen und Antworten bereit halten. Sammeln Sie Fragen aus sozialen Medien sowie von Ihren registrierten Teilnehmern. Wenn Sie während der Veranstaltung nicht viel Engagement sehen, können Sie diese Fragen an den Redner stellen.

10. Führen Sie vor der eigentlichen Veranstaltung einen Testlauf durch

Idealerweise sollten Sie vor jeder Veranstaltung, die Sie ausrichten, einen Testlauf durchführen. Ein Testlauf vor der eigentlichen Veranstaltung hilft Ihnen zu überprüfen, ob es Unstimmigkeitengibt oder nicht. Überprüfen Sie die Kamerapositionierung, die Beleuchtung, die Sprachqualität, die Internetstabilität - alles während des Testlaufs.

Bonus-Tipp: Sie können eine Woche vor der Veranstaltung eine Meet-and-Greet-Sitzung mit den Rednern durchführen. Das hilft, das Eis zu brechen, und Sie machen sich mit den Leuten vertraut, die Sie empfangen werden. Besprechen Sie während dieser Meet-and-Greet-Session alle technischen Details.

Well, the biggest takeaway from this is - ‘Quality Over Quantity.’

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Aktivitäten während und nach der virtuellen Veranstaltung

Nachdem wir nun die Checkliste für Aktivitäten vor der Veranstaltung behandelt haben, ist es fair, die Art von Aktivitäten zu diskutieren, die Sie während der eigentlichen Live-Veranstaltung erwarten können. Wenn Sie diese Tipps im Hinterkopf behalten, können Sie Schluckauf während Ihrer virtuellen Veranstaltung vermeiden.

1. Stellen Sie sicher, dass die erforderlichen Zugriffe zugewiesen werden

Während Sie die Veranstaltung live mitverfolgen, stellen Sie sicher, dass jeder, der die Veranstaltung leitet oder auf der Veranstaltung spricht, angemessenen Zugang erhält. Wenn SieModeratoren für die Fragen und Antworten, Live-Abstimmungen oder Sponsoren haben, die Live-Sitzungen durchführen, stellen Sie sicher, dass jeder den erforderlichen Zugang hat. Die Redner sollten ein nahtloses Erlebnis haben, während sie als Moderator hinzugefügt werden.

2. Stellen Sie sicher, dass die Stände der Sponsoren eingestellt sind

Wenn Sie Sponsoren für Ihre virtuelle Konferenz haben, stellen Sie sicher, dass diese wissen, was zu tun ist und wann es zu tun ist. Viele Online-Plattformen haben einen separaten Bereich, in dem ein Teilnehmer einen Sponsor virtuell "besuchen" und während der Veranstaltung eine Demonstration seines Produkts mitnehmen kann. Einige Plattformen verfügen auch über Funktionen, die es den Sponsoren ermöglichen, Live-Sitzungen durchzuführen.

Wie dem auch sei, stellen Sie sicher, dass Ihre Sponsoringpartner wissen, was sie tun sollen und vor allem, wann sie es tun sollen.

3. Förderung des Engagements

Erwarten Sie nicht, dass sich die Teilnehmer Ihrer Veranstaltung ohne ein wenig Zug/Druck von selbst engagieren. Das ist eine ideale Situation, und wenn sie eintritt - sehr gut. Aber Sie sollten einige Tricks im Ärmel haben, um das Engagement während der virtuellen Veranstaltung zu verstärken.Es gibt eine Reihe von Möglichkeiten, mit denen Sie die Teilnehmer dazu ermutigen können, sich während der Veranstaltung zu engagieren.

Ermutigen Sie die Teilnehmer, ihre Fragen im Frage- und Antwort- oder Chat-Bereich Ihrer Online-Veranstaltungsplattform zu stellen.

Erlauben Sie 1-2 Teilnehmern pro Sitzung, während der Veranstaltung live die Hand zu heben und Fragen zu stellen.Fast jede Plattform wird irgendeine Art von Abstimmungsfunktion haben - machen Sie das Beste daraus, um das Engagement zu fördern. Ermutigen Sie zum Live-Tweeting während der Show.

Bringen Sie während der Veranstaltungspausen Leute zum Netzwerken.Wenn die Veranstaltung beginnt, können Sie damit beginnen, die Leute zu bitten, zu posten, woher sie kommen. Senden Sie am Ende der Veranstaltung ein Feedback-Formular

4. Produkt-Demos

Dieser Punkt ist völlig freiwillig. Wenn Sie ein recht großes Publikum haben, können Sie in Erwägung ziehen, zwischen einer der Pausen eine kurze Demonstration Ihres Produkts zu geben. Die Idee ist einfach: Sie haben ein konzentriertes Publikum vor sich, warum also nicht das Beste daraus machen? Viele Unternehmen haben eine gute Anzahl von Einzelvorführungengesehen, die im Anschluss an diese Produktvorführung während der Veranstaltung geplant waren.

5. Das Publikum bei Laune halten

Was ist schlimmer als ein Publikum, das sich nicht engagiert? Ein Publikum, das sich langweilt.Die Unterhaltung und das Engagement des Publikums sollten zu jeder Zeit ganz oben auf Ihrer Prioritätenliste stehen. Seien wir ehrlich, Sie wissen nicht, wie die Redner präsentieren werden, oder?

Es wird einige Redner geben, die ein Maximum an Energie einbringen werden, während es einige Redner geben wird, die nicht in der Lage sein werden, mit dieser Art von Energie mithalten zu können. Sie können nicht riskieren, dass sich Ihr Publikum langweilt. Sobald Ihr Publikum anfängt, sich zu langweilen, werden Sie Drop-offs bemerken.

6. Vereinbaren Sie eine After-Party, falls Ihr Budget dies zulässt

Afterpartys sind eine gute Möglichkeit, jede Veranstaltung zu beenden. Mehr noch, denn es vermittelt Ihnen das Gefühl eines tatsächlichen, wenn auch virtuellen, physischen Ereignisses. Das Search Engine Journal veranstaltete eine tolle After-Party zu ihrer Online-Veranstaltung - dem SEJ e-Gipfel - und es war ein Riesenspaß. Jeder liebte eine DJ-Session zum Abschluss einer 10 Stunden langen virtuellen Veranstaltung.

Schauen Sie, ob Sie ein Budget zur Verfügung stellen können. Eine After-Party ist in der Tat eine gute Möglichkeit, Ihre Online-Veranstaltung oder Konferenz zu beenden.

7. Verbunden bleiben

Nachdem Sie Ihre Zeit und Mühe in die Entwicklung dieses perfekten virtuellen Ereignisses gesteckt haben, stellen Sie sicher, dass Sie mit Ihrer Gemeinde in Verbindung bleiben und Feedback erhalten. So stellen Sie sicher, dass Sie aus Ihren Fehlern lernen (falls es welche gibt), alle Lücken, die in Zukunft entstehen könnten, beseitigen und auch die Daten kuratieren. Die folgenden Handlungsschritte werden Ihnen dabei helfen:

  1. Erstellen Sie eine Facebook-Gruppe: Nutzen Sie diesen Raum, um Fragen zu den präsentierten Inhalten zu verfolgen. Ermutigen Sie auch Ihre Redner und Community-Moderatoren, mit den Teilnehmern in Kontakt zu treten.

  2. Senden Sie eine Post nach der Veranstaltung: Es ist eine gute Praxis, das aufgezeichnete Video der Veranstaltung in diese Folge-E-Mail zu integrieren, Fotos und/oder Infografiken, von denen Sie glauben, dass die Teilnehmer davon profitieren könnten, Höhepunkte der Veranstaltungen, Details über Ihre nächste Veranstaltung und eine kurze Umfrage für die Teilnehmer, damit diese ihre Erfahrungen und Vorschläge (falls vorhanden) für Ihre folgenden Veranstaltungen mitteilen können.
  1. Sammeln Sie die Daten: Wie viele Personen nahmen an der Sitzung teil? Was sind die wichtigsten Erkenntnisse aus Ihren Umfrageergebnissen? Welche anekdotischen Geschichten ergaben sich aus dieser Erfahrung? Verwenden Sie diese Daten, um Ihre nächste Veranstaltung zu verbessern und auszubauen.

Tools und Technologie zur Durchführung Ihrer virtuellen Veranstaltung

Da wir wissen, dass virtuelle Veranstaltungen vollständig von der Technologie abhängen, gibt die Veranstaltungstechnologie-Plattform die virtuellen Veranstaltungen mit Vergünstigungen wieder, da sie den Organisatoren bei der Förderung, Durchführung und Verwaltung der Veranstaltung hilft.

Im Folgenden finden Sie einige wesentliche Elemente der Veranstaltungstechnik, die Sie bei derOrganisation Ihrer virtuellen Veranstaltung einsetzen müssen.

• Veranstaltung Website

Die Veranstaltungswebsite ist ein solches Element, das von größter Bedeutung ist, da es zur Werbung für Ihre Veranstaltung genutzt wird. Unabhängig davon, ob die Veranstaltung offline oder virtuell ist, dient sie dem gleichen Zweck.

Ihre Veranstaltungswebsite ist der Schlüssel zur Werbung für Ihre Veranstaltung, und mit Hilfe Ihrer Website können Sie Teilnehmer anziehen und sie dazu bringen, sich für Ihre Veranstaltunganzumelden.

Daher ist es wichtig, eine Website zu erstellen, die dem Publikum den Wert Ihrer Veranstaltung vermittelt, den Zeitplan der gesamten Veranstaltung enthält, die Redner vorstellt, die bestmöglichen FAQs bietet und einen einfachen Registrierungsprozess ermöglicht.

• Anmeldung

Die Registrierung ist ein solches Element, das zu Ihrer Datensammlung beiträgt. Was bewirkt die Registrierung? Sie ermöglicht es dem Benutzer, sich für die Veranstaltung anzumelden, Präferenzen und persönliche Informationen zu sammeln und den Benutzer zum Zahlungs-Gateway zu bringen.

Es gibt ein Online-Registrierungstool, mit dem sich die Teilnehmer in einem vereinfachten Verfahren einfach für eine Veranstaltung anmelden können. Darüber hinaus stellt es Planern und Vermarktern umfangreiche Daten zur Verfügung, die ihnen helfen, eine ideale virtuelle Veranstaltung zu planen und erfolgreich durchzuführen.

• Email

E-Mail-Marketing kann dazu beitragen, das Bewusstsein für die Veranstaltung zu schärfen, und hat das Potenzial, eine gute Anzahl von Teilnehmern zu gewinnen und wird diese ständig über die Veranstaltung auf dem Laufenden halten, was später auch das Engagement erhöht und dazu beiträgt, Feedback-Umfragen zu generieren.

E-Mails sind zweifellos der bestmögliche Weg, um mit den Teilnehmern zu kommunizieren. Wenn Sie ein E-Mail-Marketing-Instrument verwenden, wird es auch personalisierte und markenbezogene E-Mails liefern. Sie können die E-Mails an ein bestimmtes Datum, eine bestimmte Uhrzeit und die Empfängeradresse gemäß den Teilnehmerdaten automatisieren und Click-Through-Metriken und Öffnungsraten darstellen.

• Mobile Ereignis-App

Die mobile Event-App ist eine weitere wichtige Veranstaltungstechnik, da sie einen Online-Veranstaltungsführer enthält. Mobile Veranstaltungs-Apps sind die Werkzeuge, die auf Mobiltelefonen und Webbrowsern funktionieren und zur Wissensdrehscheibe für die Teilnehmer werden.

Dieses Element ermöglicht es den Teilnehmern, die Sitzungen, die sie auf ihre Tagesordnung setzen möchten, selbst auszuwählen, und die Planer sammeln Daten über die Bedeutung der Sitzungen und das Engagement der Teilnehmer. Mit Hilfe dieser Tools können sich die Teilnehmer virtuell verbinden und aktives Networking betreiben.

• Ereignis-Rückmeldung

Wie würden Sie erfahren, ob Ihre Veranstaltung ein Erfolg war oder nicht? Rückmeldungen, immer. Es ist das Feedback, das Ihnen die Reaktionen des Publikums oder der Teilnehmer bringt.

Zur Durchführung von Umfragen nach der Veranstaltung müssen Sie Veranstaltungs-Feedback-Tools verwenden, mit deren Hilfe Sie wissen, in welchem Umfang Ihre Veranstaltung bewertet wurde. Sie können das Veranstaltungs-Feedback auch als Instrument verwenden, um virtuelle Leads zu gewinnen und diese in Verkäufe umzuwandeln.

• Integrationen

Haben Sie zahlreiche Teilnehmerdaten? Jetzt ist es an der Zeit, dass Sie diese Daten mit Ihrem Veranstaltungstechniksystem und der virtuellen Plattform austauschen. Durch die sichere Integration können die Daten auch mit dem Marketing-Automatisierungs- und CRM-System ausgetauscht werden.

Mithilfe von Integrationswerkzeugen können Sie Ihre Teilnehmerdaten an einem Ort aufbewahren und so auf organisierte und einfache Weise mehr Leads generieren und wichtige Erkenntnisse aus der Veranstaltung analysieren.

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KPIs zur Messung des Erfolgs virtueller Veranstaltungen

Mit allem, was Sie in einem Unternehmen tun, sollten Sie immer einige Ziele verfolgen. Behandeln Sie Online-Veranstaltungen als nur eine weitere Marketingkampagne, was die KPIs Ihres Unternehmens betrifft. Hier sind einige KPIs, die unserer Meinung nach für jeden Veranstaltungsorganisator üblich sein sollten:

• Markenbekanntheit/Markenbildung

Die Markenbildung ist der am häufigsten verwendete KPI bei Online-Veranstaltungen. Wie messen Sie, ob Sie bei der Markenbekanntheit erfolgreich waren? Achten Sie auf Erwähnungenin den Medien, Leute, die in sozialen Medien darüber sprechen, Empfehlungen und sich wiederholende Teilnehmer für zukünftige Veranstaltungen.

• Generierung von Leads/Einnahmen

Die Generierung von Leads aus Veranstaltungen ist für B2B-Veranstaltungen unerlässlich. Wenn Sie keine Leads für Ihr Produkt generieren, hat es keinen Sinn, eine Massenveranstaltung zu veranstalten. Messen Sie den Erfolg anhand der Anzahl der generierten Leads und der Anzahl der geplanten Produktdemos.

Wenn Sie ein Veranstaltungsunternehmen sind, dann sollte Ihr KPI die von Ihren Sponsoren und Partnern generierten Einnahmen und die von Ihnen auf diese Weise erzielten Einnahmen sein.

• Sich vor mehr Redner/Einflussnehmer stellen

Eine weitere Möglichkeit, den Erfolg virtueller Veranstaltungen zu messen, besteht darin, dass Redner selbstständig mit Ihnen zusammenarbeiten möchten. Wir haben gesehen, dass so viele erfolgreiche Veranstaltungen von Rednern für zukünftige Veranstaltungen besucht werden. Dies ist ein sofortiger Maßstab für den Erfolg.

Wenn alle diese KPIs vorhanden sind, muss auch erwähnt werden, dass Sie mit Ihrer ersten Veranstaltung nicht alle Ihre KPIs oder auch nur die Hälfte Ihrer KPIs erreichen werden. Sie brauchen zwei bis drei Veranstaltungen, um diese Marke aufzubauen, um die besten Rednerportfolios zu erhalten, um diesen Gold-Sponsor zu bekommen und um Tausende von Anmeldungen und Teilnehmern zu erhalten.

Der Aufbau Ihrer Gemeinschaft ist nur noch einen Schritt entfernt.

Sie haben es geschafft! Sie haben die Grundlagen der virtuellen Veranstaltungen durchgenommen, aber wir wissen, dass es nicht so einfach ist. Deshalb haben wir bei Airmeet es Ihnen leicht gemacht, Sie mit Ihren Gemeinschaften in Ihrem virtuellen Hintergrund und auf der ganzen Welt zu verbinden.

Dies ist eine neue Welt, und wir sind nur einen Klick entfernt, um ihr gemeinsam als Gemeinschaft zu begegnen.

Conclusion

FazitPlanen Sie die Ausrichtung einer virtuellen Veranstaltung? Um Ihren Teilnehmern ein persönliches Erlebnis bei der virtuellen Veranstaltung zu bieten, veranstalten Sie sie auf der Airmeet Plattform und machen Sie eine hervorragende Erfahrung mit der Ausrichtung einer virtuellen Veranstaltung.

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Laszlo Szemelyi
Laszlo Szemelyi
11 Monate zuvor

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  • it is important to include a section for speaker coaching, as many of the speakers need to be trained in the tool and sometimes also regarding their appearance and interactivity.

In my experience virtual events usually attract more people than physical ones mainly because of instant availability (no need to travel or block whole days in the calendar), but you should make sure the value-for-money is set right.

Shushank
Shushank
9 Monate zuvor

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erica alitiem
erica alitiem
7 Monate zuvor

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Sanchi
Admin
7 Monate zuvor
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Sanchi
Admin
7 Monate zuvor
Reply to  erica alitiem

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alterations christchurch
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6 Monate zuvor

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Sanchi
Admin
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6 Monate zuvor

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Admin
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Admin
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Sanchi
Admin
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Sanchi
Admin
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Kitchen Renovations Auckland
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Sanchi
Admin
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Commercial Construction Companies Christchurch
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Sanchi
Admin
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Admin
4 Monate zuvor

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Sanchi
Admin
3 Monate zuvor

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Builders Mt Maunganui
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2 Monate zuvor

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